Obieg dokumentacji a przekazywanie akt do archiwum zakładowego

[OlaBoga]

Cześć 
Mamy aktualnie u siebie w instytucji pewną zagwozdkę i nie możemy się za bardzo zgodzić, co do tego jaki sposób postępowania jest prawidłowy.
Chodzi a mianowicie o sytuację, gdy sprawę wszczyna jednostka organizacyjna i ona ją rejestruje (najczęściej chodzi o kwestię zakupu czegoś). Zgodnie z naszymi przepisami obieg taki wygląda w ten sposób, że zaczyna się od zgody na wydatek, która jest rejestrowana w jednostce, która chce dokonać zakupu, zgodnie z odpowiednim hasłem w JRWA. Na zgodzie zbiera się odpowiednie podpisy, następuje zakup, pojawia się faktura, do której wypełnia się odpowiednią formatkę ją opisującą. I taki komplet dokumentów (zgoda na wydatek+faktura+opis faktury) trafia w oryginale do księgowości, która traktuje to jako dowody księgowe, zatem nie rejestruje. I tu pojawia się problem. Kto co oddaje do archiwum zakładowego? Wiadomo, że księgowość zdaje oryginały, ale czy jednostka wszczynająca sprawę ma sobie to kserować i zdawać kopie? Co wydaje się bez sensu, bo po co nam drugi komplet dokumentów na Bc? Czy jednak u jednostki organizacyjnej zostaje po prostu sam spis spraw z adnotacją w polu Uwagi, że dokumenty przekazano do księgowości?
Z góry dziękuję za pomoc
Ola.

[inka]

Jeśli jesteście odrębnymi instytucjami, to każdy powinien mieć swój komplet dokumentów. Jednostka występująca zostawia u siebie dokumenty ad acta, zarówno wniosek jak i fakturę (lub ksero faktury, jeśli oryginał musi trafić do drugiej jednostki), a drugie egzemplarze otrzymuje jednostka wydająca zgodę.

Każdy u siebie zostawia swój komplet dokumentacji, bo wykonuje inne czynności z nimi związane, jest to inny rodzaj sprawy. W jednostce inicjującej jest to, np. zakup (który należy przechowywać np. 10 lat), a w jednostce zatwierdzającej np. przelew (który przechowują np. 5 lat).

Do archiwum powinny być zdane dokumenty zarówno od jednych, jak i drugich, nawet jeśli Wasza instrukcja zakłada wspólne archiwum zakładowe.

Jesteście odrębnymi jednostkami, więc nie może być sytuacji, że u jednego jest to dokumentacja kat. Bc, gdyż taka sytuacja występuje w ramach jednej jednostki, kiedy nad jedną sprawą pracują np. dwie komórki i jedna z nich jest merytoryczna.

[OlaBoga]

Sytuacja z odrębnymi instytucjami jest oczywista. Chodzi mi o komórki organizacyjne w jednej instytucji: np. Dział Kadr coś kupuje, a komplet dokumentów do rozliczenia przekazuje do Działu Księgowości.

[Dory]

Sytuacja z odrębnymi instytucjami jest oczywista. Chodzi mi o komórki organizacyjne w jednej instytucji: np. Dział Kadr coś kupuje, a komplet dokumentów do rozliczenia przekazuje do Działu Księgowości.

OlaBoga, wyraziłaś się "jednostki organizacyjne", mając na myśli de facto komórki organizacyjne, zatem nie wiadomo było na początku, o co chodzi. Jednostka a komórka to dwa odrębne pojęcia - zasadniczo, bo wszystko zależy od regulaminu organizacyjnego instytucji czy firmy.

[EwelinaP]

Jeśli pracujecie w oparciu o rozporządzenie z 18.01.2011 r. to skorzystałabym z paragrafu instrukcji kancelaryjnej mówiącego o współpracy między komórkami - inna komórka, która chce dokonać zakupu, zwraca się z prośbą do wydziału odpowiedzialnego za zakupy z prośbą o nadanie numeru sprawy, pod którym będzie prowadzone postępowanie. Po jego zakończeniu komplet dokumentów zostaje przekazany do komórki macierzystej. Jeden komplet, bez kserowania.

[Rovan]

De facto mnie ma większego znaczenia, czy pracujecie w oparciu o rozporządzenie PRM z 20111 r., czy nie - opisana w nim zasada współpracy między komórkami jest uniwersalna - jedno postępowanie - jedna sprawa - jedna komórka merytoryczna.

Czyli np. Dział Archiwum Zakładowego chce kupić nowe regały - sprawę zakłada i prowadzi Dział Zamówień Publicznych (jeśli inne komórki coś w tej sprawie wytwarzają, posługują się tym znakiem, a wytworzone dokumenty przekazują do DZP)  - faktura po opisaniu trafia do Działu Księgowości (gdzie stanowi dokumentacje nie tworzącą akt sprawy).

[peter7712]

Chyba nie jest tak do końca uniwersalna. Instrukcje wydawane przed 2011 miały rozgraniczenie na komórki merytoryczne i niemerytoryczne. Niestety tak jest u mnie. Wtedy brak jest podstawy na przechowywanie dokumentacji wyłącznie z jednej komórki. po prostu akta w obydwu komórkach maja różne kategorie archiwalne.

[Rovan]

W instrukcjach powstających przed 2011 r. zasada prowadzenia sprawy tylko przez jedną komórkę nie była może tak wyraźnie opisana, ale to nie znaczy że nie obowiązywała.
Wynika to wprost z podziału na komórkę merytoryczną i niemerytoryczną i z definicji tych pojęć.

Skoro dana komórka nie jest merytorycznie właściwą do prowadzenia danej sprawy, to nie może jej zarejestrować i nadac jej znaku. Może co najwyżej dysponować drugim egzemplarzem dokumentacji, podczas gdy pierwszy egzemplarz pozostaje w komórce prowadzącej sprawę (merytorycznej).
Kategoria w komórce niemerytorycznej jest niższa (BC) właśnie dlatego, że dotyczy drugiego egzemplarza dokumentacji, o ile egzemplarze ten w ogóle powstał.

To, że przed 2011 r. procedura ta nie była precyzyjnie opisana w większości ówczesnych instrukcji często skutkowało niezrozumieniem tej zasady przez pracowników i w rezultacie dublowaniem spraw w komórkach niemerytorycznych, co nie powinno mieć miejsca niezależnie od tego z jakiego roku pochodzi instrukcja kancelaryjna.

[Forumowicz]

A jeśli komórka merytoryczna rozpoczęła sprawę, ale sprawę przejmuje inna komórka, czy znak się zmienia? Dodam, że chodzi o niewywiązanie się z umowy - sprawa trafia do księgowości (windykacja). Czy księgowość rejestruje nową sprawę czy prowadzi ją pod znakiem wcześniejszej komórki? Z jednej strony dotyczy to tej konkretnej sprawy, ale z drugiej windykacja jest zadaniem merytorycznym księgowości... No i jeśli księgowość założy nową sprawę, sprawa trafi do innej jednostki archiwalnej niż pierwotnie rozpoczęta sprawa, więc jeśli ktoś będzie chciał wypożyczyć akta pierwotnej sprawy to pewnie będzie chciał zobaczyć również dokumentację z windykacji (wtedy na spisie spraw pierwotnej sprawy zaznaczyć, że do tej sprawy jest windykacja?) No i windykacja ma kategorię B5, a klasa odpowiednia do pierwotnej sprawy B10...

[Rovan]

W omawianej sytuacji znak tak czy siak ulegnie zmianie - jedynie powody tej zmiany mogą być różne.
Powstaje bowiem pytanie, czy będziemy mieli do czynienia z kontynuacją sprawy w innej komórce (zmiana komórki merytorycznej powoduje obowiązkowe przerejestrowanie sprawy w nowej komórce, a tym samym zmianę jej znaku), czy z dwiema odrębnymi sprawami o dwóch odrębnych znakach.
W pierwszym przypadku znak sprawy ulegnie zmianie, ale będzie to wciąż ta sama sprawa - akta będą stanowiły jedną całość - po prostu przejmie je nowa komórka i będzie kontynuowała pod swoim znakiem.
W drugim przypadku akta pierwszej sprawy pozostaną w dotychczasowej komórce, a akta sprawy dot. windykacji będą prowadzone przez druga komórkę.

Moim zdaniem windykacja należności stanowi odrębną sprawę.

[Forumowicz]

Dziękuję za odpowiedź. A jeśli całość dokumentacji będzie w jednej teczce to przy archiwizacji traktuje tę teczkę jako teczkę zbioczą? Tzn. nadaje się jej kategorię wyższą spośród tych, które są  przypisane do klas dokumentów, które znajdują się w teczce?

[Rovan]

Zawsze jeśli w jednej teczce (opakowaniu) znajdzie się dokumentacja o różnych kategoriach archiwalnych (niezależnie od przyczyny), cały zbiór otrzymuje najwyższą z tych kategorii.

Natomiast w omawianym przypadku nie widzę podstaw aby umieszczać tę dokumentacje w jednej teczce - moim zdaniem są to osobne sprawy, prowadzone przez rożne komórki merytoryczne i ich akta powinny być gromadzone i archiwizowane osobno.
Rozumiem, ze chcesz aby dało się powiązać ze sobą obie sprawy, ale to można osiągnąć bez łączenia dokumentacji - poprzez odpowiednie adnotacje na spisach spraw.

[Forumowicz]

A jak powinny wyglądać takie adnotacje na spisach spraw?

[Rovan]

Przy pierwszej sprawie dałbym w kolumnie "uwagi" odsyłacz do drugiej sprawy i vice versa, np:
1 - "windykacja niezapłaconej należności prowadzona pod znakiem sprawy xx.xx.xx.xx"
2 - "dotyczy sprawy o znaku yy.yy.yy.yy"

[Forumowicz]

Dziękuję bardzo za pomoc