Dokumenty z wydziału komunikacji

[paulinam]

Dzień dobry, zajmuje się od niedawna archiwum zakładowym. Wydział komunikacji chce przekazać dokumenty dot. Rejestracji pojazdów z lat 2005-2007. Stare jrwa 5500 kat. B5, nowe 5410 kat. BE10. Komunikacja sporzadzila spisy zo w ten sposob:
1. K.5500 EWIDENCJA I REJESTRACJA POJAZDOW SAMOCHODOWYCH (01.07.2005-14.07.2005), DATY SKRAJNE 2015, KAT. B5, LICZBA TOMOW 49.
Data przyjęta na podstawie wyrejestrowania.
Teczki pojazdow spakowane są w pudła razem ze spisem numerów rejestracyjnych.
Prosze o pomoc czy to jest wykonane poprawnie?

[Danuta J. Samek]

Na początek: proszę uważnie sprawdzić, z czym ma pani do czynienia. WSZYSTKIE akta przyjmujemy z klucza obecnie obowiązującego JRWA - czyli wszystko = 5410 i wszystko ma BE10. Spisy zdawczo-odbiorcze MUSI pani otrzymać w wersji elektronicznej! Bezwzględnie! Spisy zd-odb. mają zawierać numer rejestracyjny pojazdu! WYCIĄGNĄĆ z wydziału komunikacji informacje, czy wsród teczek pojazdów wyrejestrowanych są POJAZDY ZABYTKOWE! One muszą być wskazane! Archiwum państwowe od razu te pojazdy wyłowi i NIE POZWOLI na brakowanie tych akt. JAKA LICZBA TECZEK JEST PANI TERAZ PRZEKAZANA? Ile to metrów bieżących dokumentacji? CZY wydział komunikacji konfrontuje akta do wybrakowania z danymi CEPIK - centralna ewidencja pojadów.  Czy ma pani potwierdzenie wydziału, że zgadza się na brakowanie całej tej partii dokumentów? pozdrawiam 

[paulinam]

Dokumentów jest bardzo dużo, o pozostałe informacje muszę wypytac wydział. Poprzednia osoba przyjęła do archiwum część dokumentów w ten sposób, co budziło moje wątpliwości. Co należy teraz zrobić? Poprawić spisy?
I jeżeli będą się znajdowały w teczkach pojazdy zabytkowe to trzeba je przyjąć na oddzielny spis?

[MarcinP]

Po pierwsze - jeżeli wydział komunikacji chce przekazać dokumentację rejestracji pojazdów, której daty skrajne są od 2005 do 2007 r., wówczas stosujemy symbol klasyfikacyjny 5500, ale kat. arch. wyższą - czyli obecne BE 10. Jeżeli daty skrajne są do 2015 r., to robimy tak, jak p. D. Samek napisała. Z przekazywanego zasobu należy zatem wyodrębnić materiały archiwalne i przekazać do archiwum zakładowego odrębnym spisem. Zasady wyodrębniania dokumentacji są zawarte w Zarządzeniu Nr 42 dyrektora NDAP z 2019 r.: https://www.archiwa.gov.pl/poznaj/dla-instytucji-i-firm/zarzadzanie-dokumentacja/wartosciowanie-dokumentacji/
Reasumując: wydział komunikacji powinien przekazać 2 spisy (1 kat. B i 1 kat. A).

[paulinam]

Wkradł się błąd, data skrajna 2005