Tak, chodzi mi o par. 6 pkt. 3.
Miałbym wątpliwości, czy fakt sporządzania indywidualnych kart wynagrodzeń uprawnia do tworzenia zbiorczej listy płac. To jednak jest problem pracowników działu kadr, a nie archiwisty.
Archiwista ma archiwizować wszystkie dokumenty nie wnikając, czy zostały sporządzone zgodnie z procedurami.
Natomiast niewątpliwie problemem archiwisty będzie upewnienie się co do obowiązującego okresu przechowywania tej dokumentacji.
Jeśli taka zbiorcza lista płac obejmuje zarówno dane pracowników zatrudnionych po 31.12.2018 (których dokumentacja ma 10-letni okres przechowywania), jak i zatrudnionych przed tą datą (których dokumentację przechowuje się przez lat 50, o ile nie złożono za nich raportu informacyjnego) wówczas cała lista powinna być przechowywana przez 50 lat licząc od daty gdy ostatnia z ujętych na niej osób odejdzie z pracy.
Nie stoi to w żaden sposób w sprzeczności z RODO, które wyraźnie i w kilku miejscach stwierdza, że dane osobowe mogą być przetwarzane dłużej niż to jest niezbędne do celu w którym były gromadzone, m. in. dla potrzeb archiwalnych w interesie publicznym.
W omawianym przypadku widzę jeszcze jeden problem - w przypadku list płac pracowników przyjętych do pracy pomiędzy 01.01.1999 a 31.12.2018, którzy w momencie archiwizacji list wciąż pozostają zatrudnieni nie wiemy de facto jak długo przechowywać dokumentację. Będziemy to mogli ustalić dopiero po odejściu tych osób z pracy - Jeśli po ustaniu zatrudnienia pracodawca złoży za nich raporty informacyjne, wówczas będzie to 10 lat liczone od złożenia raportu, w przeciwnym wypadku - 50 lat liczone od ustania zatrudnienia.