Internetowe Forum Archiwalne > Kształtowanie zasobu archiwalnego
Brak instrukcji kancelaryjnej w poprzednich latach
Justyna9915:
Witam,
W placówce oświatowej, w której pracuję od lat nie stosowano instrukcji kancelaryjnej potwierdzonej przez Archiwum Państwowe. Będąc na szkoleniu - powiedziano mi, że do wniosku o brakowanie dokumentacji archiwalnej mogę posłużyć się nową instrukcją kancelaryjną, która była zatwierdzona w 2020 roku. Niestety wniosek został odrzucony ze względu na to, że podstawę kwalifikowania dokumentacji stanowi JRWA obowiązujący w momencie jej wytworzenia. Czy we wniosku wystarczy tylko informacja, że ,,brak oznaczeń kancelaryjnych" czy trzeba inaczej rozwiązać ten problem?
Czarny1986:
Witam,
Mam wrażenie, że tutaj nastąpiło pewne poplątanie pojęć. Chyba chodziło Pani o Instrukcję Archiwalną. Oczywiście samą procedurę należy przeprowadzić zgodnie z zapisami tejże instrukcji. Natomiast w celu ustalenia minimalnej liczby lat przechowywania dokumentacji powinien zostać wykorzystany JRWA obowiązującego w chwili powstania dokumentacji. Znak kancelaryjny może być tutaj pomocny właśnie w tym celu.
Z jakich lat jest omawiana dokumentacja? Na stronie NDAP jest wzorcowy wykaz akt dla placówek oświatowych - wydany w 2011 r. ale podejrzewam, że Pani JRWA właśnie na tym się opierał, więc jeżeli dokumentacja jest starsza to pasowałoby odnaleźć odpowiednie wykazy.
Świadczę usługi w placówce oświatowej i mam tam dwa starsze JRWA sprzed 2011 r. Jak nie zapomnę gdy tam będę to postaram pozyskać więcej informacji na ich temat i przekazać je tutaj.
Gdy ja sporządzałem wnioski o brakowanie korzystałem właśnie z tych trzech wykazów (w zależności z jakich lat pochodziła dokumentacja).
pozdrawiam
Justyna9915:
Posiadam dokumentację jeszcze od 1950 roku, która już dawno powinna być poddana brakowaniu. Niestety w naszej placówce nigdy nie były stosowane znaki kancelaryjne z JRWA, który byłby zatwierdzony przez Archiwum Państwowe. Znaki były nadawane na podstawie JRWA z innych placówek.
Czarny1986:
A jest Pani w posiadaniu tych wykazów akt? Jeżeli tak to trzeba je wykorzystać jako podstawę kwalifikacji. Nawet jeżeli nie były w tamtym czasie oficjalnie zatwierdzone.
Dodałbym do tego trzy uwagi:
1. Jeżeli dla danej dokumentacji będzie wyższa kategoria archiwalna w obecnym JRWA niż w tamtych to wtedy ją stosujemy (przy zachowaniu tytułów teczek);
2. Jeżeli ta dokumentacja jest tak stara, to być może był to jeden z powodów nie wydania zgody na brakowanie. Chociaż to powinno być wyjaśnione w piśmie od AP.
3. Tą najstarszą dokumentację trzeba by osobno skonsultować z AP, bo być może jej część zostanie przekwalifikowana do materiałów archiwalnych. Chociaż nie bez znaczenia jest tutaj fakt czy Pani jednostka została zakwalifikowana jako wytwarzająca materiały archiwalne.
pozdrawiam
Justyna9915:
AP w swoim piśmie odmownym zawarło aby informację, że oznaczenia kancelaryjne powinny być podporządkowane do wykazów akt obowiązujących w czasie wytworzenia dokumentacji. Problem jest właśnie w tym, że nigdy nie posiadaliśmy żadnych wykazów akt do 2020 roku. Oznaczenia stosowano z przypadkowych wykazów innych placówek.
Nawigacja
[#] Następna strona
Idź do wersji pełnej