Witam
Przy okazji przekazywania dokumentacji z działu zamówień publicznych obiłam się o ulubiony temat Nas wszystkich - Fundusze Unii Europejskiej. Od razu nadmienię, że prowadzimy składnicę akt i staram się nie rzucać Archiwum Państwowemu w oczy
Od roku 2014 zostaliśmy zobligowani do wybudowania kompleksu (remont/inwestycja) na podstawie współpracy INTERREG VA BRANDENBURGIA-POLSKA 2014-2020.
Mam problem z określeniem okresu przechowywania. Podpisana umowa głosi "okres trwałości celów projektu wynosi pięć lat i rozpoczyna się od momentu dokonania płatności końcowej..." oraz "partner zapewnia dostępność wszystkich dokumentów związanych z ponoszonymi wydatkami. Okres przechowywania dokumentów wynosi pięć lat i rozpoczyna się od dnia 31 grudnia roku, w którym dokonano płatności końcowej na rzecz Partnera wiodącego..." - rozumiem, że w pojęciu dokumentacji związanej z ponoszonymi wydatkami znajduje się również dok. zam. publ.?
Sama umowa została podpisana na czas od 01.2017 - 06.2020. Czytałam trochę o ustosunkowaniu się do dat zakończenia programu operacyjnego i liczenia okresu przechowywania od tego czasu - ale nigdzie takowego nie mogę znaleźć jeśli chodzi o tę współpracę.
Czy zatem:
a) liczyć okres przechowywania od momentu ustania umowy i przechowywać 5 lat jak ww. - od 06.2020 (czyli przekażę dokumentację do brakowania w 01.2026?
b) liczyć okres przechowywania od momentu zakończenia programu, jako że jest on na lata (tak rozumiem) 2014-2020 i to jest ten przedział czasowy, który mnie obliguje i przechowywać 5 lat?
c) wynaleźć niewiadomo skąd potwierdzenie kiedy program zostanie rozliczony i od tej daty przechowywać?
Dodatkowo nasz JRWA wskazuje, że dokumentacja z programów i projektów współfinansowany ze środków UE przechowujemy 25 lat+ekspertyza (BE25). Jak to się ma do ww. 5 lat wskazanych w umowie?
Tak samo z dokumentacją fin.-księg. (B10). Z kolei sama dok. zam. publ. to u nas B5 - wynikłoby, że w momencie zakończenia przetargu - co miało miejsce w okolicach połowy roku 2018, mogłabym ją przekazać na brakowanie już w 01.2024 - wydaje mi się to niebezpieczne ;/ Proponowano by podpiąć dok. zam. publ. do dokumentacji głównej (wnioskowanie o środki), ale równie dobrze w tej teczce mogłoby się znaleźć wszystko i każdy mógłby wrzucić swoją część dokumentacji.
Proszę o pomoc i wskazówki jak ugryźć ten temat i przyszłe związane z funduszami Unii.
