Internetowe Forum Archiwalne > Metodyka Archiwalna
Tradycyjny system w urzędzie a dokumenty elektroczniczne
Nadya:
Witam,
ostatnio zostałam zapytana u siebie w pracy w Urzędzie odnośnie dokumentów elektronicznych a mianowicie:
My pracujemy w systemie tradycyjnym, posiadamy jedynie program eDok, który używa głównie kancelaria do wprowadzania pism przychodzących do urzędu, nadawania im nr kancelaryjnych, przekazywania dalej itd. Jednak eDok mamy od jakiegoś czasu połączony z ePuap, gdzie wpływają wnioski elektroniczne, pisma itd. Do tej pory zawsze wszystko było drukowane i dalej sprawa była prowadzona w formie papierowej aż do zakończenia sprawy i w takiej formie przekazywana do AZ. Ostatnio jednak mój kierownik poruszył temat, co z sytuacją kiedy np. dostaje pismo - dokument elektroniczny podpisany podpisem elektronicznym, który oprócz tego, że kancelaria go drukuje i przekazuje kierownikowi papier to jeszcze kierownik eDokiem dostaje też wersję elektroniczną i odpowiada również elektronicznie (kiedyś dostawaliśmy elektronicznie a odpowiadaliśmy papierowo jednak wyniknął z tego jakiś problem, chyba właśnie związany z tym, że ktoś jeśli wysyła coś elektronicznie to tak mamy na to odpowiadać). Widziałam, że Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych podała informację, że dokumenty elektroniczne w systemie tradycyjnym drukujemy i odkładamy do akt, natomiast dalej jestem pytana co wtedy z tym dokumentem elektronicznym. Dodam, że nie mamy żadnego EZD, no prowadzimy archiwum w eDoku więc nie mam jak tego elektronicznie zarchiwizować, nie mniej jednak informacja o tym, że mamy archiwizować wydruki nie przemawia do mojego kierownika. Padł pomysł zgrywania takich rzeczy na nośniki, jako, że to elektroniczny dokument jest oryginalny a papierowe wydruki to są po prostu kopie.. Szczerze mówiąc nie wiem jak ugryźć ten problem, jeśli teraz każdy miałby drukować i zgrywać jednocześnie na nośniki pojedyncze pisma i dawać jednocześnie wydruki to mógłby postać ogromny chaos. Dla mnie to jest wstęp do wprowadzenia EZD ale niestety nie jest to na razie u nas możliwe (tak usłyszałam). Więc jak w systemie tradycyjnym postępować z dokumentami wpływającymi elektronicznie z podpisami elektronicznymi? Czy może ktoś z Was ma podobną sytuację i znalazł na to jakieś rozwiązanie ? Czy wystarczy dokument wydrukować natomiast wersję elektroniczną po prostu usuwać, a do AZ przekazywać tylko papier ?
Beata S:
Podpinam się pod pytanie....
Rovan:
W systemie tradycyjnym macie obowiązek wydrukowania dokumentów elektronicznych i archiwizowania tych wydruków w ramach papierowych akt sprawy. Nie ma natomiast obowiązku archiwizowania elektronicznych pierwowzorów (chyba, że nie było możliwości ich wydrukowania).
Jeśli jednak chcecie, możecie obok wydruków archiwizować również wersje elektroniczne, skopiowawszy je na informatyczne nośniki danych.
Należałoby wówczas zapisać dokumenty elektroniczne wchodzące do akt danej sprawy na informatycznym nośniku danych, a po jej zakończeniu nośnik niezwłocznie umieścić w składzie nośników, skąd po 2 latach zostanie przekazany do archiwum zakładowego (razem z innymi nośnikami, które w danym roku trafiły do składu).
Jarek:
--- Cytat: Nadya w Październik 25, 2022, ---Witam,
ostatnio zostałam zapytana u siebie w pracy w Urzędzie odnośnie dokumentów elektronicznych a mianowicie:
My pracujemy w systemie tradycyjnym, posiadamy jedynie program eDok, który używa głównie kancelaria do wprowadzania pism przychodzących do urzędu, nadawania im nr kancelaryjnych, przekazywania dalej itd. Jednak eDok mamy od jakiegoś czasu połączony z ePuap, gdzie wpływają wnioski elektroniczne, pisma itd. Do tej pory zawsze wszystko było drukowane i dalej sprawa była prowadzona w formie papierowej aż do zakończenia sprawy i w takiej formie przekazywana do AZ. Ostatnio jednak mój kierownik poruszył temat, co z sytuacją kiedy np. dostaje pismo - dokument elektroniczny podpisany podpisem elektronicznym, który oprócz tego, że kancelaria go drukuje i przekazuje kierownikowi papier to jeszcze kierownik eDokiem dostaje też wersję elektroniczną i odpowiada również elektronicznie (kiedyś dostawaliśmy elektronicznie a odpowiadaliśmy papierowo jednak wyniknął z tego jakiś problem, chyba właśnie związany z tym, że ktoś jeśli wysyła coś elektronicznie to tak mamy na to odpowiadać).
--- Koniec cytatu ---
Tak się nieśmiało zapytam - a macie może instrukcję kancelaryjną? Zaglądacie do niej?
Beata S:
Dziękuję za odpowiedź :) Ja pracuję w archiwum zakładowym w Urzędzie Gminy i mamy instrukcję. Pozdrawiam Beata
Nawigacja
[#] Następna strona
Idź do wersji pełnej