Analogicznie do akt osobowych - nadajemy jeden numer na teczkę i jest to znak teczki, a nie znak sprawy - znaki spraw są różne na poszczególnych dokumentach w teczce, jeśli to teczka zbiorcza. Np. w zaprzyjaźnionym ŚDS mamy teczkę o nazwie "Dokumentacja indywidualna uczestników ŚDS" o numerze 431. Na teczkę nanoszą zatem nr ŚDS.I.431. To wszystko.