Autor Wątek: Spisy na brakowanie w Ośrodku Pomocy Społecznej  (Przeczytany 161 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Lejka

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 6
Spisy na brakowanie w Ośrodku Pomocy Społecznej
« dnia: Wrzesień 26, 2022, »
Cześć, niedawno rozpoczęłam prace w archiwum OPS i pierwszy raz przeprowadzam "Brakowanie". Powiedzcie mi, jak to jest z tymi spisami na brakowanie, bo pobrałam sobie formularz ze strony https://ank.gov.pl....ale szczerze mówiąc...mam problem z jego wypełnieniem. Przesłałby ktoś jakiś przykład?

Offline Danuta J. Samek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 231
  • Kierownik Biura Zarządzania Dokumentacją
Odp: Spisy na brakowanie w Ośrodku Pomocy Społecznej
« Odpowiedź #1 dnia: Wrzesień 27, 2022, »
Dzień dobry, a czy mogłaby pani przejść chociaż podstawowe szkolenie, skoro ma pani umowę o pracę w archiwum? Nie stawiano pani wymogu posiadania kompetencji archiwistycznych? Mimo dobrych chęci, nawet ta strona nie jest poradnikiem dla amatorów.  Sorry, że budzę ze snu, ale... Pozdrawiam. djs   
Pozdrawiam
Danuta J. Samek
Starostwo Powiatowe w Piasecznie

Offline Lejka

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 6
Odp: Spisy na brakowanie w Ośrodku Pomocy Społecznej
« Odpowiedź #2 dnia: Wrzesień 27, 2022, »
Nie pamięta wół jak cielęciem był. Pani też pewnie kiedyś jakoś zaczynała, a teraz dobrze się gada jak się ma ileś lat doświadczenia. Kurs przeszłam, teorię znam, ale kurs całkowicie człowieka nie przygotuje do tego, co zastanie w pracy, dlatego pytam się bardziej doświadczone osoby, może coś podpowiedzą. Po to chyba istnieje to forum, żeby wymieniać się doświadczeniem.

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 579
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Spisy na brakowanie w Ośrodku Pomocy Społecznej
« Odpowiedź #3 dnia: Wrzesień 27, 2022, »
Kurs przeszłam, teorię znam, ale kurs całkowicie człowieka nie przygotuje do tego, co zastanie w pracy, dlatego pytam się bardziej doświadczone osoby, może coś podpowiedzą. Po to chyba istnieje to forum, żeby wymieniać się doświadczeniem.
Proszę o doprecyzowanie pytania poprzez wskazanie, z którymi fragmentami spisu na brakowanie jest problem w uzupełnieniu?

Offline Lejka

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 6
Odp: Spisy na brakowanie w Ośrodku Pomocy Społecznej
« Odpowiedź #4 dnia: Wrzesień 28, 2022, »
Czytając zalecenia ze strony archiwa. gov dotyczące przygotowania wniosku i spisu na brakowanie (https://www.archiwa.gov.pl/poznaj/dla-instytucji-i-firm/zarzadzanie-dokumentacja/brakowanie-dokumentacji/) natknęłam się na taki zapis: ?7. W spisie dokumentacji niearchiwalnej, która ma podlegać brakowaniu lub ekspertyzie, teczki z aktami jednego rodzaju (o tym samym tytule) należy umieścić pod jedną pozycją.? ? nie do końca wiem jak to ma wyglądać, zwłaszcza w kontekście tej dokumentacji, która mam w swoim archiwum OPSu. Mam np. : teczki klientów pomocy społecznej (u nas znak 5220) i spis wygląda tak, ze mam w polu tytuł jednostki wymienione hasło (z jrwa)  : Teczki klientów pomocy społecznej, w tym: i pod tym mam potem wymienione  mam wymienione od imienia i nazwiska klienta 1500 pozycji. Prawie wszystkie do brakowania (niektóre wyłączone z brakowania przez dział). I jak to ma się do wcześniej wymienionego przeze mnie zapisu? Albo mam do brakowania Teczki zbiorcze na dokumentację dotyczącą wnioskodawców i świadczeń rodzinnych i na nie składa się teczka w której są różne świadczenia z zakresu świadczeń rodzinnych, też imię i nazwisko, ale przy tym wymieniony typ pobieranego świadczenia ( jedna osoba może pobierać kilka świadczeń dlatego są teczki zbiorcze). Mam również inne spisy dokumentacji np. dodatki mieszkaniowe gdzie w spisie  jedna pozycja to 1 segregator z 50 decyzjami w środku?. Przeglądałam przykłady spisów z kursów, ale nie do końca wiem jak i czy ten zapis (wymieniony powyżej) ma zastosowanie w moim przypadku. Bardzo chciałabym zobaczyć przykład, gdzie ten zapis ma zastosowanie.
Co do tego, jak ma wyglądać spis na brakowanie, jakim wzorem się posługiwać ? to już sobie wyjaśniłam (trochę inaczej wygląda wzór na stronie a trochę inaczej w archiwum, ale z czego innego to wynika). Pytanie wynikało z tego, że jestem jeszcze młodym, startującym pracownikiem, weszłam w trochę chaotyczne archiwum, gdzie pewne rzeczy były dla mnie nie do końca czytelne, a żaden kurs nie przygotuje nas dokładnie na to co zastaniemy, to już zależy jak się odnajdziemy ???? Pani Danuto, proszę wierzyć, niejeden kurs zrobiłam, w tym SAP,a archiwum w którym przyszło mi pracować nie jest łatwe, zwłaszcza dla kogoś kto zaczyna w tym zawodzie, ale da się ogarnąć jak się bardzo chce  ;)
Mam nadzieję, że teraz dobrze sprecyzowałam, o co mi chodzi

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 579
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Spisy na brakowanie w Ośrodku Pomocy Społecznej
« Odpowiedź #5 dnia: Wrzesień 29, 2022, »
W spisach dokumentacji niearchiwalnej, które stanowią podstawę przeprowadzenia brakowania lub ekspertyzy, stosuję zasadę zamieszczania każdej teczki aktowej (jednostki kancelaryjnej) w ramach osobnej pozycji spisu. Wyjątkiem są sytuacje, gdy jedna sprawa była prowadzona np. w ramach 2 tomów - wówczas taką sprawę zamieszczam w jednej pozycji. Jeżeli miałbym 1500 teczek dot. osób korzystających z opieki społecznej w ramach jednego symbolu (5220), wówczas mój spis miałby 1500 pozycji, a w komórce dot. tytułu teczki, obok hasła klasyfikacyjnego, zamieściłbym na pewno imię i nazwisko osoby, której teczka dotyczy.