spis zdawczo-odbiorczy akt osobowych

[mgro]

Jestem w trakcie przyjmowania po raz pierwszy akt osobowych na stan archiwum. Bardzo proszę o pomoc w dwóch tematach:
1. na formularzu spisu mam kolumnę: ostatnie lub najwyższe zajmowane stanowisko. Bardzo proszę o wyjaśnienie które stanowisko powinno być tu wypisane. Nie zawsze to ostatnie jest najwyższe.
2. Jak powinny być uszeregowane pozycje na spisie? Wg jakiego kryterium?
Dziękuję

[Rovan]

Nie zawsze to ostatnie jest najwyższe

W takiej sytuacji wpisujesz najwyższe.

[Aleksandra]

2. Jak powinny być uszeregowane pozycje na spisie? Wg jakiego kryterium?
Dziękuję

Alfabetycznie

[mgro]

Nie zwracając uwagi że mam różne oznaczenia teczek, dokumentacja pochodzi z różnych lat, są to osoby zwolnione w latach 2011-2020?

[Rovan]

Co do zasady na jednym spisie z/o powinny być ujęte akta osobowe pracowników, którzy zakończyli pracę w tym samym roku.
W Twojej sytuacji sporządziłbym 10 odrębnych spisów - po jednym dla każdego rocznika.
Odnośnie oznaczeń kancelaryjnych - z reguły wszystkie teczki akt osobowych maja ten sam symbol klasyfikacyjny, dlatego też układ na spisie jest układem alfabetycznym, a nie rzeczowym.
Jeśli jednak teczki osobowe maja różne symbole klasyfikacyjne (np. w wyniku zmiany JRWA), to stosujemy układ rzeczowy, a dopiero w ramach danego symbolu układ alfabetyczny.

[mgro]

Bardzo dziękuję za wyjaśnienie. A czy ja będzie to jeden zbiorczy spis zdawczo odbiorczy  to będzie to jakiś wielki błąd?
Nie podlegamy oficjalnie pod rozporządzenie z 2011 r. stąd też mamy różne oznaczenia kancelaryjne.

[Rovan]

czy ja będzie to jeden zbiorczy spis zdawczo odbiorczy  to będzie to jakiś wielki błąd?

Nie jakiś wielki. Natomiast ewidencjonowanie (i co za tym idzie gromadzenie w AZ) tej dokumentacji wg rocznika ustania stosunku pracy zapewnia większa przejrzystość w ewidencji i większy w zasobie.

Nie podlegamy oficjalnie pod rozporządzenie z 2011 r. stąd też mamy różne oznaczenia kancelaryjne.

Jeżeli jesteście jednostką administracji publicznej posługująca się JRWA, to nie ma znaczenia, czy jest to wykaz z rozporządzenia PRM z 2011 r., czy jakikolwiek inny wykaz akt - symbol klasyfikacyjny jest co do zasady jeden dla wszystkich akt osobowych w jednostce.
Jedyne odstępstwa od tej zasady jakie przychodzą mi na myśl to:
- wprowadzenie nowego JRWA (połączone ze zmianą symbolu), lub
- występowanie w JRWA kilku osobnych haseł klasyfikacyjnych dla akt osobowych różnych grup pracowników (stosowane czasem np. na uczelniach wyższych).

[mgro]

Przez 14 lat funkcjonowania stosowano u nas 4 różne jrwa stąd różne symbole dla akt osobowych
Bardzo dziękuję za wyczerpującą odpowiedź.