Elektroniczne zarządzanie dokumentacją - archiwizacja i brakowanie

[Aanna]

Witam,
czy ktoś z Was jest z jst i przeszedł już na elektroniczny system zarządzania dokumentacją?
Mamy go wdrożyć u siebie za miesiąc i nie wiem jak to wygląda w praktyce.
1. Jak funkcjonuje u Was skład chronologiczny? Wszystkie pisma wpływające są skanowane a papier trafia do składu chronologicznego (poza pewnymi wyłączeniami). Skład chronologiczny to np. pudełka w którym mamy kolejno ułożone pisma, różnej kategorii: B5, B10 lub nawet A. Jak taki skład jest przekazywany do archiwum? Dostałam informację, że części składów przekazuje się do archiwum w całości czyli czekam aż wszystkie teczki do których należą pisma z danego składu np z lipca 2022 zostaną przekazane do archiwum, i wtedy całe pudło również trafia do archiwum?
2. Jak wygląda brakowanie składów chronologicznych? Dokumentację niearchiwalną po pewnym okresie będzie można zniszczyć ale co z dokumentami kategorii A, które są w składzie?

[Danutka]

Dziś miałam krótkie szkolenie - niestety online, więc trochę ciężej było z możliwością zadawania pytań, ale trochę mnie zastanowiła jedna rzecz o której mówił prelegent odnośnie brakowania składów chronologicznych w systemie EZD.

Powiedział, że papiery w pełni zeskanowane odłożone do składów chronologicznych, po 2 latach trafiają do archiwum. I wtedy one mają kat. Bc i całe te pudla z danego rocznika wnioskuje się o brakowanie. Niezależnie od tego że papiery te dot. spraw które mają kat. B5, B10 lub A. Ja wiem że to są w sumie jakby wtórniki, bo są one w pełni zeskanowane do systemu EZD. Ale w Instrukcji Archiwalnej dla Gmin w §  41 pisze "W systemie EZD, brakując dokumentację niearchiwalną w postaci elektronicznej lub jej metadane, można równolegle wybrakować ich odpowiedniki w składzie chronologicznym lub w składzie informatycznych nośników danych bez sporządzania odrębnego spisu." Z tego ja bym rozumiała to tak, że dopiero jak brakuje np. po 5 latach dokumentację w EZD, to wtedy brakuje jej papierowe odpowiedniki w składzie chronologicznym. No chyba że ten zapis dotyczy tylko papierów w składzie nie w pełni zeskanowanych?
Podobnie jest z kwestią akt o kat. A. W §  44 pisze "W systemie EZD, przekazując do właściwego archiwum państwowego materiały archiwalne w postaci elektronicznej lub ich metadane, przekazuje się równolegle ich odpowiedniki ze składu chronologicznego lub ze składu informatycznych nośników danych i sporządza się ich spisy." No więc jak wybrakować cały rocznik składu chronologicznego?
Czy ktoś z Państwa, kto ma już doświadczenie w brakowaniu w EZD mógłby jakoś rozjaśnić ten temat?

[Michał Szot]

Obawiam się, że ciężko będzie znaleźć kogoś kto ma doświadczenie w brakowaniu dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej w systemie EZD. Chyba nikt tego jeszcze nie robił. Składy chronologiczne nie mają kat. Bc. Ktoś albo wprowadził Panią w błąd albo nie do końca zrozumiała Pani tą część szkolenia. Kwestia ewentualnego brakowania całych roczników składów wymaga zmian w przepisach, w tym w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym. Obecnie dopiero trwają prace nad tym, chyba są na etapie uzgodnień międzyresortowych.

Do czasu wprowadzenia nowych przepisów wstrzymałbym się z brakowaniem dokumentacji ze składów. Bo wiąże się to z tak jak Pani napisała z wyciąganiem pojedynczych przesyłek ze składu, tych dotyczących spraw na wybrakowanie których dostała Pani zgodę. A tak w ogóle to nie jestem pewien czy np. w EZD PUW działa już moduł brakowania.
 

[Danutka]

No właśnie nie bardzo mi pasowało, to co powiedział szkoleniowiec, więc dopytałam go o to czy brakować wg niego można cały rocznik bez względu na kategorię spraw których dotyczą dokumenty. Dalej utrzymywał, że tak - oczywiście za zgodą archiwum państwowego, aczkolwiek dodał, że do tej pory archiwa państwowe nie bardzo wyrażały zgodę na takie brakowanie. Niestety szkolenie online ma to do siebie, że zanim człowiek opisze na czacie pytanie, wątpliwości, to już prelegent jest przy kolejnym temacie Chyba najrozsądniej będzie skonsultować to z archiwum państwowym.

[Aanna]

No właśnie można spotkać się z opiniami że składy chronologiczne to kategoria Bc, ale przepisy tego nie mówią. W naszej jednostce również pojawiła się taka koncepcja a idąc dalej wniosek, że dotychczasowe archiwum zakładowe z czasem będzie niepotrzebne.
Jeśli teraz wprowadzamy obieg elektroniczny to kwestia brakowania składów chronologicznych pojawi się dopiero za kilka lat, ale mnie trochę przeraża wspomniane "wyciąganie pojedynczych przesyłek ze składu"...

[Paluszeke]

Dokumentacja składów jest rzeczywiście przekazywania do archiwum zakładowego po dwóch latach, licząc od pierwszego stycznia roku następnego po roku, dla którego powstał zbiór przesyłek w składzie. Natomiast pisma w składach mają taką sama kategorię archiwalna, jaka została nadana przy zakładaniu sprawy w komórce merytorycznej. To oznacza, że każe pismo ze zarchiwizowanego składu może mieć inną kategorię archiwalną. Brakowanie niestety także polega na wyjmowaniu poszczególnych dokumentów z pudeł, czyli mówiąc krótko - archiwista musi przeglądać pudła i wyciągać do wybrakowania dokumenty z kategorią B, oczywiście o ile jest zgodna na wybrakowanie.
Dokumenty w składach chr., które są częścią sprawy elektronicznej, która posiada kat. archiwalną A powinny być przekazywane do AP ze sprawami elektronicznymi. Miejmy nadzieję, że w końcu przepisy się zmienią i będzie można traktować dokumentację składów jako kat. BC...