Autor Wątek: Zagubiona dokumentacja  (Przeczytany 381 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Marek Marecki

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 4
Zagubiona dokumentacja
« dnia: Kwiecień 15, 2022, »
Witam. Mam pytanie, na które nie mogę znaleźć odpowiedzi. Co należy zrobić w sytuacji, gdy wśród dokumentacji przeznaczonej do przekazania do archiwum zakładowego z kategorii B-50 brakuje dokumentów ? Konkretnie chodzi o choroby zawodowe i brak całych teczek dotyczących konkretnych przypadków. Z góry dziękuję za podpowiedzi.

Offline Danuta J. Samek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 224
  • Kierownik Biura Zarządzania Dokumentacją
Odp: Zagubiona dokumentacja
« Odpowiedź #1 dnia: Kwiecień 15, 2022, »
Dzień dobry,
to nie pana problem, ale komórki, która zdaje ten materiał do archiwum. Na podstawie czego stwierdza pan, że danych dokumentów brakuje? Jeśli ich nie ma, to nie powinny figurować w spisie zdawczo-odbiorczym. Jeśli ich brak powoduje, że dokumentacja sprawy jest niepełna - proszę takich akt w ogóle nie przyjmować do archiwum. Pozdrawiam
Pozdrawiam
Danuta J. Samek
Starostwo Powiatowe w Piasecznie

Offline Marek Marecki

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 4
Odp: Zagubiona dokumentacja
« Odpowiedź #2 dnia: Kwiecień 19, 2022, »
Dziękuję za odpowiedź. Moją intencją było jednakże doradzenie w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją (jest to jedno z zadań archiwum zakładowego). Nie wiem, co doradzić. Pozdrawiam.

Offline Filip Kwiatek

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 342
Odp: Zagubiona dokumentacja
« Odpowiedź #3 dnia: Kwiecień 19, 2022, »
A może to przypadek, gdzie komórka przekazuje dawną dokumentację po poprzednikach i nie ma możliwości ustalenia skąd się wzięły braki, np. są spisy spraw, a brakuje teczek z konkretnych pozycji? Wtedy pewnie trzeba przejąć to, co zostało, ale może z jakimś uzasadnieniem i wyjaśnieniem komórki. Natomiast jeżeli jest to dokumentacja bieżąca i są braki, to bym nie przyjął i w porozumieniu z kierownikiem komórki kazał odnaleźć, sporządzając protokół z podjętych działań.

Offline Marek Marecki

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 4
Odp: Zagubiona dokumentacja
« Odpowiedź #4 dnia: Kwiecień 19, 2022, »
Braki są w dokumentacji z lat 90-tych. Brakuje konkretnych teczek wyszczególnionych w rejestrach prowadzonych w komórce. Wcześniej była składnica akt. Do tego była przeprowadzka z innego adresu. Raczej nie ma szans na odnalezienie. Stąd pytanie, czy podjąć próbę odtworzenia, choćby cząstkowej czy np. w miejsce zagubionej dokumentacji sporządzić jakieś sprawozdanie z wyjaśnieniem przyczyny braków dokumentacji ? Pozdrawiam.

Offline Filip Kwiatek

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 342
Odp: Zagubiona dokumentacja
« Odpowiedź #5 dnia: Kwiecień 19, 2022, »
Nie wiem jak można odtworzyć brakujące teczki  ;), nie ma to nie ma, nie jest to kłopot archiwisty. Ktoś kiedyś w komórce zaniedbał, nie można wyciągnąć konsekwencji ani naprawić straty. Wg mnie to co można zrobić, to zachować istniejącą ewidencję, sporządzić protokół, stwierdzić braki, kierownik komórki podpisuje, do wiadomości kierownika całej jednostki i już.   

Offline Marek Marecki

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 4
Odp: Zagubiona dokumentacja
« Odpowiedź #6 dnia: Kwiecień 19, 2022, »
Dziękuję za podpowiedź. Tak zrobimy.  :)