Karty udostępnienia akt w ezd

[marcin80]

Moja firma wprowadza dość intensywnie  ezd w formie cyfrowej. Mam prośbę o informację, czy ktoś z forumowiczów może podzielić się doświadczeniami z prowadzenia kart udostępniania akt jedynie w formie elektronicznej w ezd. 

[Jarek]

No cóż, istotą elektronizacji jest to żeby wszystko co się da prowadzić tylko elektronicznie. Z tym że nie wszystko się da lub wymagałoby to nakładów i ilości pracy nieproporcjonalnych do efektów.
Ważne jest to co masz w instrukcji archiwalnej. Jeśli to instrukcja pisana wg tego wzoru: https://archiwa.gov.pl/images/docs/2014_przyk_IA_EZD.doc lub jeśli obowiązuje Cię rozporządzenie PRM z 2011 r. to wielkiego problemu nie ma (w tym pierwszym wypadku nie wiedzieć czemu wszystkie wnioski o udostępnienie mają być kartami udostępnienia, w tym drugim wręcz odwrotnie, nie ma mowy o żadnych kartach a udostępnia się zawsze na podstawie wniosku), bo procedury są w miarę czytelne i wiadomo gdzie co powinno być odnotowane. Karta udostępnienia/wniosek o udostępnienie dla pracownika własnej jednostki może być tworzony, akceptowany/podpisywany i przekazywany do az jak najbardziej tylko w systemie EZD.
Gorzej jeśli stosujecie starożytny formularz Pu-A-32, wtedy pierwszym co trzeba zrobić, to go zmienić.

[Danutka]

Też się nad tym zastanawiałam. U mnie udostępnienie / wypożyczenie akt, jest na wniosek. Na wniosku oczywiście są dane kto chce wypożyczyć akta z archiwum, jakie są to akta (tytuł, daty skrajne, sygnatura itp.). Na tym wniosku mam punkt w którym podpisuję zgodę na wypożyczenie akt kierownik komórki z której akta pochodzą, i jak pracownik wypożycza akta to podpisuje że potwierdza odbiór akt.
Natomiast kiedy je oddaje do archiwum, to na tym samym wniosku jest adnotacja o oddaniu akt do archiwum, gdzie znowu podpisuje się pracownik oddający akta i archiwista że je odbiera.

Wszystko jest na jednej kartce. I o ile w wersji papierowej ten system się sprawdza, to nie wiem jak to przerobić gdy przejdziemy na ezd.
Bo ok - zgoda kierownika na wypożyczenie akt może być wyrażona w formie akceptacji wniosku, ale co z podpisami potwierdzającymi że pracownik odbiera akta a potem że je zwraca? Nie każdy szeregowy pracownik ma u nas podpis elektroniczny. Jakiś pomysł?

[marcin80]

U mnie obowiązuje karta udostępnienia akt. Nie wiem na ile to możliwe, ale przyszedł mi do głowy pomysł z szablonem w ezd, w którym ktoś chcący wypożyczyć teczkę/ teczki pobiera z ezd szablon, w którym wpisuje potrzebne dane i zatwierdza je, a następnie puszcza wniosek obiegiem do zatwierdzenia do przełożonego i kierownika innej komórki (o ile jest to konieczne) a następnie do archiwisty, który też wpisuje potrzebne informacje i zatwierdza je, łącznie z późniejszymi wpisami o zwrocie teczek, ewentualnie przedłużeniu wypożyczenia. Wymaga to jednak wykorzystania wzoru karty w wordzie lub excelu, omówienia tematu z informatykiem, który taki szablon przygotuje i wgra do ezd.
Ja też widzę problem z potwierdzeniem faktu wypożyczenia/ zwrotu teczek  przez pracownika, tym bardziej, że w moim przypadku teczki nie zawsze odbiera/ zwraca osobiście wypożyczający, ale często upoważniona przez niego osoba. Zaopatrzenie wszystkich w podpisy elektroniczne raczej nie wchodzi w grę, ze względu na koszty.

[Jarek]

Pomysł z szablonem jest dobry i przede wszystkim - już stosowany.
Ponownie zwracam tylko uwagę że karta udostępnień karcie udostępnień nie równa. Zakres informacji i ilość podpisów w karcie zależy od jednostki organizacyjnej i obowiązującej w niej instrukcji archiwalnej. Jeśli stosowane jest EZD to tak naprawdę jedyny potrzebny podpis to ten na wniosku osoby zewnątrz lub z innego podmiotu, w przypadku całej reszty z powodzeniem wystarczyłyby moim zdaniem odnotowane w systemie przez własnych pracowników - w ramach niezaprzeczalności - akceptacje, zgody i potwierdzenia.

[Aka]

Ja stosuję wniosek, który jest tworzony w ezd, podpisywany elektronicznie. Potem go wciąż jeszcze drukuję i na papierze potwierdzam zwrot, następnie do sprawy w ezd robię scan, a papier oddaję do składu chronologicznego.

[Aleksandra]

Ja pracuję na ezd. Opiszę wypożyczanie/wycofywanie ze składu chronologicznego. Wniosek składany jest elektronicznie, akceptuje kierownik komórki wnioskującej. Archiwista drukuje kartę (2 egz.), na której są wszystkie dane - wnioskujący, nr sprawy, który konkretnie dokument, daty itd.; kompletuje dokumenty, jeden egz. karty wkłada do pudła jako zastawnik; zakłada sprawę i jako odpowiedź na wniosek pisze pismo (elektroniczne, że wypożycza) - pismo podpisuje (elektronicznie) kierownik komórki archiwum. Drugi egz. karty podpisuje pracownik, ktory bierze dokumenty i te egzemplarze zbierane są do segregatora. Zwrot idzie za pismem przewodnim (podpinane do tej konkretnej sprawy w komórce archiwum), fakt zwrotu odnotowany zostaje w module do wypożyczeń, a dokument trafia z powrotem do pudła.

[Michał Szot]

W firmie, w której prowadzę archiwum zakładowe pracujemy na systemie EZD PUW. Karty udostępnienia dokumentacji stosujemy w przypadku udostępniania akt w postaci nieelektronicznej pracownikom naszej firmy do celów służbowych. Karta udostępnienia dokumentacji jest dostępna dla pracowników jako jeden z formularzy pisma w systemie EZD. W intranecie opublikowaliśmy wskazówki dot. sposobu wypełniania karty i jej obiegu.

Klasa wykazu akt dot. ewidencji udostępniania dokumentacji w archiwum zakładowym jest jednym z wyjątków od dokumentowania elektronicznego przeznaczonym do dokumentowania w postaci nieelektronicznej, dlatego po wpłynięciu karty na konto archiwisty jest ona przez archiwistę drukowana (dzięki czemu możliwe jest potwierdzenie na niej wypożyczenia i zwrotu własnoręcznym podpisem). Prowadzimy też rejestr kart udostępniania w formie tabeli w arkuszu kalkulacyjnym.

Udostępnianie dokumentacji innym uprawnionym jednostkom organizacyjnym i osobom trzecim odbywa się na podstawie wniosku, zgodę na udostępnienie w takim wypadku wydaje nasz Dyrektor Generalny. Wypożyczanie/wyrejestrowywanie dokumentów ze zarchiwizowanego składu chronologicznego odbywa się w oparciu o funkcjonalności systemu EZD PUW.

edit: dodam jeszcze, że nasz dyrektor zatwierdził i zobowiązał archiwistów do stosowania procedurę dot. udostępniania akt z archiwum mówiącą w jaki dokładnie sposób realizować zadania z zakresu udostępniania określone w instrukcji archiwalnej karty są wyłączenie akceptowane (nie podpisywane), pracownicy komórek umieszczają karty w sprawach w ramach realizacji których potrzebują skorzystać z akt z archiwum i udostępniają je w trybie do edycji do sekretariatu komórki w ramach której funkcjonuje archiwum zakładowe (po trafieniu do sekretariatu karta jest dekretowana na konkretnego archiwistę).