Zgodzę się z Przedmówcami, że należy zacząć pracą u podstaw. Warto by było zorganizować szkolenie z zewnętrzną firmą. Z doświadczenia wiem, że część pracowników z większą uwagą słucha "obcych", niż swoich. Nawet, jeśli masz ogromne doświadczenie, możesz na początku nie mieć siły przebicia. Jeśli nie ma możliwości zorganizować takiego szkolenia, to trzeba zabrać się za to samemu. Zaczynamy od totalnych podstaw: jaki mamy system kancelaryjny, jak budujemy znak sprawy, jak klasyfikujemy i kwalifikujemy akta, jakie łączymy pisma w sprawy, jak archiwizujemy. Mówimy prostym językiem, w prezentacji nie przytaczamy paragrafów z instrukcji. W materiałach staram się zamieszczać śmieszne obrazki, ikony, czasami jakiegoś mema. Wszystko w jednym celu: odczarować archiwum jako coś zbędnego lub zło konieczne. Moja pierwsza prezentacja miała tło "archiwum X". Archiwizacja to część pracy każdego urzędnika. Trzeba wyjść naprzeciw pracownikom, okazać im zrozumienie, że oczywiście, wiemy, że było tak i tak, ale przepisy mówią coś innego, że jak raz nauczymy się robić dobrze, to potem to zaowocuje. Stosuję zawsze taki argument: będą chcieli coś znaleźć na już, to jak ja im wtedy pomogę, jeśli nie wiadomo, do której teczki to włożyli? Trzeba sprawić, by pracownicy uwierzyli, że archiwizują nie dla archiwisty, ale dla samych siebie. Dodatkowo na podstawie instrukcji archiwalnej stworzyłam instrukcje krok po kroku, jak archiwizować dokumentację (osobno dla kat. A i B), również w trochę żartobliwym tonie. Jest ona dostępna na ogólnodostępnym serwerze, a także wręczam ją w postaci papierowej osobom, które zaczynają archiwizować. Należy pamiętać, że pracownicy zazwyczaj archiwizacją zajmują się raz do roku i mają prawo zapomnieć, że np. kat. A numerujemy ołówkiem w zewnętrznym górnym rogu.
Co jeszcze? Służba przygotowawcza i szkolenia dla wszystkich nowych pracowników to rzecz obowiązkowa. Lepiej nauczyć nowego pracownika od razu dobrych nawyków. Bo od współpracowników przejąłby raczej te złe. A potem mamy kolejnego delikwenta do odczarowania.
Kwestia przekonania kadry kierowniczej to chyba najgorsza rzecz. Można szepnąć pracownikowi nadzoru archiwalnego, by przy okazji kontroli wytknął nieprawidłowości. Wtedy wjeżdżasz Ty na białym koniu i mówisz, że oczywiście, z przyjemnością zajmiesz się oświeceniem szanownego grona urzędniczego w zakresie przepisów kancelaryjno-archiwalnych.
Co jeszcze? Dużo, dużo uśmiechu i pozytywnej energii. Ja na swoją pozycję i szacunek współpracowników ciężko pracuję od 13 lat. Szkolenia robię raz w roku dla wszystkich pracowników. Po pierwszym roku także miałam mętlik w głowie i nie widziałam sensu mojej pracy. Teraz natomiast odnalazłam w niej pasję i satysfakcję, okazję do samorozwoju. Jaram się jak kiełbaski na majowym grillu za każdym razem, kiedy ktoś przekazuje mi idealnie uporządkowane teczki. I Tobie również z całego serca tego życzę!
