Autor Wątek: Znak sprawy - współpraca między komórkami  (Przeczytany 472 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Qklinsky

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 7
Mam problem w przypadku współpracy wewnętrznej departamentów i nadawaniem znaku sprawie. Wiem, że jest podział na komórkę merytoryczną i współpracujące. Ale mam problem w przypadku departamentu zamówień.

Dajmy na to, że departament X zgłasza jakieś zapotrzebowanie, musi przygotować odpowiednią dokumentację do przetargu, opinie, zestawienia itp. Jest komórką wszczynająca sprawę, więc nadaje swój znak sprawy. Ale za przeprowadzenie postępowania przetargowego odpowiada wspomniany departament zamówień, do którego trafią przygotowane przez dep. X dokumenty. Czy departament zamówień nadaje swój znak jako, że prowadzi sprawę dalej, ma ją nijako pod swoimi skrzydłami? Jeśli tak, czy jednak tutaj powstała dokumentacja nie powinna też trafić do departamentu X jako jej integralna część?   

Z góry dziękuję za pomoc.

Offline lukas_drill

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 138
Odp: Znak sprawy - współpraca między komórkami
« Odpowiedź #1 dnia: Luty 07, 2022, »
Ciężko tak jednoznacznie stwierdzić, skoro nie zna się istoty prowadzonej sprawy... bo wydaje się, że najlepiej skorzystać z zapisu o współpracy pomiędzy komórkami tej samej jednostki i niepotrzebnie nie dublować dokumentów.
ALE, jest taki przykład w stosunku do np. jakiejś inwestycji (powiedzmy budowa drogi).
Dokumentacja z całej inwestycji będzie w wydziale inwestycji, w odpowiedniej teczce,  ale prócz stricte inwestycyjnej dokumentacji (zgłoszenia, pozwolenia, mapki, pisma, odbiory itp itd), powstaje też dokumentacja dotycząca zamówienia publicznego. Ta zaś dokumentacja nie znajduje się w teczce dot. tejże inwestycji, ale w wydziale zamówień publicznych, jako kolejne zamówienie. Jeżeli ktoś szuka dokumentacji zamówienia publicznego dot. budowy tej drogi, to przychodzi po nią i szukam w zamówieniach, a jeśli potrzebuje coś z realizacji inwestycji, to odnajduję to w aktach przekazanych przez wydział inwestycji...
W powyższym przypadku ciężko stwierdzić jak wygląda podział obowiązków w jednej i drugiej komórce, jak się przenikają...

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1721
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Znak sprawy - współpraca między komórkami
« Odpowiedź #2 dnia: Luty 08, 2022, »
Mam problem w przypadku współpracy wewnętrznej departamentów i nadawaniem znaku sprawie. Wiem, że jest podział na komórkę merytoryczną i współpracujące. Ale mam problem w przypadku departamentu zamówień.

Dajmy na to, że departament X zgłasza jakieś zapotrzebowanie, musi przygotować odpowiednią dokumentację do przetargu, opinie, zestawienia itp. Jest komórką wszczynająca sprawę, więc nadaje swój znak sprawy. Ale za przeprowadzenie postępowania przetargowego odpowiada wspomniany departament zamówień, do którego trafią przygotowane przez dep. X dokumenty. Czy departament zamówień nadaje swój znak jako, że prowadzi sprawę dalej, ma ją nijako pod swoimi skrzydłami? Jeśli tak, czy jednak tutaj powstała dokumentacja nie powinna też trafić do departamentu X jako jej integralna część?   

Z góry dziękuję za pomoc.

Nie ma się nad czym zastanawiać. Czasem jest tak że kilka komórek współpracuje przy jednym "temacie", przy czym każda z nich jest merytoryczna - w zakresie swojej właściwości którą określa jrwa. Stąd jeśli jedna komórka prowadzi sprawę i zapytuje inne komórki o pomoc (prawników o opinię prawną, archiwum o stare dokumenty itp.), to każdy działa w ramach swojej merytorycznej właściwości i jeśli trzeba to rejestruje swoje sprawy (archiwum - kwerendy i udostępnianie akt, prawnicy - opinie prawne, itp.). Czasem jest też tak, że jeden symbol z jrwa jest właściwy dla kilku komórek o trochę różnych kompetencjach i każda z tych komórek jest w swoim zakresie działania "merytoryczna".
Jarek Orszulak