Za dużo pisania, by scharakteryzować całą sytuację, ale pokrótce
Archiwum USC to archiwum utworzone na mocy ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego. Ma ściśle określony zasób (generalnie księgi, skorowidze, akta zbiorowe; obecnie informatyzacja akt stanu cywilnego trochę tu modyfikowała, ale zasada chyba pozostała). Podobnie prawo odrębnie traktuje archiwum geologiczne czy ośrodek geodezyjno-kartograficzny.
Zasób USC określony ustawowo - ze względu na to, że są to przepisy szczególne w stosunku do ustawy archiwalnej - nie jest więc zasobem archiwum zakładowego urzędu gminy.
Jednak dokumentacja usc - inna niż ta w archiwum usc - jest częścią dokumentacji urzędu gminy, a tym samym jest przekazywana do archiwum zakładowego urzędu gminy.
Dlaczego archiwa kontrolują odrębnie USC i mają je wpisane do wykazów jednostek nadzorowanych? - bo tak ustalono chyba na początku lat dziewięćdziesiątych, kiedy to gminy wyszły z państwowego zasobu archiwalnego (lata 1990-1998). Ustalono, że USC pozostają w zakresie zasobu archiwum USC w państwowym zasobie archiwalnym i kontynuowano kontrole. No i jak to zwykle w archiwach
tak już zostało
Zgodnie z ustawą archiwalną w jednostkach organizacyjnych może być więcej niż jedno archiwum zakładowe. Jednak w przypadku samorządu ustalono, że jest jedno archiwum zakładowe z możliwością tworzenia filii (por. instrukcja archiwalna). jednak w tej samej instrukcji archiwalnej napisano w par. 1, że reguluje ona postępowanie z wszelką dokumentacją, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. I akurat archiwum USC jest przypadkiem szczególnym...