Ja powołując komisję do oceny dokumentacji niearchiwalnej powołuję się m.in na paragraf 38 ust. 3 Instrukcji archiwalnej stanowiącej załącznik do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dn. 18.11.2011 r. w spr. instrukcji kancelaryjnej ...itd.
Uważam, że jest to forma zabezpieczenia dla archiwisty, że kierownik danego referatu wiedział co jest wytypowane do brakowania i dał na to zgodę, jako pracownik merytoryczny, który bardziej się orientuje czy dokumentacja nie jest potrzebna jednostce do celów praktycznych czy dowodowych. W praktyce robię spis dokumentacji z danego referatu, który podpisuje mi kierownik że wyraża zgodę na zniszczenie tej dokumentacji (albo że wnioskuje o jej dalsze przechowywanie), i te poszczególne spisy zostawiam w aktach sprawy o brakowanie. Jak już mi wszyscy kierownicy zatwierdzą te spisu z ich działów. To wtedy robię zbiorczy spis wszystkich działów, który jest wysyłany do archiwum państwowego wraz z wnioskiem o zgodę na brakowanie, podpisaną przez kierownika jednostki.