Witam. Mam taką sytuację. W urzędzie by.ł wykorzystywany program informatyczny do rozliczania faktur i zaangażowania finansowego poszczególnych komórek organizacyjnych. Cały czas jako główny sposób obiegu dokumentów mamy system tradycyjny, a to oprogramowanie było wykorzystywane jako wspomagające. Zakończyła się w październiku licencja u producenta na wykorzystanie tego programu. Jednak do końca tego roku wydział finansowy ma zamiar jeszcze korzystać z zasobów (ale oczywiście bez wprowadzania nowych danych). W instrukcji kancelaryjnej dla gmin, jedynym miejscem, gdzie wskazana jest możliwość korzystania z narzędzi informatycznych jest art. 39.2. Czy taki program komputerowy podlega pod ten właśnie przepis? W jaki sposób traktować jego wykorzystywanie pod względem archiwalnym? Czy - mając dokumenty księgowe, z których dane były przenoszone do tego programu jako podstawową dokumentację księgową o kat. B5 - należałoby również bazę danych z tego programu jakoś "zarchiwizować" i przechowywać zgodnie z RWA? Czy jednak po wykorzystaniu licencji, po prostu skasować go i wszelkie dane w nim zawarte. A co z tym okresem jak gdyby "przejściowym", gdy wydział finansowy chce jeszcze korzystać z danych tam zawartych wspomagająco? Czy w ogóle w takich przypadkach mają zastosowanie przepisy archiwalne? Bo sam nie wiem, jak postąpić z taką bazą, czy jako informatyczny nośnik danych? Ale nigdy nie było zgłoszone wcześniej jako taki IND i to oprogramowanie występuje tylko jako wspomagające pracę księgową.
