Autor Wątek: Spis spraw - powielony numer sprawy  (Przeczytany 152 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Qklinsky

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 3
Spis spraw - powielony numer sprawy
« dnia: Listopad 17, 2021, »
Witam!

Od pewnego czasu porządkuje archiwum w swojej jednostce. Słowo archiwum jest trochę na wyrost, ale nie to jest przedmiotem sprawy i jest trochę skomplikowane. Dokumenty były tam "wrzucane", kiedy zaczęły zalegać na półce w danej komórce organizacyjnej. Zalega ona tam od kilku lat. Częściowo jest uporządkowana (tj. oznaczenie komórki, wewnątrz zachowana chronologia), choć nie zawsze. Stosowanie (nie)obowiązującego JRWA było wybiórcze, na wyczucie, nie zawsze właściwe. Niestety nie były w ogóle prowadzone spisy spraw. Często sprawy w ramach jednej klasyfikacji były prowadzone przez różne osoby, ale w ramach jednej teczki. To spowodowało, że na przykład pod jednym znakiem mam zarejestrowane kilka różnych spraw. Albo przy znaku pojawia się jakaś mała litera, którą oznaczał się dany pracownik komórki. Wszystko to było prowadzone nieregularnie i niesystematycznie  :-X

Mam pytanie jak mam to uporządkować w spisie spraw? Mam np. dwa pisma z numerem sprawy "1", to w spisie spraw jak należy to ująć? Jeżeli przy znaku sprawy pojawia się mała literka oznaczająca danego pracownika, to mam to wydzielić z całej teczki mimo, że na przykład zachowuje ona kolejność spraw z teczki?

Bardzo dziękuję za odpowiedź i podpowiedź.
« Ostatnia zmiana: Listopad 17, 2021, wysłana przez Qklinsky »

Offline Aleksandra

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 16
Odp: Spis spraw - powielony numer sprawy
« Odpowiedź #1 dnia: Listopad 18, 2021, »
Dwa pisma z numerem 1, czy dwie sprawy z numerem 1 różniące się tylko literą na końcu znaku sprawy? jeżeli to drugie, to wpisałabym to normalnie jako kolejną sprawę na spis, będą wówczas dwie sprawy z numerem 1, ale różniące się literką na końcu. Dlaczego chciałbyś to wydzielać?

Offline Qklinsky

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 3
Odp: Spis spraw - powielony numer sprawy
« Odpowiedź #2 dnia: Listopad 18, 2021, »
Oczywiście popełniłem błąd w tym zapytaniu..., chodzi o to, że dwie różne sprawy mają ten sam znak sprawy. To właśnie pozycja ze spisu spraw jest składową znaku sprawy, a fizycznie nie da się zapisać dwóch spraw pod pierwszą pozycją w spisie. Dlatego chciałem się dowiedzieć jak to rozwiązać? Zapisanie jednej z ich w spisie spraw na pozycji 2 teoretycznie zmienia jej znak sprawy. Odnotować to w uwagach, że sprawa ma inny znak, niż wynikający ze spisu?

Myślałem o wydzielaniu, bo skoro pod jednym znakiem sprawy może być kilka spraw, których znak różni się tylko małą literą, to mogłoby to być bardziej przejrzyste. Choć z drugiej strony nie ma tego aż tak dużo, żeby w to brnąć.
« Ostatnia zmiana: Listopad 18, 2021, wysłana przez Qklinsky »

Offline Czarny1986

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 74
Odp: Spis spraw - powielony numer sprawy
« Odpowiedź #3 dnia: Listopad 18, 2021, »
Witam,
Robienie spisów spraw do starych akt mija się z celem. W tym momencie musi się Pan skupić na odpowiednim zakwalifikowaniu porządkowanej dokumentacji, najlepiej na podstawie JRWA obowiązującego w momencie powstania akt oraz uporządkowaniu (w szczególności materiałów archiwalnych), a także stworzeniu ewidencji, której jak podejrzewam nie ma. Moje AP zaleciło zrobienie spisów zdawczo-odbiorczych również dla dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej w momencie przeglądu do brakowania.
Jeżeli są takie możliwości to proszę spróbować przeszkolić pracowników w temacie numerowania spraw, tak aby na przyszłość uniknąć podobnych sytuacji. Chociaż wiem z własnego doświadczenia że nie jest to proste zadanie.
pozdrawiam

Offline Qklinsky

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 3
Odp: Spis spraw - powielony numer sprawy
« Odpowiedź #4 dnia: Listopad 18, 2021, »
Jasne, tylko w przypadku zakwalifikowania dokumentacji też pojawia się problem. Zacznę od tego, że w mojej jednostce nikt nie zadbał o to, żeby faktycznie funkcjonowały w niej jakieś normatywy archiwalno-kancelaryjne. W sumie zrobiono jeszcze gorszą rzecz, bo przekopiowano dosłownie w całość JRWA z innej jednostki o podobnym profilu (nie zmieniono nawet czasem nazw własnych poprzedniej jednostki  ??? ), ale oficjalnie go nawet nie przyjęto.  Nie mówiąc już o jakiejś konsultacji z AP. Sam nieoficjalny JRWA był też nie zawsze dobrze stosowany, wszystko wrzucano do jednego worka, np. do tzw. współpracy z innymi podmiotami. Mogę znaleźć tam dosłownie wszystko od faktycznej współpracy, po podziękowania, oferty, zapytania itd. Mam to w związku z tym w ramach porządkowania rozdzielić? Z perspektywy czasu wszystko co jest związane z "rozkręcaniem" mojej jednostki wydaje się mieć znaczenie... Co więcej w ramach - przyjmijmy - teczek aktowych (choć to dużo powiedziane) dokumenty są ponumerowane i raczej chronologicznie uporządkowane (chociaż tyle).
I teraz najlepsze, kiedy zostałem wydelegowany do porządkowania magazynu, to poza tym, że okazało się, że nie ma wspomnianych ogólnie przyjętych normatyw, to jeszcze samozwańczo, nie wiem na jakiej zasadzie przyjęto, że jest to składnica akt (znowu kopia z podobnej jednostki). Ja zgłosiłem się do miejscowego AP i po mojej konsultacji z nimi wyszło na to, że chcą mieć nas w nadzorze, że w związku z tym mamy materiały archiwalne i mamy mieć archiwum zakładowe...

No i teraz jak to porządkować? Wg oficjalnie nieobowiązującego, niezweryfikowanego, ale dostosowanego do składnicy akt JRWA? Czy łączyć przeszłość z teraźniejszością, tj. korzystać z tego JRWA, ale mając w perspektywie to, że duża część dokumentacji, zwłaszcza organizacyjno-założycielskiej to będą materiały archiwalne?
Abstrahuje też od tego, że co chwilę natykam się w komórkach organizacyjnych na jakieś stosy segregatorów z dokumentacją z dalekiej przeszłości, gdzie wymieszane jest dosłownie wszystko ze wszystkim. Więc mogę jakąś teczkę w miarę ogarnąć, a potem się okazuje, że gdzieś tam w segregatorze była kontynuacja danej sprawy z tej teczki...
« Ostatnia zmiana: Listopad 18, 2021, wysłana przez Qklinsky »

Offline mgro

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 32
Odp: Spis spraw - powielony numer sprawy
« Odpowiedź #5 dnia: Listopad 19, 2021, »
Mieliśmy podobną sytuację. Przez kilka lat stosowany był u nas w jednostce jrwa niezatwierdzony przez AP. Przy przekazywaniu dokumentacji do archiwum zakładowego kontaktowaliśmy się z AP i kazano nam pozostawić klasy bez zmian ale w każdym przypadku stosować kategorię archiwalną z jrwa obecnego, zatwierdzonego już przez AP, nawet jeśli w tym wcześniejszym nieoficjalnym była wyższa kategoria a teraz jest niższa.

Offline Czarny1986

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 74
Odp: Spis spraw - powielony numer sprawy
« Odpowiedź #6 dnia: Listopad 24, 2021, »
@Qklinski faktycznie nie wygląda to ciekawie. Ale obawiam się, że skoro AP uznało jednostkę za wytwarzającą materiały archiwalne to przynajmniej dla kat. A będzie konieczna mozolna praca żeby jak najwięcej odtworzyć i uporządkować. Jeżeli chodzi o stosowanie JRWA to przychylam się do opinii przedstawionej powyżej. Spotkałem się z podobną sytuacją w odniesieniu do materiałów archiwalnych. Po 3-4 miesiącach udało mi się uporządkować ok. 1mb. teraz myślę, że zrobiłbym to trochę szybciej jednak przy większej liczbie dokumentów i tak jest to bardzo czasochłonne zajęcie...tym bardziej, że archiwista nie zawsze posiada wiedzę z tematyki dotyczącej poszczególnych rodzajów dokumentacji, a pracowników którzy ją wytworzyli najprawdopodobniej już nie ma....
Życzę wytrwałości i powodzenia