Udostępnianie i wycofanie

[Luiza111]

Witam mam pytanie w sprawie udostępniania, korzystający z akt pracownicy wypełniają kartę udostępnienia czy podpisuje ją kierownik AZ czy kierownik komórki która wypożyczą, czy tej komórki której były akta? A zgodę podpisuje AZ czy kierownik? Czy wycofanie ma być wniosek od osób i dopiero protokół wycofania, i podpis AZ i kierownika którego były akta czy Dyrektor?

[EwelinaP]

Udostępnienie:
- wniosek o udostępnienie podpisuje kierownik komórki, z której pochodzą akta
- kartę udostępnienia podpisuje pracownik archiwum i pracownik, który wypożycza dokumenty
W przypadku dużej ilości wypożyczeń pracownik ma upoważnienie stałe i nie potrzebuje za każdym razem wypisywać wniosku
- ewidencja wypożyczeń w formie rejestru.

Wycofanie zawsze odbywa się na podstawie wniosku. Archiwista zakłada sprawę, tworzy protokół wycofania, który podpisuje on i kierownik komórki, która wycofuje sprawę.

[Luiza111]

Czyli do udostępnienia teraz potrzebny wniosek a nie tylko karta udostępnienia?

[KarolaAZ]

A moje pytanie protokół wycofania jak klasyfikować? jakim symbolem? 1633?

[EwelinaP]

Wycofanie jest trwałą ingerencją w ewidencję archiwum zakładowego, w związku z tym wnioski i protokoły klasyfikujemy pod 1630.

[Jarek]

Witam mam pytanie w sprawie udostępniania, korzystający z akt pracownicy wypełniają kartę udostępnienia czy podpisuje ją kierownik AZ czy kierownik komórki która wypożyczą, czy tej komórki której były akta? A zgodę podpisuje AZ czy kierownik?

A jak to reguluje Twoja instrukcja archiwalna?

[Luiza111]

Oryginały dokumentacji mogą być wypozycznane jedynie za pisemna zgoda kierownika komórki organizacyjnej.
I tu można różnie interpretować Arch zakładowego?
A później pisze.
Do udostępnienia dokumentacji pracownikom jest wymagana zgoda kierownika komórki org która wytworzyła, zgromadziła lub przekazała do AZ.

[EwelinaP]

W tym drugim zapisie chodzi o to, że jeśli komórka A chce wypożyczyć akta komórki B, to musi od kierownika tej komórki uzyskać pisemną zgodę.

[Marta88]

Witam,
W jaki sposób numerujecie protokoły wycofania akt z archiwum?
Czy jest to numeracja ciągła (jak w przypadku spisów z-o), czy nowy rok - nowy numer od 1. ?

[Aleksandra]

Witam,
W jaki sposób numerujecie protokoły wycofania akt z archiwum?
Czy jest to numeracja ciągła (jak w przypadku spisów z-o), czy nowy rok - nowy numer od 1. ?

Ja zaczynam każdy rok od numeru 1

[Marta88]

OK, dziękuję.