Autor Wątek: Spisy spraw - konieczność?  (Przeczytany 1334 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline wiktoria933

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 4
Spisy spraw - konieczność?
« dnia: Październik 29, 2021, »
Dzień dobry,

przyszło mi się zmierzyć z porządkowaniem archiwum zakładowego instytucji, która niekoniecznie jest sobie w stanie z tym poradzić, a ja pomimo mojego krótkiego stażu pracy postanowiłam spróbować im pomóc.
To jest pierwszy mój post na ten temat, pewnie w końcu stworzę zbiorczy, ze wszystkimi pytaniami. Ale do brzegu.
Przede mną już jedna Pani zaczęła porządkowanie i w przypadku dokumentacji kat. A nie zastosowała spisów spraw. To są dokumenty np. z roku 1998, pojedyncze kartki, czasem jedna, czasem dwie lub trzy.
Nie bardzo wiem z czego to wynika, czy po prostu tego nie zrobiła czy może są jakieś przepisy, które w przypadku takiej małej ilości kartek nie nakazują zakładać spisów spraw? Czy może to kwestia czasu wytworzenia?

Z góry dziękuję za wszelkie wskazówki i sugestie.

Offline łucja

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 221
Odp: Spisy spraw - konieczność?
« Odpowiedź #1 dnia: Październik 30, 2021, »
Spisy spraw robi aktotwórca nie archiwista :)

Offline Dory

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 383
Odp: Spisy spraw - konieczność?
« Odpowiedź #2 dnia: Październik 31, 2021, »
Spisy spraw robi aktotwórca nie archiwista :)
Owszem, ale wydaje mi się, że problem w tym, że nie zrobiono tego w momencie wszczęcia spraw i dlatego wiktoria 933 ma zgryz.
Tak naprawdę - na podstawie tego, co można przeczytać na IFARZE i czego ja się uczyłam i co usłyszałam w jednym archiwum nadzorującym - śmiem twierdzić, że sporządzanie spisów spraw tak naprawdę wstecz, po fakcie, po zakończeniu spraw, mija się z celem, ba, jest sprzeczne z przepisami kancelaryjnymi - przecież spis spraw zakłada się przy pierwszej sprawie, w momencie prowadzenia tych spraw! Jaki jest sens w sztucznym spisywaniu spraw, jak to się ma do faktu, jak prowadzono te sprawy?
Niestety nie ma jednoznacznej interpretacji, czy należy, czy nie należy, bo archiwa - znowu - różnie patrzą na ten temat. Moim zdaniem sensowniejsze byłoby sporządzenie ewentualnie rejestru dokumentów czy zakresu rzeczowego natomiast niesporządzanie klasycznego spisu spraw.
Tym bardziej że często gęsto, niestety, sprawy nie są kompletne, można tylko domniemywać, kiedy się zaczęły i zakończyły - archiwista nie prowadził tych spraw! Nie mogę pojąć, jak można wymagać takich absurdów ???

Offline łucja

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 221
Odp: Spisy spraw - konieczność?
« Odpowiedź #3 dnia: Październik 31, 2021, »
No właśnie, jak nie ma spisu spraw to nie ma. Ja też nie pojmuję jak można wymagać od archiwisty żeby robił spis spraw do dokumentacji z końca l. 90. XX w.?

Offline EwelinaP

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 392
  • Płeć: Kobieta
Odp: Spisy spraw - konieczność?
« Odpowiedź #4 dnia: Listopad 02, 2021, »
W przypadku braku spisu spraw robimy ewentualnie spis dokumentów znajdujących się w teczce. Absolutnie spisów spraw nie tworzymy wtórnie.

Offline wiktoria933

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 4
Odp: Spisy spraw - konieczność?
« Odpowiedź #5 dnia: Listopad 03, 2021, »
W przypadku braku spisu spraw robimy ewentualnie spis dokumentów znajdujących się w teczce. Absolutnie spisów spraw nie tworzymy wtórnie.

Czy są jakieś przepisy na ten temat? Cokolwiek czym mogłabym się podeprzeć?

Offline EwelinaP

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 392
  • Płeć: Kobieta
Odp: Spisy spraw - konieczność?
« Odpowiedź #6 dnia: Listopad 04, 2021, »
To raczej dobra praktyka, a nie przepis.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Spisy spraw - konieczność?
« Odpowiedź #7 dnia: Listopad 20, 2021, »
W przypadku braku spisu spraw robimy ewentualnie spis dokumentów znajdujących się w teczce. Absolutnie spisów spraw nie tworzymy wtórnie.

Czy są jakieś przepisy na ten temat? Cokolwiek czym mogłabym się podeprzeć?

Instrukcja kancelaryjna. Ona określa kiedy i jak tworzy się spis spraw.
Jarek Orszulak

Offline KasiaKatarzyna

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 84
  • Płeć: Kobieta
Odp: Spisy spraw - konieczność?
« Odpowiedź #8 dnia: Październik 24, 2022, »
Pytanie: Czy na końcu spisu spraw musi być podsumowane, że zakończono spis nap. na 10 poz. i podpis pracownika, czy wystarczy samo podsumowanie, lub zostawić tak jak jest bez podsumowania?

Offline estridka

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 13
  • Płeć: Kobieta
Odp: Spisy spraw - konieczność?
« Odpowiedź #9 dnia: Październik 25, 2022, »
Pytanie: Czy na końcu spisu spraw musi być podsumowane, że zakończono spis nap. na 10 poz. i podpis pracownika, czy wystarczy samo podsumowanie, lub zostawić tak jak jest bez podsumowania?

U mnie w sądzie zauważyłam, że spisy spraw od lat 80. mają podsumowanie, tzn. spis spraw zawiera ... pozycji lub spis spraw zakończono na pozycji ... ; data, pieczątka i podpis kierownika oddziału administracyjnego.