Internetowe Forum Archiwalne > Metodyka Archiwalna
Naturalny dokument elektroniczny
Aleksandra:
Hej,
pytanie przede wszystkim do osób, które w swoich instytucjach mają elektroniczny obieg dokumentacji;
czy w przypadku, kiedy przyjdzie wiadomość z epuapu, która zawiera kilka załączników i każdy z tych załączników zawiera pisma od kilku różnych osób (wiadomość wysyła np. wspólny pełnomocnik tych osób), którymi mają zająć się różne komórki organizacyjne, to czy taka przesyłka powinna być rozdzielona? w sensie każda komórka powinna otrzymać tylko załącznik, którym merytorycznie będzie się zajmowała, czy też każda komórka otrzyma identyczną (całą) przesyłkę i rozpatrzy tylko ten załącznik, który jej dotyczy?
Czy w przypadku rozdzielenia takiej przesyłki doszłoby do naruszenia "naturalności" dokumentu elektronicznego?
Danuta J. Samek:
Dzień dobry, czy rzeczowość tych pism jest identyczna? Jakieś szczegóły...
inka:
Jeśli obowiązuje w instytucji IK z 2011 r. to polecam par. 25
"25. 1. Jeżeli przesyłka dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych lub prowadzących sprawy i zostały one wskazane w dekretacji, wskazuje się komórkę organizacyjną lub prowadzącego sprawę, do którego należy ostateczne załatwienie sprawy. Wyznaczona komórka organizacyjna lub prowadzący sprawę stanowi wtedy komórkę merytoryczną.
2. Jeżeli przesyłka dotyczy kilku spraw, wskazuje się komórki merytoryczne właściwe do załatw do załatwienia poszczególnych spraw."
W moim urzędzie, w takiej sytuacji pismo w wersji papierowej jest po dekretacji wskazującej kilka komórek do załatwienia sprawy kserowane, oryginał dostaje pierwszy wymieniony wydział. A w wersji elektronicznej, mamy elektroniczny system obiegu dokumentacji wspierający system papierowy, pismo jest w całości kopiowane i komórki załatwiają sprawy w swoim zakresie.
Danuta J. Samek:
Do INKI: To znaczy w wersji papierowej otrzymujemy tyle egzemplarzy sprawy, ile komórek jest w nią zaangażowanych?
inka:
--- Cytat: Danuta J. Samek w Wrzesień 30, 2021, ---Do INKI: To znaczy w wersji papierowej otrzymujemy tyle egzemplarzy sprawy, ile komórek jest w nią zaangażowanych?
--- Koniec cytatu ---
Tak
Nawigacja
[#] Następna strona
Idź do wersji pełnej