Autor Wątek: Opis teczki na akta osobowe - jakie dane na teczce??  (Przeczytany 190 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Aleksandra

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 9
cześć,
z informacji przekazanych mi kiedyś na szkoleniu wynika, że teczki akt osobowych przekazywane do archiwum zakładowego powinny oprócz standardowych elementów zawierać takie dane jak - imię i nazwisko pracownika, data urodzenia, imię ojca, daty zatrudnienia. Mam pytanie - z czego to wynika? nie mogę tych wymogów znaleźć w żadnych przepisach? mam tylko zarządzenie nr 16 NDAP z 2014 r. ale tam jest mowa o elementach ewidencji akt osobowych, a elementy opisu samej teczki? bardzo proszę o pomoc.

Offline Danuta J. Samek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 155
  • Kierownik Biura Zarządzania Dokumentacją
Odp: Opis teczki na akta osobowe - jakie dane na teczce??
« Odpowiedź #1 dnia: Wrzesień 14, 2021, »
Dzień dobry, można do tego podejść zdroworozsądkowo. Teczka może przecież zawierać akta kilku osób. U mnie w urzędzie preferowałabym opis: pieczątka komórki, z lewej numer jrwa, z prawej kat. BE50,
poniżej tytuł AKTA OSOBOWE OSÓB ZATRUDNIONYCH i dodatkowa informacja w nawiasie (wykaz alfabetyczny), i poniżej np. A-D. Pozdrawiam.
Pozdrawiam
Danuta J. Samek
Starostwo Powiatowe w Piasecznie

Offline inka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 116
  • Płeć: Kobieta
Odp: Opis teczki na akta osobowe - jakie dane na teczce??
« Odpowiedź #2 dnia: Wrzesień 14, 2021, »
Teczka akt osobowych zawsze zawiera dane jednej osoby zatrudnionej. Akurat tez porządkuje akta osobowe dla AP. Korzystam z kopert i tam jest gotowy opis zawierający: sygnaturę archiwalną, kategorię archiwalną, nazwę zakładu pracy, tytuł: akta osobowe, miejsce na nazwisko i imię, NIP, Pesel (ale tych dwóch ostatnich nie uzupełniam), data urodzenia, okres zatrudnienia od-do. Od siebie dodaję daty skrajne dokumentów zawartych w teczce. Nie otrzymałam wytycznych jaki powinien być opis teczki, ale moim zdaniem wystarczy trzymać się par. 62 IK z 2011 r. Data związana z zakończeniem zatrudnienia jest potrzebna do obliczenia okresu przechowywania, więc też powinna być ujęta w tytule.
 
Będzie dobrze, ale nie dzisiaj.

Offline inka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 116
  • Płeć: Kobieta
Odp: Opis teczki na akta osobowe - jakie dane na teczce??
« Odpowiedź #3 dnia: Wrzesień 14, 2021, »
Dodam tylko jeszcze, iż akta do przekazania przygotowuję od dłuższego czasu, przed wejściem zmian dot. prowadzenia akt osobowych od 2019 r. i przed wejściem w życie RODO.
A przyjmując aktualnie akta osobowe od kadr ustaliłam, że spis zd-od i opis teczki w dotychczasowej formie jest zbyt szczegółowy i zawiera dane wrażliwe. A tak naprawdę wystarczy imię i nazwisko osoby zatrudnionej, zakład pracy i okres zatrudnienia do identyfikacji teczki.
Będzie dobrze, ale nie dzisiaj.

Offline Aleksandra Czajkowska

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 34
Odp: Opis teczki na akta osobowe - jakie dane na teczce??
« Odpowiedź #4 dnia: Wrzesień 14, 2021, »
W mojej firmie tytuł teczki to informacja że akta osobowe, imię i nazwisko zatrudnionego i okres zatrudnienia
taki opis uzgodniłam z moim  Archiwum Państwowym
I koniecznie dla każdego pracownika oddzielna teczka akt osobowych

Offline Aleksandra

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 9
Odp: Opis teczki na akta osobowe - jakie dane na teczce??
« Odpowiedź #5 dnia: Wrzesień 17, 2021, »
Dziękuję za odpowiedzi  :) oczywiście spis zdawczo-odbiorczy jest osobny dla akt osobowych, prawda? mówię o przekazaniu akt z kadr do AZ. Oddają spis dla kat. A, spis dla kat.B i osobny dla akt osobowych?

Offline inka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 116
  • Płeć: Kobieta
Odp: Opis teczki na akta osobowe - jakie dane na teczce??
« Odpowiedź #6 dnia: Wrzesień 17, 2021, »
Tak było, bo spis akt osobowych był bardziej rozbudowany. Teraz jak ustaliliśmy wystarczy imię i nazwisko zatrudnionego, ale nadal utrzymałabym przyjmowanie akt osobowych na osobnym spisie, gdyż teczki akt osobowych trzymam na osobnym regale i tworzą jakby odrębny zbiór, dla którego prowadzę również dodatkową ewidencję, oprócz sygnatury archiwalnej wynikającej ze spisu zdawczo-odbiorczego.
Będzie dobrze, ale nie dzisiaj.