Jakie hasło klasyfikacyjne - kontrola zarządcza

[archiwumUM]

No właśnie. Przeglądam teczki, które otrzymała stażystka do uporządkowania. Nie ma w nich spisów spraw. I dlatego takie wątpliwości. Czyli najlepiej byłoby ułożyć w ramach teczek osobno sprawozdania, osobno określenie celów, osobno informacja o stanie kontroli itp.? Niezależnie od jakich podmiotów pochodzą i chronologicznie w każdym roku według wpływu? A na karcie opisu uszczegółowić? Takiej dokumentacji nie ma dużo, więc chyba trzeba będzie połączyć po kilka lat w jednej teczce

[archiwumUM]

Czyli, wracając do tematu, jeśli nie mamy założonych spraw, to możemy ułożyć dokumentację narastająco według daty wpływu? Niezależnie od tego, że część z dokumentów będzie dotyczyła roku poprzedniego (np. sprawozdania z kontroli), część z bieżącego, a także część na rok kolejny (np. plany kontroli)?

[inka]

A teraz jeszcze wracam do wątku. Chodzi o to, jak ułożyć taką dokumentację w teczkach? Mamy np. cele do realizacji, arkusze samooceny, sprawozdania z realizacji. I teraz dla przykładu: określenie celów do realizacji jest dostarczane pod koniec jednego roku kalendarzowego (np. 2016) , potem w kolejnym roku są arkusze samooceny (np. 2017), a w kolejnym roku dostarczane sprawozdania z realizacji (np. 2018). Ale całość dokumentacji ma w tytule, że dotyczy danego roku (powiedzmy, że w naszym przykładzie 2017). Czy układać taką dokumentację rocznikowo, wg dat, ale nie patrząc na rok kalendarzowy, którego dotyczy? I wtedy mamy w tomie np. sprawozdania za 2017, arkusze za 2018, a określenie celów na 2019. Czy też stworzyć tomy dotyczące kontroli zarządczej za dany rok, ale wtedy pisma w nim złożone będą miały zakres 3 lat?

Ta wypowiedź sugeruje, że tak prowadzą u Was referenci? Trzymałabym się układu nadanego w komórce. Moim zdaniem archiwista nie powinien przekładać dokumentacji, jeśli nie będąc osobą prowadzącą sprawę można się w niej zorientować, a z kolejnych pism wynika konkretna całość. Widocznie w praktyce taki układ najlepiej funkcjonował.

[archiwumUM]

No właśnie osoba odpowiedzialna w komórce dała dokumentację do uporządkowania stażystce. A ja jako koordynator próbuję jakoś to rozgryźć i zadziałać. Dlatego tak ciągnę ten temat tutaj na forum. Jaki układ byłby najlepszy? Wiem, że niektórzy rozdzielają poszczególne dokumenty, czyli osobno sprawozdania, osobno arkusze oceny itp.? Czy też właśnie według układu kontroli za dany rok, czyli zakres teczki obejmowałby dokumentację z 3 lat (określenie celów z jednego roku, arkusze ocen z kolejnego i sprawozdania z następnego roku)?

[inka]

Jeśli stażystka odtworzyła tak jak było, to bym to zostawiła. Szkoda pracy tylu osób. Jeśli nie było spraw, a dokumenty ułożono tak, aby dotyczyły jednego roku, jest to też czytelne. Trzeba tylko zadbać o dobry opis teczki, np. "Kontrola zarządcza za rok 2017 (arkusze oceny, sprawozdania). daty skrajne 2016-2018".