Jakie hasło klasyfikacyjne - kontrola zarządcza

[inka]

Witam, mam pytanie jak w temacie. Jakie hasło z JRWA dla gmin stosujecie na kontrolę zarządczą?

[EwelinaP]

Dość niedawno był taki temat. Proszę poszukać.

[Danuta J. Samek]

Dzień dobry, czy Gminy mają swoje (odgórne) przepisy kancelaryjno-archiwalne? MAJĄ. Proszę sobie wyszukać w Internecie Instrukcję kancelaryjną dla gmin/ JRWA dla gmin i sprawdzić, jaki numer i jaką kategorię w wykazie przewidziano dla kontroli zarządczej. Pozdrawiam

[inka]

EwelinaP dziękuje już znalazłam.
Pani Danutko jakby był oczywisty i pasujący symbol z wykazu to na pewno bym nie pytała na forum, ale oczywiście dziękuję za odpowiedź. 

[Danuta J. Samek]

EwelinaP dziękuje już znalazłam.
Pani Danutko jakby był oczywisty i pasujący symbol z wykazu to na pewno bym nie pytała na forum, ale oczywiście dziękuję za odpowiedź. 

Pani Ewelinko - to pracownik merytoryczny (wytwórca tego dokumentu) powinien pani wskazać prawidłowy numer JRWA. A jak nie pracownik, to jego przełożony. I to nie jest uwaga na marginesie, bo archiwista weryfikuje znak nieprawidłowy, i nie przyjmuje akt do archiwum, póki błąd nie zostanie skorygowany. Pozdrawiam   

[Dory]

EwelinaP dziękuje już znalazłam.
Pani Danutko jakby był oczywisty i pasujący symbol z wykazu to na pewno bym nie pytała na forum, ale oczywiście dziękuję za odpowiedź. 

Pani Ewelinko - to pracownik merytoryczny (wytwórca tego dokumentu) powinien pani wskazać prawidłowy numer JRWA. A jak nie pracownik, to jego przełożony. I to nie jest uwaga na marginesie, bo archiwista weryfikuje znak nieprawidłowy, i nie przyjmuje akt do archiwum, póki błąd nie zostanie skorygowany. Pozdrawiam   

To zalezy, czy chodzi o porzadkowanie tzw. dawnych akt lub nieuporzadkowanego zasobu archiwum, czy o znakowanie biezacych spraw. Prosze pamietac, ze archiwisci czesto gesto sa tez koordynatorami czynnosci kancelaryjnych. Juz byla o tym mowa, w ktoryms watku. Prosze zatem z marszu nie potepiac tych, ktorzy pytaja o takie rzeczy. Znowu z Pani odpowiedzi przebija wyzszosc nad innymi.

[Danuta J. Samek]

Dzień dobry, to żadna wyższość. To elementarna wiedza i praktyka pracy. PS Czy może pani używać polskich znaków diakrytycznych? Archiwiści są zazwyczaj ludźmi kultury druku. Jeśli lubi pani pisać "o biezacych klopotach", to ja pozwolę sobie już nie reagować na pani anonse. "Juz byla o tym mowa, w ktoryms watku".  Pozdrawiam.

[inka]

EwelinaP dziękuje już znalazłam.
Pani Danutko jakby był oczywisty i pasujący symbol z wykazu to na pewno bym nie pytała na forum, ale oczywiście dziękuję za odpowiedź. 

Pani Ewelinko - to pracownik merytoryczny (wytwórca tego dokumentu) powinien pani wskazać prawidłowy numer JRWA. A jak nie pracownik, to jego przełożony. I to nie jest uwaga na marginesie, bo archiwista weryfikuje znak nieprawidłowy, i nie przyjmuje akt do archiwum, póki błąd nie zostanie skorygowany. Pozdrawiam   

Dzień dobry wszystkim, nie spodziewałam się że takie pytanie może wywołać tyle emocji, myślę że lepiej skierować rozmowę na merytoryczne tory.  Może wyjaśnię sytuację. Pracownik merytoryczny wskazał dla kontroli zarządczej hasło 015 -Usprawnianie organizacji urzędów, wdrażanie nowoczesnych metod zarządzania - kat. A, gdyż nazwa kontrola zarządcza jest myląca, i nie należy jej mylić z kontrolą. Po sprawdzeniu terminologii zgadzam się z moim pracownikiem, ale chciałam się upewnić, zorientować jak to jest rozwiązane w innych urzędach.

[inka]

To zalezy, czy chodzi o porzadkowanie tzw. dawnych akt lub nieuporzadkowanego zasobu archiwum, czy o znakowanie biezacych spraw. Prosze pamietac, ze archiwisci czesto gesto sa tez koordynatorami czynnosci kancelaryjnych. Juz byla o tym mowa, w ktoryms watku. Prosze zatem z marszu nie potepiac tych, ktorzy pytaja o takie rzeczy. Znowu z Pani odpowiedzi przebija wyzszosc nad innymi.

Sytuacja wyszła przy zdawaniu akt do archiwum. Prowadzący aktualnie sprawę też miał wątpliwości co do klasyfikacji, gdyż poprzednik zajmujący się tym tematem używał symbolu 170 - Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu nadzoru, kontroli, audytu, szacowania ryzyka dla realizacji zadań - kat. A, nie oddaje ono jednak istoty sprawy. W wykazie dla gmin nie ma po prostu hasła, które wprost można przyporządkować do kontroli zarządczej, stąd powtarzam, chciałam wiedzieć jak to jest rozwiązane u innych

[Dory]

Dzień dobry, to żadna wyższość. To elementarna wiedza i praktyka pracy. PS Czy może pani używać polskich znaków diakrytycznych? Archiwiści są zazwyczaj ludźmi kultury druku. Jeśli lubi pani pisać "o biezacych klopotach", to ja pozwolę sobie już nie reagować na pani anonse. "Juz byla o tym mowa, w ktoryms watku".  Pozdrawiam.

Niech Pani sobie wyobrazi, że czasem odpisuje się Z TELEFONU, nie z komputera. Póki co nie mam ustawionych znaków diakrytycznych. Czasami w postach przepraszam za brak znaków diakrytycznych, ponieważ właśnie piszę z telefonu - tym razem tego nie zrobiłam i widocznie świat się zawalił. Jest Pani bardzo agresywna, współczuję takiego nastawienia.

[archiwumUM]

Witam, włączę się do dyskusji. Kilka tygodni temu poruszałem właśnie temat kontroli zarządczej. I wtedy po dyskusji tutaj wybraliśmy hasło 1712 "Kontrole wewnętrzne w podmiocie" jak odpowiednie do tej dokumentacji. Ale teraz widzę, że również jest inna propozycja hasła. To dyskutujmy merytorycznie. Jestem koordynatorem i też mam kłopot z tą dokumentacją. I co tu teraz zrobić? :-)

[inka]

Jak stanowi definicja zawarta w art. 68 ustawy o finansach publicznych, kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

Zobacz więcej: https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-kontrola-zarzadcza-i-audyt-warto-wiedziec


Wśród dokumentacji z kontroli zarządczej są oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni oraz arkusze identyfikacji, oceny oraz określenia metody przeciwdziałania ryzyku, które składają wydziały i jednostki gminy, są tez sprawozdania i analizy tych dokumentów. Wszystko ma służyć optymalizacji wykonywanych zadań, usprawnianiu organizacji. Dlatego hasło 015 wydaje się być dobrze dobrane. A hasło 1712 dotyczy kontroli wewnętrznych, a kontrola zarządcza obejmuje też jednostki gminy.

[archiwumUM]

No i bardzo dziękuję!!! Dobrze, że można tu merytorycznie podyskutować :-)

[archiwumUM]

A teraz jeszcze wracam do wątku. Chodzi o to, jak ułożyć taką dokumentację w teczkach? Mamy np. cele do realizacji, arkusze samooceny, sprawozdania z realizacji. I teraz dla przykładu: określenie celów do realizacji jest dostarczane pod koniec jednego roku kalendarzowego (np. 2016) , potem w kolejnym roku są arkusze samooceny (np. 2017), a w kolejnym roku dostarczane sprawozdania z realizacji (np. 2018). Ale całość dokumentacji ma w tytule, że dotyczy danego roku (powiedzmy, że w naszym przykładzie 2017). Czy układać taką dokumentację rocznikowo, wg dat, ale nie patrząc na rok kalendarzowy, którego dotyczy? I wtedy mamy w tomie np. sprawozdania za 2017, arkusze za 2018, a określenie celów na 2019. Czy też stworzyć tomy dotyczące kontroli zarządczej za dany rok, ale wtedy pisma w nim złożone będą miały zakres 3 lat?

[inka]

W dokumentacji, którą przyjmowałam były założone sprawy, więc trzymałam się spraw.  Np oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za rok 2015,  trafiały do teczki w 2016 r., gdyż wtedy osoba tym się zajmująca założyła sprawę. W 2016 r. znalazło się też sprawozdanie z funkcjonowania kontroli zarządczej w roku 2015, oraz arkusz identyfikacji, oceny oraz określenia metody przeciwdziałania ryzyku na rok następny. I taki układ wydaje mi się najbardziej czytelny.

Gdybym nie miała spraw, układając dokumentację trzymałabym się tego czego dotyczą i daty wytworzenia dokumentu  (m.in. oświadczenia za dany rok razem, arkusze za dany rok razem plus chronologia w ich obrębie), a w tytule teczki uszczegółowić jakich lat dotyczą.
Zależy też jak dużo jest dokumentacji, jeśli np. z samych sprawozdań za dany rok można utworzyć tom, to bym tak  zrobiła i wtedy w tytule teczki uszczegółowić "kontrola zarządcza sprawozdania za rok 2018" a w datach skrajnych teczki rok wytworzenia dokumentów czyli 2019.
Jeśli dokumentacji jest niewiele to zgodnie z IK z 2011 r. par. 53, ust. 4 dopuszcza się prowadzenie teczek przez kilka lat.