Autor Wątek: dokumentacja ESP  (Przeczytany 856 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Kinia

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 98
dokumentacja ESP
« dnia: Lipiec 06, 2021, »
Czy dokumenty otrzymane na skrzynkę podawczą ESP archiwizujecie? Jak tak to jak się nazywa hasło w jrwa?

Offline Dory

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 383
Odp: dokumentacja ESP
« Odpowiedź #1 dnia: Lipiec 06, 2021, »
Dokumenty otrzymane na ESP, w zależności od tematyki, której dotyczą, klasyfikuje się równie według JRWA. Tematów, zakresu rzeczowego może być bardzo dużo. Nie ma czegoś takiego w JRWA jak "dokumentacja ESP" czy coś w tym rodzaju.

Offline EwelinaP

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 392
  • Płeć: Kobieta
Odp: dokumentacja ESP
« Odpowiedź #2 dnia: Lipiec 08, 2021, »
Dokumentację archiwizujemy ze względu na jej treść, a nie ze względu na sposób przekazywania. Każdy dokument przesłany na ESP jest włączany do akt sprawy.
Chyba, że chodzi o jakieś rejestry, to wtedy 1610 - urządzenia do monitorowania obiegu dokumentów i pism.

Offline krzysiekp

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 487
Odp: dokumentacja ESP
« Odpowiedź #3 dnia: Lipiec 10, 2021, »
Ewelina, w jakiej postaci dokument z ESP jest u Ciebie włączany do sprawy. Czy masz na myśli sprawy prowadzone w EZD czy w systemie tradycyjnym?

Offline EwelinaP

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 392
  • Płeć: Kobieta
Odp: dokumentacja ESP
« Odpowiedź #4 dnia: Lipiec 28, 2021, »
W 2011 r. przyjęliśmy system tradycyjny. Nie mamy wyjątków. W związku z tym wszystkie dokumenty, które przychodzą na ESP są drukowane i włączane do akt sprawy w postaci papierowej. Oczywiście na wydrukowany dokument nanosimy odpowiednią pieczątkę dot. weryfikacji podpisu elektronicznego itd.

Offline archiwumUM

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 164
Odp: dokumentacja ESP
« Odpowiedź #5 dnia: Lipiec 28, 2021, »
No i u mnie również tak jest. Dokumenty wydrukowane z ESP są dekretowane na poszczególne komórki wg merytorycznej właściwości. I wtedy w komórce nadają odpowiedni symbol i hasło klasyfikacyjne.

Offline EwelinaP

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 392
  • Płeć: Kobieta
Odp: dokumentacja ESP
« Odpowiedź #6 dnia: Lipiec 29, 2021, »
Dodam jeszcze, że UPO stanowi integralną część wydrukowanego dokumentu oraz, co za tym idzie, akt sprawy.

Offline archiwumUM

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 164
Odp: dokumentacja ESP
« Odpowiedź #7 dnia: Lipiec 29, 2021, »
No oczywiście, że UPO należy wydrukować i podpisać czytelnie z datą. Ale to jest opisane dokładnie w instrukcji (przynajmniej w tej dla JST z 2011). Poza tym np. ja sobie zrobiłem pieczątkę z tą formułką dotyczącą sprawdzenia podpisu elektronicznego (zawsze łatwiej) :-)

Offline EwelinaP

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 392
  • Płeć: Kobieta
Odp: dokumentacja ESP
« Odpowiedź #8 dnia: Lipiec 29, 2021, »
Pieczątka - dobra rzecz. Także taką mamy.