Autor Wątek: Porządkowanie kategorii A - koperty od pism przychodzących oraz zwrotki  (Przeczytany 1426 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Nadya

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 17
  • Płeć: Kobieta
Witam,
mam pytanie odnośnie porządkowania materiałów archiwalnych a mianowicie kopert dołączonych do pism oraz zwrotek. Jakiś czas temu u siebie w zakładzie słyszałam, że mają być jako załączniki, a od niedawna, że w ogóle nie archiwizujemy kopert tylko je wywalamy. Czy ktoś może miał podobny problem ?

Offline Dory

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 383
Co mówi wasza instrukcja kancelaryjna? W mojej pracy koperty - a zwrotki obowiązkowo - są przechowywane w dokumentacji sprawy. I decyzja, czy usunąć koperty, czy je zachować i tak przekazać do archiwum, należy do pracownika merytorycznego - na pewno Ty o tym nie decydujesz.
Co innego, jeśli masz dokumentację "bezpańską" ;D - jakąś starą, którą trzeba uporządkować, bo oczywiście, znając życie, biedny archiwista ma to zrobić. Nie masz się na czym oprzeć, tak naprawdę - ja bym zostawiła zarówno koperty, jak i zwrotki - skoro ktoś tak to prowadził.

Offline Nadya

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 17
  • Płeć: Kobieta
Właśnie za dużo nie mówi, wiem, że wcześniej były odłączane od dokumentów i na spisie spraw nie numerowane tylko pisane na końcu jako załączniki. Przeglądam teraz poprawność uporządkowania przez inną komórkę i ktoś włożył koperty między dokumenty i ponumerował jako kolejny dokument tak że np pismo ma nr 1 potem koperta 2 potem np kolejne pismo to strona nr 3 itd. I stąd mój kolejny problem bo poprzedni archiwista mówił WSZYSTKIE KOPERTY NA KONIEC JAKO ZAŁĄCZNIK NR 1, kolejna jako 2 itd. A ostatnio przy okazji wyjaśnień powiedziała pracownikowi JUŻ NIE TRZEBA ARCHIWIZOWAĆ KOPERT. No i się zastanawiam czy wyszedł jakiś przepis nowy czy o co chodzi ???? ale jeśli to zależy od naszych uregulowań to już się przestaję stresować :)

Offline Dory

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 383
W mojej pracy koperty są przy pismach, w których zostały przysłane - czyli numeracja taka, jaką podałaś. Jaki sens ma wkładanie wszystkich kopert na koniec? Pierwsze słyszę.
Ech, poprzednicy archiwistów i ich przyzwyczajenia, nie zawsze zgodne z przepisami, a czasem zupełnie wydumane.. Gdybym miała się stosować się do praktyki mojego poprzednika, bałagan byłby w archiwum jeszcze długo.
Skoro poprzednik tak twierdzi, niech poda podstawę prawną, konkretny przepis.

Offline sirsilis

  • archiwa_2.5
  • st. kustosz(ka)
  • *
  • Wiadomości: 998
  • Płeć: Mężczyzna
Koperty powinno się archiwizować, koperty na koniec??? to jakiś bezsens

Offline KasiaKatarzyna

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 83
  • Płeć: Kobieta
Na kursie kancelaryjnym i to nie tak dawno, a w zeszłym roku, było powiedziane, że zwrotki należny archiwizować ponieważ mogą być one ważne dla danej sprawy. Przykładowo sprawa możne dotyczyć np jakiegoś podziału, strona otrzymała pismo ale może upierać się że nie otrzymała tego pisma, które było kluczowe i zaważyło na całej decyzji. Mając zwrotne potwierdzenie otrzymania pisma sprawa jest rozwiązana. A co do kopert są one archiwizowane jeśli są ważne dla sprawy, ta ocena przydatności należy do pracownika, który zajmuje się daną sprawą. Zwrotki i koperty są numerowane wraz ze sprawą a nie na końcu całej teczki dodawane jako załączniki.