Autor Wątek: Numeracja spisów zdawczo-odbiorczych  (Przeczytany 812 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Etkeju

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 1
Numeracja spisów zdawczo-odbiorczych
« dnia: Kwiecień 19, 2021, »
Witam. Od niedawna pracuję na stanowisku archiwisty i przyznam, że jest to dla mnie nowe zagadnienie. Odbyłam kurs i niestety wiedza którą zdobyłam nie pokrywa się ze stanem archiwum w którym mam okazję pracować. Próbuję wyprowadzić spisy zdawczo odbiorcze na dobrą drogę, ale nasuwa mi się pytanie:

1. W mojej jednostce ktoś kiedyś nadał każdej komórce nr spisu zdawczo odbiorczego np.
Dyrektor - 1
Kadry - 2
Księgowość - 3 .
Poprzedni archiwista aktualizował przy kazdym przekazaniu akt spisy zdawczo odbiorcze, a efekt jest taki że każda komórka ma przydzielony taki numer spisu "dożywotnio" a w każdym roku spis jest aktualizowany (dochodzą nowe pozycje, odchodzą inne poprzez brakowanie)
Czy taka praktyka jest poprawna ?
Może słusznym jest, że jeżeli komórka np. Kadry przekażą do AZ dokumentację na spisie zdawczo odbiorczym to spis powinien otrzymać nr 4 i tak kolejno, a numery spisów na wykazie będą rosły, a kilka komórek w jednostce będzie się przepratać na wykazie spisów zdawczo odbiorczych ?

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 275
Odp: Numeracja spisów zdawczo-odbiorczych
« Odpowiedź #1 dnia: Kwiecień 19, 2021, »
ło matko z ojcem - o takim sposobie numeracji spisów to ja jeszcze nie słyszałem ???
Oczywiście, iż nie jest to poprawna praktyka, a jeśli tak Wam nakazuje instrukcja kancelaryjna/archiwalna lub jakikolwiek inny normatyw ... no bardzo wątpie aby taki w ogóle istniał, żadne AP by się na taki nie zgodziło.

Każdy spis zd-odb otrzymuje kolejny numer wynikający z numeracji z wykazu spisów zd-odb - numerację prowadzimy sposobem ciągłym, bez podziału na lata kalendarzowe. Spowoduje to oczywiście, iż komórki organizacyjne będą się na takowym wykazie przeplatać, to jest normalne i prawidłowe.

Np. Kadry przekazują spis  styczniu - numer 4 z wykazu
w lutym Kadry sobie przypomną, że mają coś jeszcze do przekazania - numer 5 z wykazu
w marcu księgowość - numer 6 z wykazu

itd.

Offline Dory

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 383
Odp: Numeracja spisów zdawczo-odbiorczych
« Odpowiedź #2 dnia: Kwiecień 20, 2021, »
Chryste Panie, nie no, ludzka wyobraźnia nie zna granic :o :(
Też nie słyszałam o takim kuriozum. Z czego wynika takie postępowanie? Nie mam zielonego pojęcia.
Metricis ma rację co do numeracji spisów.

Offline KarolaAZ

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 41
Odp: Numeracja spisów zdawczo-odbiorczych
« Odpowiedź #3 dnia: Kwiecień 21, 2021, »
U mnie była stosowana taka praktyka, ale w 2016 roku zostało to zmienione.
Widzę że mój poprzednik pisał pismo do AP, że będzie zmiana numeracji.

Ale najlepiej skontaktować się z AP i ustalić jak oni to widzą. Dziwi mnie jak przechodziły kontrole (?) :o