Porządki w AZ, pytania dot. spisów z/o, pieczęci, podwójne spisy, braki

[Nadya]

Witam,
od 3 lat pracuję w archiwum zakładowym w PUP, od 3 miesięcy jako archiwista. W zeszłym roku mieliśmy montowane nowe regały, stąd wszystko praktycznie trzeba było przeorganizować. No i w tym roku podczas ponownej reorganizacji i porządkowania archiwum powychodziły różne "kwiatki". Stąd kilka moich pytań, może ktoś z Państwa miał podobne sytuacje, na pewno kilka powieli się z innymi wątkami. I jeszcze kilka, którymi zagięła mnie moja Pani Kierownik Dodam iż jestem po kursach I i II stopnia, robionych 2 lata temu.

1. Czy spisy zdawczo odbiorcze muszę być drukowane po jednej stronie czy mogą być drukowane dwustronnie (pytanie stąd, ponieważ zawsze poprzedni pracownik kazał drukować pojedyncze strony, każda na nowej kartce bez uzasadnienia, a dostałam wydruk obustronny z zapytaniem DLACZEGO TAK NIE MOŻE BYĆ i nie wiem, czy jest na to jakiś "przepis" czy to po prostu wymysł poprzedniego archiwisty).

2. Czy spisy zdawczo-odbiorcze przyjęte przez pracownika archiwum muszą być podpisane z pieczęcią czy wystarczy sam podpis archiwisty? (nie znalazłam odpowiedzi w aktach prawnych, a muszę na to pytanie odp. kierownikowi, dlaczego do tej pory zawsze musiało być z pieczęcią i skąd to wynika. Mam kilka zaległych niepodpisanych spisów, które muszę podpisać, jednak pieczęć mam dopiero od niedawna, a spisy z czasów kiedy jej nie posiadałam).

3. Czy w momencie kiedy przytrafiały mi się spisy z/o z podwójnymi numerkami, oraz numery puste, pominięte to czy dobrym pomysłem jest wykorzystać te puste miejsca aby zlikwidować podwójne spisy ?

4. Co w przypadku kiedy pracownicy oddają mi akta z lat wcześniejszych, które powinny być kwalifikowane według obowiązującego wtedy JRWA, natomiast nie było wtedy takich klas i dostałam je z nowo obowiązującym JRWA. Czy to jest dobrze? Czy może w miejscu znaku teczki nie powinni pisać żadnego symbolu? Np. Kontrole Zarządcze lata 2011 a pojawiły się one dopiero w nowym, kolejnym JRWA w późniejszych latach.

Z góry bardzo dziękuję za pomoc i ratunek, po prostu już mi pęka głowa

[Dory]

Ad. 1 - Upieranie się przy druku jednostronnym może wynikać z wygody (podkreślam - może) - łatwiej przeglądać poszczególne kartki. Ale że to ma być mus?? Pierwsze słyszę Niektóre dziwne przyzwyczajenia poprzedników wynikają z ich "wizji" pracy i nie ma zmiłuj. Drukuj dwustronnie - choćby ze względu na ochronę środowiska. Przecież chyba masz prawo wypracować własny, rozsądniejszy styl pracy?
Ad. 2 - To chyba wynika z praktyki urzędu - jeśli została Ci przypisana pieczątka służbowa, ewidencjonowana jak każda inna pieczątka, przyjmujesz spisy z pieczątką i własnym podpisem.
Eeee, przepraszam, dlaczego masz podpisywać spisy z okresu, kiedy nie prowadziłaś archiwum? Przecież to poświadczanie nieprawdy! W żadnym wypadku nie zgadzaj się na to.
Ad. 3 - Nie wiem , chyba można. Na marginesie - pogratulować poprzednikowi skrupulatności...
Ad. 4 - Ja robiłam tak, że miejsce na znak teczki pozostawało puste, natomiast kwalifikowałam (czyli kategoria) wg obowiązującego JRWA.

[Nadya]

Bardzo dziękuję za odpowiedź Fakt, trochę zamieszania mam ale poczytałam trochę forum i widziałam, że sporo osób ma problemy po swoich poprzednikach. Pozdrawiam i dziękuję
A co do pieczątki mam spisy leżące odłogiem za zeszły rok, pracowałam wtedy byłam po kursach ale jeszcze jako pomoc administracyjna. Dostałam polecenie podpisania ich ale powiedziałam, że ja wtedy nie miałam pieczątki i nie byłam archiwistą więc raczej nie mogę. To usłyszałam odpowiedź CZY TA PIECZĄTKA MUSI BYĆ I GDZIE TO JEST NAPISANE. PRZECIEŻ BYŁAŚ PO KURSACH MOŻESZ SIĘ TYLKO PODPISAĆ BEZ PIĘCZĄTKI. A za tym poszło właśnie pytanie czy gdzieś jest tak napisane, że musi być, bo poprzedni pracownik upierał się, że musi, bo to dokument a do tego materiał archiwalny i archiwista bez pieczątki nie może tego podpisać. Kontrargument mojej p. kierownik jest taki, że liczy się podpis a pieczątka imienna to tylko dla usprawnienia pracy.

[Dory]

Niezależnie od tego, czy masz pieczątkę czy nie, nie możesz podpisać się na spisie, której dokumentacji nie przyjęłaś do archiwum. Koniec, kropka. Dziwię się, że poprzednik nie podpisał się - nawet bez pieczątki. To co, nie przyjął do archiwum czy jak?
Wygląda na to, ze przełożony nie nadzorował pracy poprzednika czyli nie sprawdzał, czy postępuje zgodnie z przepisami, a teraz, z jakiegoś powodu, próbuje się zawrócić kijem Wisłę.
A Twojej przełożonej dziwię się, że próbuje wymusić na Tobie działanie niezgodne z prawem Powtarzam - W ŻADNYM WYPADKU NIE WYRAŻAJ ZGODY.
Mając pieczątkę, możesz podpisywać się na spisach, które będziesz przyjmować.
Przy okazji - temat pieczęci, podpisywania się z użyciem pieczęci czy nie powinien regulować odpowiedni normatyw - najczęściej regulamin organizacyjny. Sprawdź.
W mojej pracy jesteśmy w kilka osób w archiwum - przyjmujemy dokumentację, podpisujemy się czytelnie imieniem i nazwiskiem i tyle wystarczy. To naprawdę zależy od jednostki.

[Bolek]

Z tym podpisywaniem spisów wcześniejszych to można się jeszcze zastanowić.
Mogło być tak, że poprzednika nie było albo był na wylocie akta dano do archiwum ale nikt tego nie sprawdził i tak zostało.
Może się okazać, ze sprawdzisz sobie te akta ze spisem, wszystko jest w porządku to i oficjalnie przyjmujesz, podpisujesz z datą przyjęcia oficjalnie na ewidencję archiwum.
Drugie rozwiązanie to olanie tego na zasadzie nie będę odpowiadać za rzeczy, których nie przyjmowałem i nie sprawdzałem. Wówczas dla celów kontrolnych i dla siebie zrób jakieś notatki służbowe z zastanej sytuacji i np. dołącz do właściwych spisów.
Innym rozwiazaniem jest takze przeprowadzenie skontrum AZ i wóczas w protokołach wypisuje wszystkie braki itp informację.
Rozwiazań jest wiele byle moża było się wybronić w razie jakiś wątpliwości osób trzecich.