Witaj, przede wszystkim: głęboki wdech i wydech i tak z 10 razy
Archiwum to ciężki kawałek chleba, niestety niedoceniany i bagatelizowany. Najgorzej objąć stanowisko po poprzedniku, którego się nie poznało... Ale mówi się trudno.
1. Tak, przekazujesz do archiwum czyli tak naprawdę do swojego ogródka:) To, czy musiałbyś nawet przyjąć do archiwum, a później wybrakować po zezwoleniu AP, czy wybrakować z poziomu komórki zależy od AP - niestety prawie każde AP ma swoje zasady. Odezwij się do nich.
Dokumenty dokumentujące brakowanie możesz przekazać do archiwum najwcześniej po 2 latach, ale ja np. trzymałam mimo wszystko dłużej u siebie, w pokoju, bo tak się złożyło, że potrzebowałam tych akt.
2. Na razie raczej nie trzeba wyjmować tych zszywek, w ten sposób łatwiej je przechowywać. Możesz przechowywać w segregatorach lub teczkach bezkwasowych - to raczej bez znaczenia, byleby Ci było wygodnie.
No tak, poprzedni archiwista widać traktował je nienabożnie (nie użyłabym korektora tylko bym skreślała jakby co).
Co do spisów kat. A (tzw. 4 egzemplarze) - tu też zależy od AP. Zasadniczo po każdym przyjęciu kat. A do archiwum powinno się przesyłać ten egz. do właściwego AP. Znam instytucje, które załączają te 4. egzemplarze do sprawozdania rocznego. Ale nie łudź się - rzadko które AP domaga się tych spisów, niektóre nawet nie domagają się sprawozdania...
3. Możesz próbować coś ugrać w komórce merytorycznej, ale marne szanse raczej. Wygląda to na dokumentację, które nie widnieje w ewidencji. Zrobiłabym taki spis i zatytułowała "Dokumentacja znajdująca się w magazynie archiwum, nieujęta w ewidencji archiwum".
4. Uch, poważne przedsięwzięcie, ale jeśli 1 pomieszczenie będzie większe to dobrze. Koniecznie kat. A osobno i kat. B osobno, najlepiej też akta osobowe jeszcze w innym miejscu w tym pomieszczeniu. Możesz według komórek, czemu nie - tu nie ma jednego złotego środka.
Powodzenia, zaciśnij zęby i do dzieła! Będzie cholernie ciężko - wiem, co mówię - ale jeśli uda ci się wyjść na prostą, będziesz czuł satysfakcję.