Autor Wątek: Początki w archiwum zakładowym  (Przeczytany 679 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Grzegorz

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 5
  • Płeć: Mężczyzna
Początki w archiwum zakładowym
« dnia: Marzec 09, 2021, »
Dzień dobry,

bardzo przepraszam, jeśli będę powtarzał omawiane tematy. Drugi tydzień prowadzę archiwum zakładowe, zderzenie z rzeczywistością było mocne. Mojego poprzednika nie poznałem, zbieram teraz po nim różne sterty, bardziej lub mniej uporządkowane. Dlatego chciałbym prosić o rozjaśnienie kilku kwestii.

1. Przede wszystkim, może to pytanie niemądre, czy archiwista również przekazuje materiały do archiwum zakładowego? Mam np. dokumenty dotyczące wypożyczeń z archiwum zakładowego, które jest zakwalifikowana do kategorii B2. Przygotowujemy spis dokumentacji do brakowania i chciałbym wybrakować również odpowiednie roczniki tych wypożyczeń, ale chyba najpierw musiałbym uformować jednostki i przekazać je do archiwum? Tak samo z "Protokołami brakowania i spisami akt wybrakowanych" - czy to się oddaje do archiwum, czy istnieje jako środek ewidencyjny?

2. Problem mam też ze spisami zdawczo-odbiorczymi. Jak powinny być przechowywane? Wiem, w teorii wszystko pięknie, wiem, ile ma być egzemplarzy, jak je tworzyć itd. Nie wiem jednak jak fizycznie powinny być przechowywane. Teraz są w segregatorach (w jednym narastająco, w drugim wg wydziałów - wiem, że tak powinno być), ale są pospinane zszywkami, poprzedni archiwista zmaltretował kolumnę z miejscem w archiwum (przekreślał, używał korektora itp.). Uczono mnie, że to kategoria A, z nabożeństwem do tego, a wygląda to różnie. Czy przechowujecie je Państwo w teczkach? A może macie Państwo dodatkowe egzemplarze, z których korzystacie na co dzień? Co ze spisami z kat. A? Poprzednik nie prowadził osobnego segregatora na materiały archiwalne - czy należy taki założyć?

3. Kolejna wątpliwość to dokumenty (nawet materiały archiwalne!), które fizycznie znajdują się w archiwum, ale nie ma ich w żadnej ewidencji... Widziałem, że poprzednik robił spis zdawczo-odbiorczy i sam sobie przekazywał akta, a na dole dopisywał "Spis powstał w wyniku porządkowania archiwum zakładowego". Czy może lepiej dogadać się z kierownikiem wydziału, który wytworzył dokumenty i przygotować normalny spis zdawczo-odbiorczy?

4. Na koniec - moje najpoważniejsze zadanie - za kilka miesięcy przeprowadzka. Obecnie dokumenty są w trzech pomieszczeniach, będą w jednym. Jak je tam ułożyć? Czy najlepiej będzie osobno kategorię A i potem osobno wydziałami? Proszę o propozycje.

Będę bardzo wdzięczny za wskazówki.

Serdecznie pozdrawiam,
Grzegorz
Pozdrawiam,
Grzegorz

Offline Dory

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 277
Odp: Początki w archiwum zakładowym
« Odpowiedź #1 dnia: Marzec 09, 2021, »
Witaj, przede wszystkim: głęboki wdech i wydech i tak z 10 razy ;) Archiwum to ciężki kawałek chleba, niestety niedoceniany i bagatelizowany. Najgorzej objąć stanowisko po poprzedniku, którego się nie poznało... Ale mówi się trudno.
1. Tak, przekazujesz do archiwum czyli tak naprawdę do swojego ogródka:) To, czy musiałbyś nawet przyjąć do archiwum, a później wybrakować po zezwoleniu AP, czy wybrakować z poziomu komórki zależy od AP - niestety prawie każde AP ma swoje zasady. Odezwij się do nich.
Dokumenty dokumentujące brakowanie możesz przekazać do archiwum najwcześniej po 2 latach, ale ja np. trzymałam mimo wszystko dłużej u siebie, w pokoju, bo tak się złożyło, że potrzebowałam tych akt.
2. Na razie raczej nie trzeba wyjmować tych zszywek, w ten sposób łatwiej je przechowywać. Możesz przechowywać w segregatorach lub teczkach bezkwasowych - to raczej bez znaczenia, byleby Ci było wygodnie.
No tak, poprzedni archiwista widać traktował je nienabożnie (nie użyłabym korektora tylko bym skreślała jakby co).
Co do spisów kat. A (tzw. 4 egzemplarze) - tu też zależy od AP. Zasadniczo po każdym przyjęciu kat. A do archiwum powinno się przesyłać ten egz. do właściwego AP. Znam instytucje, które załączają te 4. egzemplarze do sprawozdania rocznego. Ale nie łudź się - rzadko które AP domaga się tych spisów, niektóre nawet nie domagają się sprawozdania... ???
3. Możesz próbować coś ugrać w komórce merytorycznej, ale marne szanse raczej. Wygląda to na dokumentację, które nie widnieje w ewidencji. Zrobiłabym taki spis i zatytułowała "Dokumentacja znajdująca się w magazynie archiwum, nieujęta w ewidencji archiwum".
4. Uch, poważne przedsięwzięcie, ale jeśli 1 pomieszczenie będzie większe to dobrze. Koniecznie kat. A osobno i kat. B osobno, najlepiej też akta osobowe jeszcze w innym miejscu w tym pomieszczeniu. Możesz według komórek, czemu nie - tu nie ma jednego złotego środka.
Powodzenia, zaciśnij zęby i do dzieła! Będzie cholernie ciężko - wiem, co mówię - ale jeśli uda ci się wyjść na prostą, będziesz czuł satysfakcję.

Offline Grzegorz

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 5
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Początki w archiwum zakładowym
« Odpowiedź #2 dnia: Marzec 09, 2021, »
Bardzo, ale to bardzo dziękuję za odpowiedź. Kilka kwestii jest już rozwiązanych :) jeśli chodzi o sprawozdanie to wiem, że muszę je napisać, ale jeszcze się tym nie przejmuję, zostało trochę czasu. Pierwszy temat to brakowanie, bo nie chcemy zabierać zbędnej dokumentacji.

Moje małe, codzienne sukcesy (jeśli można je tak poważnie nazwać) już przynoszą mi wiele radości. Wiem, że to jest to - więc mam nadzieję, że będzie dobrze :D

A te wdechy to chyba codziennie rano...

Pozdrawiam!
Pozdrawiam,
Grzegorz

Offline Dory

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 277
Odp: Początki w archiwum zakładowym
« Odpowiedź #3 dnia: Marzec 10, 2021, »
Dobrze, że jesteś pozytywnie nastawiony. W razie czego pytaj.

Offline Bolek

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 542
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Początki w archiwum zakładowym
« Odpowiedź #4 dnia: Marzec 18, 2021, »
[...]Co do spisów kat. A (tzw. 4 egzemplarze) - tu też zależy od AP. Zasadniczo po każdym przyjęciu kat. A do archiwum powinno się przesyłać ten egz. do właściwego AP. Znam instytucje, które załączają te 4. egzemplarze do sprawozdania rocznego. Ale nie łudź się - rzadko które AP domaga się tych spisów, niektóre nawet nie domagają się sprawozdania... ???
[...]
No tutaj te AP to robią strzelają sobie w stopę. Wiele lat temu spotkałem się nawet ze sprawą sądową w której AP domagało się od jednostki nadzorowanej materiałów archiwalnych a których ta jednostka nie chciała przekazać (albo nawet ich już nie miała). Sąd oddalił powództwo bo AP nie mogło przez ten brak spisów udowodnić, że jakieś akta zgodnie z ustawą im się należały. Ale to było wiele lat temu a teraz mogło by to inaczej wyglądać.

Offline Grzegorz

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 5
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Początki w archiwum zakładowym
« Odpowiedź #5 dnia: Marzec 25, 2021, »
Dobry wieczór,

początki w AZ, część II  ;D

Dzisiaj taka sytuacja: okazało się, że mam w AZ teczki, w których nie ma wszystkich spraw... Jeden z pracowników przyniósł mi brakujące sprawy (Wnioski o wydanie wypisów), które w praktyce w ogóle w AZ nie były, bo cały czas leżały w komórce (mimo że cały rocznik - i te sprawy też - były zdane w 2020 roku). Podobno taka praktyka, bo czekali, aż klienci odbiorą wypisy i nie mogli spraw oddać, ale "te sprawy były zakończone". I teraz dla mnie powstaje problem - bo uważam, że jednak te sprawy nie były zakończone. Mam teraz jednostkę, której daty skrajne to 2018 rok, a są na niej stemple z roku 2019, a nawet, o zgrozo, z 2021... (co dla mnie znaczy, że daty skrajne to jednak 2018-2021). Czy nie powinno być tak, że ten rocznik powinien być zdany dopiero w 2023 roku (w mojej IK jest, że dokumenty zdaje się po roku)? Pomóżcie!

Życzę miłego wieczoru i pozdrawiam!
Grzegorz
Pozdrawiam,
Grzegorz

Offline Dory

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 277
Odp: Początki w archiwum zakładowym
« Odpowiedź #6 dnia: Marzec 26, 2021, »
Ech, proza życia w archiwum.... Pół biedy, gdyby brakujące dokumenty można by tylko dołożyć, bez zmiany lat skrajnych. Wprawdzie nie miałam takiej sytuacji w pracy, ale wydaje mi się, że zdaje pozycje powinny zostać wycofane z zasobu archiwum na podstawie protokołu, w którym opisuje się okoliczności. Tym bardziej, że po pierwsze będą inne lata skrajne, a po drugie - i to jest ważniejsze - dokumentacji nie powinno się jeszcze zdawać, bo jest zbyt "świeża".

Offline Grzegorz

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 5
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Początki w archiwum zakładowym
« Odpowiedź #7 dnia: Marzec 28, 2021, »
Zaczynam się zastanawiać, czy to ze mną jest coś nie tak, czy to pracownicy urzędu nie są uświadomieni w kwestiach kancelaryjno-archiwalnych.
W mojej IK czytam: "teczki aktowe, w których przechowywana jest dokumentacja, przekazuje się do archiwum zakładowego po upływie pełnego roku, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw".

Dostałem robocze spisy z/o akt, które mają być przekazane w tym roku do AZ i co widzę - daty skrajne 2019-2020. No to jak ja mogę przyjąć coś takiego? No nie mogę, prawda? Skoro mam 2020 w datach skrajnych to liczę rok od 1 stycznia 2021 i od 1 stycznia 2022 mogę przejąć dokumenty.

Jeszcze jedna kwestia - czy spis z/o powinien wszczynać sprawę? Do pewnego momentu każdy spis u mnie miał swój numer sprawy. Od jakiegoś czasu nie ma numeru sprawy, jest tylko numer wynikający z wykazu spisów z/o i wydaje mi się to poprawne.

Pozdrawiam niedzielnie, szczególnie Panią Dory  ;D
« Ostatnia zmiana: Marzec 28, 2021, wysłana przez Grzegorz »
Pozdrawiam,
Grzegorz

Offline Czarny1986

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 61
Odp: Początki w archiwum zakładowym
« Odpowiedź #8 dnia: Marzec 29, 2021, »
Witam,

spisy zdawczo-odbiorcze nie tworzą sprawy. Otrzymują kolejne numery łamane przez rok. Na początku zbioru spisów należy założyć wykaz spisów zdawczo-odbiorczych.

pozdrawiam

Offline Dory

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 277
Odp: Początki w archiwum zakładowym
« Odpowiedź #9 dnia: Marzec 29, 2021, »
Witam,

spisy zdawczo-odbiorcze nie tworzą sprawy. Otrzymują kolejne numery łamane przez rok. Na początku zbioru spisów należy założyć wykaz spisów zdawczo-odbiorczych.

pozdrawiam
Czarny, numery spisów zd.-odb. nie są łamane przez rok. Spisy mają tylko numer, np. Spis zdawczo-odbiorczy nr 170 - nic więcej.

Offline Dory

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 277
Odp: Początki w archiwum zakładowym
« Odpowiedź #10 dnia: Marzec 29, 2021, »
Zaczynam się zastanawiać, czy to ze mną jest coś nie tak, czy to pracownicy urzędu nie są uświadomieni w kwestiach kancelaryjno-archiwalnych.
W mojej IK czytam: "teczki aktowe, w których przechowywana jest dokumentacja, przekazuje się do archiwum zakładowego po upływie pełnego roku, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw".

Dostałem robocze spisy z/o akt, które mają być przekazane w tym roku do AZ i co widzę - daty skrajne 2019-2020. No to jak ja mogę przyjąć coś takiego? No nie mogę, prawda? Skoro mam 2020 w datach skrajnych to liczę rok od 1 stycznia 2021 i od 1 stycznia 2022 mogę przejąć dokumenty.

Jeszcze jedna kwestia - czy spis z/o powinien wszczynać sprawę? Do pewnego momentu każdy spis u mnie miał swój numer sprawy. Od jakiegoś czasu nie ma numeru sprawy, jest tylko numer wynikający z wykazu spisów z/o i wydaje mi się to poprawne.

Pozdrawiam niedzielnie, szczególnie Panią Dory  ;D
Jaka ja tam pani? ;D Dzięki, nawzajem.

Offline Czarny1986

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 61
Odp: Początki w archiwum zakładowym
« Odpowiedź #11 dnia: Marzec 30, 2021, »
Witam,

spisy zdawczo-odbiorcze nie tworzą sprawy. Otrzymują kolejne numery łamane przez rok. Na początku zbioru spisów należy założyć wykaz spisów zdawczo-odbiorczych.

pozdrawiam
Czarny, numery spisów zd.-odb. nie są łamane przez rok. Spisy mają tylko numer, np. Spis zdawczo-odbiorczy nr 170 - nic więcej.

Rozumiem. Faktycznie nie mam takiego zapisu w przepisach. Postaram się wyeliminować ten zły nawyk :)

Offline Bolek

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 542
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Początki w archiwum zakładowym
« Odpowiedź #12 dnia: Marzec 30, 2021, »
Zaczynam się zastanawiać, czy to ze mną jest coś nie tak, czy to pracownicy urzędu nie są uświadomieni w kwestiach kancelaryjno-archiwalnych.
W mojej IK czytam: "teczki aktowe, w których przechowywana jest dokumentacja, przekazuje się do archiwum zakładowego po upływie pełnego roku, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw".

Dostałem robocze spisy z/o akt, które mają być przekazane w tym roku do AZ i co widzę - daty skrajne 2019-2020. No to jak ja mogę przyjąć coś takiego? No nie mogę, prawda? Skoro mam 2020 w datach skrajnych to liczę rok od 1 stycznia 2021 i od 1 stycznia 2022 mogę przejąć dokumenty. [...]
Powiem tak. Archiwista może przyjąć akta wcześniej do archiwum niż to wynika z zapisów instrukcji, ale musi mieć to swoje uzasadnienie. Aby nie okazało się, że w przekazanych teczkach są sprawy niezakończone i za chwilę ktoś będzie przynosić sprawy do dołączenia albo wypożyczać teczkę bo sprawę trzeba kontynuować. Co do tej daty 2019-2020, to może teczka była założona w 2019, sprawa zakończyła się w roku następnym ale przekazujący kierował się tą pierwszą datą. Czasami trzeba znaleźć złoty środek i np. przyjąć wcześniej bo za chwilę się okazuje, że nie ma kto tych akt przygotować i przekazać bo już nie pracuje, albo jest nieobecny z innych powodów.

Offline Grzegorz

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 5
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Początki w archiwum zakładowym
« Odpowiedź #13 dnia: Kwiecień 06, 2021, »
Bolku, piszesz, że wcześniejsze przejmowanie akt musi mieć swoje uzasadnienie - u mnie byłby to jedynie brak miejsca, ale wyglądałoby to tak, że pracownicy najchętniej oddawaliby mi akta rocznikami od razu w nowym roku (czyli w 2021 wszystkie sprawy z roku 2020). Tak robił mój poprzednik, ale okazało się, że wg poprzedniej IK było możliwe (dzięki zapisowi, który mówił, że dokumentację należy zdawać nie później niż w ciągu trzech lat).

Powstał kolejny problem - mam symbol z JRWA, pod którym rocznie rejestrowanych jest ponad 20 tysięcy spraw. Siłą rzeczy, nie wszystkie są zakończone w tym samym roku. Wcześniej odbywało się to tak jak opisywałem (dokładanie brakujących spraw). Teraz stwierdzono, że do AZ będą oddawane tylko sprawy ostatecznie zakończone, a niezakończone będą wydzielane przed przekazaniem i zostaną w komórce. Jak to ugryźć z formalnego punktu widzenia? Taka praktyka też podobno funkcjonuje...
Pozdrawiam,
Grzegorz

Offline Bolek

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 542
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Początki w archiwum zakładowym
« Odpowiedź #14 dnia: Dzisiaj o 12:51 pm »
Przede wszystkim kieruj się zapisami instrukcji kancelaryjnej. Mają akta leżeć rok w komórce to mają zwłaszcza, ze sprawy z grudnia będzie się pewnie kończyć w styczniu-lutym. Czyli wytworzone w 2020 mają ci oddawać w 2022 roku.
Mi osobiście nie raz zdarzyło oddać do AZ akta wcześniej. Wynikało to z różnych przyczyn. Ostatnio ponieważ odchodziłem z danego stanowiska wolałem poza sprawami z ostatniego roku, które przekazałem kierownikowi protokolarnie resztę uporządkowane oddać do AZ. Nie miałem zaufania (z doswiadczenia) co do moich ewentualnych następców, że oddadzą w terminie i w komplecie moje sprawy.
Jeśli twoja IK dopuszcza wyłączenie spraw niezakończonych i przekazanie ich później to znaczy, że można tak robić. Wówczas w tytule takich akt wymienia się nr spraw. A w spisie spraw akt zdanych wcześniej trzeba zamieścić odpowiednią informację.