Archiwista jest też koordynatorem czynności kancelaryjnych i ma obowiązek doradzać pracownikom i sprawować bieżący nadzór nad postępowaniem z dokumentacją. Nie może mówić, że teczki obchodzą go dopiero w momencie, kiedy trafią do archiwum, a wcześniej obywatelu radź sobie sam.
Przechodząc jednak do samego problemu, to polega on na nieznajomości przez pracowników podstawowych przepisów kancelaryjno-archiwalnych i zasad łączenia pism w sprawy. Oczywiście numerów spraw nie zmienimy. Wg mnie postępowanie, które rozpoczęło się w 2020 r. to nowa sprawa, pomimo tego, że dotyczy wcześniejszych decyzji. Każde kolejne pismo, wezwanie do uzupełnienia dokumentów itp. powinno być włączone do sprawy z 2020. Pracownik może oczywiście zdecydować o wyłączeniu grupy spraw (w myśl przepisów sprzed 2011 r. może założyć podteczkę), tylko czy w zaistniałej sytuacji było to konieczne? Z podanych znaków sprawy wynika, że nastąpiło właśnie wydzielenie podteczki, ale w jej obrębie nie są numerowane nowe sprawy, tylko pisma. Zrezygnowałabym z tego dodatkowego numeru i kolejne pisma oznaczone by były już jako BF.3120.1.2021. A co zatem z tą sprawą z 2020? W mojej opinii (nie wierzę, że to piszę) pewnie należałoby skserować dokumenty, tak by były w miejscu pierwotnym, ale i w tej nowej podteczce. To działania do podjęcia na bieżąco. Natomiast w perspektywie zrobiłabym szkolenia z praktycznego zastosowania instrukcji kancelaryjnej. Powtarzam pracownikom zawsze przy takich okazjach: fakt, że ktoś robił coś bardzo długo, a robił to źle, nie znaczy, że ma tak robić nadal. Stosowanie przepisów kancelaryjnych to proces wymagający ciągłego doskonalenia. Jak my chcemy myśleć o e-doręczeniach, e-administracji i usługach hybrydowych, jak urzędnicy nie potrafią prawidłowo łączyć pism w sprawy... Trzeba ogromnej pracy u podstaw, niestety.
