Dostałem zapytanie o wymagania dla systemu ezd. Z systemami EZD wiele wspólnego nie miałem. Przygotowałem coś takiego. Co jeszcze powinienem dodać, co jest źle.
1) zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;
2) zabezpiecza przed wprowadzaniem zmian w dokumentach spraw załatwionych;
3) zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu, z wyjątkiem udokumentowanych czynności dokonywanych w ramach ustalonych procedur usuwania dokumentów:
a) dla których upłynął okres przechowywania ustalony w wykazie akt,
b) mylnie zapisanych,
c) mogących stanowić zagrożenie dla prawidłowego funkcjonowania systemu,
d) których usunięcie wymagane jest na podstawie przepisu prawa, prawomocnego orzeczenia sądu lub ostatecznej decyzji organu administracji;
4) zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz ich wyszukiwanie;
5) umożliwia odczytanie metadanych dla każdego dokumentu;
6) identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane przez nich zmiany w dokumentach i - metadanych;
6) zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych użytkowników do dokumentów i metadanych;
7) umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym działa system;
zachowuje dokumenty i metadane w strukturze określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy, łącznie z możliwością prezentacji tej struktury a więc:
? zawiera logicznie powiązane z dokumentem usystematyzowane informacje opisujące ten dokument metadane:. Niezbędnymi metadanymi są:
a)dla każdego dokumentu:
- identyfikator
-twórca
-tytuł
-data
-format
-dostęp
-typ
b) jeżeli zostały przypisane do danego dokumentu w procesie tworzenia, przetwarzania :lub przechowywania:
-relacja
-odbiorca
-grupowanie
-kwalifikacja
-język
-opis
-uprawnienia
? umieszczenie w strukturze innych metadanych, nie może wpływać na zmianę wartości niezbędnych metadanych, ani utrudniać ich automatycznego wyodrebniania
? w przypadku gdy metadane odpowiadają elementom informacyjnym wymienionym w minimalnych wymaganiach dla rejestrów publicznych, ich wartości podaje się zgodnie z zasadami tam określonymi
? dokumenty elektroniczne przygotowane do przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej sporządza się w formacie XML
? dokumenty elektroniczne zapisuje się w strukturze umożliwiającej automatyczne wyodrębnienie dokumentu
9) zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw;
10 )wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów w akta spraw na podstawie wykazu akt;
11) wspomaga i dokumentuje proces brakowania dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną, w tym:
a) wyodrębnia automatycznie dokumenty przeznaczone do brakowania,
b) przygotowuje automatycznie spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia zawiera dla każdej pozycji spisu:
? liczbę porządkową:
? symbol klasy z wykazu akt:
? hasło klasyfikacyjne z wykazu akt:
? daty skrajne w obrębie pozycji:
? ewentualne uwagi:
Przy czym jeżeli brakowaniu podlega dokumentacja zawierająca informacje niejawne, do spisu załącza się wykaz dokumentów objętych spisem wraz z przypisanymi im numerami rejestracyjnymi.
12) wspomaga czynności związane z przygotowaniem dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich metadanych do przekazania do archiwum państwowego, w tym:
a) wyodrębnia automatycznie dokumenty przeznaczone do przekazania,
b) przygotowuje automatycznie spis zdawczo-odbiorczy w postaci dokumentu elektronicznego zawierającego dla każdej pozycji:
? liczbę porządkową:
? znak sprawy:
? hasło klasyfikacyjne z wykazu akt odpowiadające znakowi sprawy:
? tytuł sprawy:
? datę wszczęcia akt:
? datę zakończenia sprawy:
? liczbę dokumentów w sprawie:
c) eksportuje dokumenty i ich metadane:,
d) oznacza dokumenty przekazane do archiwum państwowego w sposób umożliwiający ich odróżnienie od dokumentów nieprzekazanych:;,
13) niezbędną cechą systemu EZD jest również wypełnianie funkcji archiwum zakładowego lub dla dokumentacji tworzonej w nim i gromadzonej.
14) przekazywanie dokumentacji archiwiście w postaci przejęcia nadzoru nad udostępnianiem, brakowaniem, uzupelnianiem metadanych z odnotowaniem daty przekazania. Przekazanie może następować automatycznie
15) umożliwia rejestrację przesyłek wływających i wychodzących, dekretacji i akceptacji pism
16) przyporządkowywania do właściwych spraw, wszelkich dokumentów elektronicznych (w tym odwzorowań cyfrowych) mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu zlatwienia i rozstrzygnaia spraw
17) powinien jednoznacznie wskazywać która komórka, jest komórka merytoryczną dla danej przesyłki wpływającej, czy zagadnienia
18) zapewnia możliwość udostępniania spraw przez komórkę merytoryczna współpracującą przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami, z określeniem jaka cześć dokumentacji stanowiwącej akta sprawy będzie udostępniona tym komórkom z mozliwością włączania dokumentacji bezpośrednio do akt sprawy
19) umożliwia przygotowanie raportów pokazujących zangażowanie innych komórek niż merytoryczne przy załatwianiu spraw w szczególności przez wykonywanie zestawień pism włączonych w akta sprawy przez inne komórki z podzialem na komórki z którymi dana komórka współpracowała jako komórka merytoryczna i niemerytoryczna
20) dokumentacja w postaci elektronicznej pozwala na odszukanie odpowiednika w postaci nieelektronicznej, jeżeli taka istniej,
21) pozwala na wygenerowanie spisu spraw zawierającego w odniesieniu do spisu
a) sprawy
-oznaczenie roku w którym sprawy zostały przyporządkowane do danej klasy z wykazu akt,
-datę utworzenia raportu, oznaczenie komórki organizacyjnej,
-symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,
-hasło klasyfikacyjne z wykazu akt
b) dane odnoszące się do każdej sprawy w spisie spraw, w tym co najmniej
-liczbę porządkową
-kolejny numer sprawy,
-tytuł sprawy (zwięzłe określenie treści)
- nazwę nadawcy
-znak nadany przesyłce
22) zapewnia integrację z podstawowymi kanałami komunikacji elektronicznej
23) w stosunku do dokumentacji nietworzącej spraw możliwość przyporządkowania(grupowania) takich dokumentów do zbiorów opisywanych dodatkowo przez przynależność do konkretnej komórki organizacyjnej podmiotu i roku kalendarzowego lub powiązanie klasyfikowania z dodaniem dokumentu do określonego rejestru
24. Zapewnia zgodność z minimalnymi wymaganiami dla metadanych i minimalnych wymagań technicznych dla odwzorowań cyfrowych z przykładowej instrukcji kancelaryjnej( i tu skopiowane minimalne wymagania).
Wiem że konieczna będzie zmiana instrukcji, ponieważ nie podlegam pod rozporządzenie z 2011.
