Autor Wątek: wydzielenie określonych spraw w osobne zbiory  (Przeczytany 815 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline kkk

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 48
wydzielenie określonych spraw w osobne zbiory
« dnia: Styczeń 25, 2021, »
Dzień dobry
Mamy nową instrukcję kancelaryjną, w której nie rozumiem zapisu:
Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory, to dla danego numeru sprawy, będącego podstawą wydzielenia grupy spraw, zakłada się oddzielny spis spraw. W takim przypadku znak sprawy konstruuje się następująco:
1)   oznaczenie komórki organizacyjnej,
2)   symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,
3)   kolejny numer sprawy, pod którym dokonano wydzielenia grupy spraw,
4)   kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw założonego dla numeru sprawy, która jest podstawą wydzielenia,
5)   cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.
Poszczególne elementy znaku sprawy, oddziela się kropkami w następujący sposób: [komórka].[symbol].[nr_kolejny].[2nr_kolejny].[rok], gdzie:
1)   [komórka] to oznaczenie komórki organizacyjnej zakładającej sprawę, odpowiedzialnej za jej prowadzenie oraz załatwienie, wyrażone ciągiem znaków z zakresu [A-Z, a-z, 0-9] zawierającym co najmniej jedną literę, na przykład ABC, B2, A1c, 11d, b99 itd.,
2)   [symbol] to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,
3)   [nr_kolejny] to liczba naturalna określająca kolejny numer sprawy będącej podstawą wydzielenia grupy spraw w osobny zbiór, zakładanej w ramach symbolu klasyfikacyjnego, w komórce organizacyjnej,
4)   [2nr_kolejny] to liczba naturalna określająca kolejny numer sprawy zakładanej w ramach wydzielonej grupy spraw,
5)   [rok] to czterocyfrowe oznaczenie roku, w którym założono sprawę
Oczywiście, wiem co to są poszczególne punkty, znak sprawy itp, ale nie rozumiem, na czym ma polegać to wydzielenie (pkt. 4).
Czy prowadzę dwa spisy, jeden główny, z którego z jakiejś pozycji, wydziela się jakaś grupę i tworzy się do wydzielonej grupy dodatkowy spis spraw?
Proszę o pomoc, wyjaśnienie, może jakiś przykład[/b] na podstawie którego będzie można to lepiej zrozumieć

Offline muniekdm

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 420
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: wydzielenie określonych spraw w osobne zbiory
« Odpowiedź #1 dnia: Styczeń 26, 2021, »
Chodzi tutaj o wydzielanie podteczek w danej klasie dla określonego rodzaju spraw. Oczywiście sprawy będą w oddzielnej teczce i dla nich prowadzi się osobny spis spraw. Znak sprawy będzie skladał się z symbolu komórki, symbolu klasy, kolejnego numeru sprawy, numeru podteczki, roku, w którym załozono sprawę.

Offline kkk

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 48
Odp: wydzielenie określonych spraw w osobne zbiory
« Odpowiedź #2 dnia: Styczeń 27, 2021, »
Rozumem, że chodzi o podteczki, ale nie rozumiem ja to należy robić i kiedy. Jeżeli jest taka możliwość, to proszę o podanie przykładu.

Offline młodziak

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 70
Odp: wydzielenie określonych spraw w osobne zbiory
« Odpowiedź #3 dnia: Styczeń 28, 2021, »
Właśnie mam podobny problem bo mamy prowadzoną teczkę projektową. Do tej pory była to teczka robocza (zawierająca kopie dokumentów), ale teraz zmieniamy przepisy kancelaryjne i chcielibyśmy wiedzieć czy coś takiego można byłoby wprowadzić "na legalu" i czy znalazłoby to miejsce w JRWA? Pracuję w Ośrodku Pomocy społecznej i nie ukrywam że pracownikom bardzo by to ułatwiło pracę. Dodam, że w takiej teczce byłaby różnego rodzaju dokumentacja od współdziałania z różnymi instytucjami po jakieś zaświadczenia. Z góry dziękuję za odpowiedzi!

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: wydzielenie określonych spraw w osobne zbiory
« Odpowiedź #4 dnia: Styczeń 30, 2021, »
To nie jest podobny problem, ty próbujesz ominąć zasady wynikające z instrukcji kancelaryjnej i jrwa, a kkk nie chciało się samodzielnie poszukać przykładów stosowania podteczek, choćby na tym forum.
Jarek Orszulak