Zasób zastany trzeba tak czy siak uporządkować, natomiast nawet prowadząc podręcznikowe archiwum z idealna ewidencją nigdy nie będziesz miał pewności, czy jakiejść sprawy nie bedzie trzeba wznawiać po latach. No chyba że jesteś jasnowidzem
Zasada jest prosta - gdy upływa okres przechowywania dokumentacji niearchiwalnej archiwista w porozumieniu z kierownikami komórek organizacyjnych, które przekazały dokumentację do AZ typuje ją do brakowania. Jeśli kierownicy nie zgłoszą merytorycznie uzasadnionej potrzeby dłuższego przechowywania dokumentacji, kierownik jednostki wnioskuje do AP o zgodę na zniszczenie.
Jeśli jakiś czas po zniszczeniu dokumentacji okazałoby się, że trzeba wznowić którąś z wybrakowanych spraw to trudno, już po ptakach. Dokumenty zostały wybrakowane zgodnie z prawem i tyle. \
Oczywiście z wystąpieniem o zgodę na zniszczenie dokumentacji należy poczekać do momentu zatwierdzenia normatywów.