Autor Wątek: Stara Dokumentacja  (Przeczytany 226 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline młodziak

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 62
Stara Dokumentacja
« dnia: Styczeń 05, 2021, »
Witam Państwa!

W moim OSP tworzymy przepisy kancelaryjne i po ich zaakceptowaniu przez archiwum muszę sporządzić spis dokumentacji do brakowania (nakaz od kierownictwa OSP). Wszystko było by fajnie gdyby nie fakt, że ostatnio trzeba było odkopać pewną sprawę, która zaczęła się w 1991 roku.  Od początku działalności jednostki cała dokumentacja miała kategorię B5, a teczki były po prostu wrzucane do archiwum i nie było archiwisty. Pojawia się pytanie, skąd mogę wiedzieć, czy nie ma więcej takich spraw i co mogę wyłączyć do brakowania? Czy jedynym rozwiązaniem w tej sytuacji jest przeprowadzenie czegoś w rodzaju skontrum, czy macie jakieś inne propozycje?

Dziękuję za wszelkie podpowiedzi i pozdrawiam

Offline Danuta J. Samek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 101
  • Kierownik Biura Zarządzania Dokumentacją
Odp: Stara Dokumentacja
« Odpowiedź #1 dnia: Styczeń 05, 2021, »
Dzień dobry,
ustalmy fakty: dopiero tworzycie przepisy kancelaryjne, więc ich jeszcze nie macie. Warto zerknąć:
https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzienniki-resortowe/instrukcja-kancelaryjna-i-jednolity-rzeczowy-wykaz-akt-dla-panstwowej-34735255
Jakie archiwum akceptuje przepisy kancelaryjne dla OSP? I jeszcze jedno pytanie, czy wasz Komendant rozmawiał w sprawie archiwizacji akt z PSP? Podejrzewam (bo nie wiem), że możecie korzystać z przepisów PSP. To jednak trzeba sprawdzić na 100%. Jak działają inne OSP? Współczuję, że musi Pan grzebać w zwalisku papierów. Ale - jak sobie pościelisz, tak się wyśpisz.
Pozdrawiam i życzę wytrwałości :)   
Pozdrawiam
Danuta J. Samek
Starostwo Powiatowe w Piasecznie

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 825
Odp: Stara Dokumentacja
« Odpowiedź #2 dnia: Styczeń 05, 2021, »
Zasób zastany trzeba tak czy siak uporządkować, natomiast nawet prowadząc podręcznikowe archiwum z idealna ewidencją nigdy nie będziesz miał pewności, czy jakiejść sprawy nie bedzie trzeba wznawiać po latach. No chyba że jesteś jasnowidzem ;D

Zasada jest prosta - gdy upływa okres przechowywania dokumentacji niearchiwalnej archiwista w porozumieniu z kierownikami komórek organizacyjnych, które przekazały dokumentację do AZ typuje ją do brakowania. Jeśli kierownicy nie zgłoszą merytorycznie uzasadnionej potrzeby dłuższego przechowywania dokumentacji, kierownik jednostki wnioskuje do AP o zgodę na zniszczenie.
Jeśli jakiś czas po zniszczeniu dokumentacji okazałoby się, że trzeba wznowić którąś z wybrakowanych spraw to trudno, już po ptakach. Dokumenty zostały wybrakowane zgodnie z prawem i tyle. \

Oczywiście z wystąpieniem o zgodę na zniszczenie dokumentacji należy poczekać do momentu zatwierdzenia normatywów.