Autor Wątek: Zamówienia publiczne - jak zarchiwizować?  (Przeczytany 239 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline peperoni

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 11
Zamówienia publiczne - jak zarchiwizować?
« dnia: Grudzień 08, 2020, »
Mam teczkę .261 B5 a w niej podteczki założone przez osobę, która prowadzi zamówienia publiczne. Każda podteczka ma nadaną (chyba przez pracownika a nie przez system elektroniczny, który funkcjonuje w jednostce) inną kategorię i okres przechowywania. W podteczkach znajdują się projekty finansowane ze źródeł zewnętrznych. I teraz moje pytanie, jak to wszystko zarchiwizować w sytuacji kiedy w jrwa nie ma informacji dot. dokumentacji projektowej? Jedynie w umowach jest informacja o okresie przechowywania po zakończeniu projektu. Czy należy np. przyjąć, że jeśli projekt nakazuje trzymanie 5 lat dokumentów po jego zakończeniu - to tak czynimy? Nie zwracamy uwagi na to, że zamówienia publiczne mają kat. B5?

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 825
Odp: Zamówienia publiczne - jak zarchiwizować?
« Odpowiedź #1 dnia: Grudzień 08, 2020, »
Dwie kwestie:
1 - Jeśli z odrębnych przepisów, lub umów wynika obowiązek dłuższego przechowywania dokumentacji niż to jest określone w JRWA, to te przepisy lub umowy mają pierwszeństwo
2 - Podeczka jest integralną częścią teczki rzeczowej, w ramach której została utworzona.
Zatem okres przechowywania dla wszystkich podteczek w ramach jednej teczki rzeczowej będzie wspólny - jeśli z uwagi na odrębne przepisy/umowy dokumentacja w poszczególnych podteczkach miałaby różne kategorie archiwalne, to cała teczka rzeczowa (wraz ze wszystkimi podteczkami) otrzymuje najwyższą z tych kategorii.
Jeśli projekty w poszczególnych podteczkach mają różne daty zakończenia, to okres przechowywania wszystkich podteczek liczymy od najpóźniejszej z tych dat - czyli końca roku, w którym zakończą się wszystkie sprawy we wszystkich podteczkach.

Swoja drogą moim zdaniem w przypadku zamówień publicznych zamiast podteczek wygodniejszym i bardziej zasadnym rozwiązaniem jest stosowanie teczek przedmiotu.
« Ostatnia zmiana: Grudzień 08, 2020, wysłana przez Rovan »