Witam,
od nie dawna przejęłam archiwum zakładowe w Urzędzie Gminy. Jestem też nowicjuszem, nie miałam nigdy styczności z archiwum. Od 2017 r. nie było prowadzone archiwum (brak pracownika), więc jest duży chaos w papierach. Z archiwum państwowym trudno się skontaktować, dlatego mam nadzieję że znajdę pomoc tutaj na forum.
1. Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych
Mam prowadzony wykaz od 2016r. z nową numeracją do 2018r., czy mam kontynuować dalszą numeracje?
Przed 2016 r. była prowadzona numeracja całkiem inaczej (numer z wykazu był przyporządkowany do danego referatu)
Jaką kategorie archiwalną ma wykaz spisów ? Czy w ogóle posiada?
2.Spisy zdawczo-zbiorcze
Tutaj jest też duży chaos, mam podzielone na referaty. I tak myślę kontynuować.
Pytanie czy spisy zdawczo-zbiorcze dla danego referatu przechowujemy ze wszystkich kategorii, tzn. A, B? Bo poprzedniczka to widzę że różnie to prowadziła. Czasem miała osobną teczkę dla kategorii A, a czasem wszystko razem przechowywała.
Czy spisy na których wszystkie pozycje zostały wybrakowane przechowujemy razem ze wszystkimi spisami?
3. Brakowanie dokumentacji
Jak wspomniałam ciężko się skontaktować z archiwum państwowym. Do wniosku dołączam spis na brakowanie. Proszę mi powiedzieć, jeśli mam kilka kategorii, tzn. A, B-3,B-5,B-10,B-25 czy wszystkie kategorie na jednym spisie?
4. Kategoria BE
Czy piszę osobny wniosek o brakowanie wraz ze spisem? Widzę że moja poprzedniczka tak robiła
5. Referat finansowy
Jeśli jest kat. B-5 to przechowuje 5 lat czy doliczam 1 rok dodatkowo? Miałam kiedyś na krótkim szkoleniu, że liczymy dodatkowo 1 rok, ponieważ wynika to z prawa bilansowego. Ale nie wiem czy dobrze rozumiem?
Bardzo dziękuje za każdą podpowiedź. Dla kogoś te pytania mogą się wydać śmieszne, bo mogą być oczywiste. A ja nie mam pewności więc wolę się upewnić. Proszę mi uwierzyć, że jest bardzo ciężko. Często znajduję teczki które nie są przyjęte na stan, a są z 1990 r.