Autor Wątek: udostępnianie danych ze "starej" ewidencji działalności gospodarczej  (Przeczytany 222 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline archiwumUM

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 65
Taka sprawa - w AZ znajduje się dokumentacja dot. działalności gospodarczej, ale jeszcze tej sprzed 2011 prowadzonej w Gminnej Ewidencji Działalności. Czasami interesanci składają wnioski o wydanie potwierdzonych za zgodność z oryginałem kopii decyzji o wpisaniu do tej ewidencji.
Sprawę podjęła inspektor RODO:
- w jaki sposób rejestrować takie wnioski od interesantów (czy może jako udostępnienie danych z AZ)
- gdzie miałyby być gromadzone takie wnioski (czy nie powinien ich przyjmować archiwista bezpośrednio, jeśli nie istnieje już taka gminna ewidencja, tylko wszystko w CEiDG),
- pod jakie hasło klasyfikacyjne podciągnąć takie wnioski (czy może 1633 - ewidencja udostępniania dokumentacji, gdzie przecież mam wnioski o udostępnienie ale te z komórek merytorycznych).
Jak to taką sprawę rozwiązać?

Offline archiwumUM

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 65
czy ma ktoś jakiś pomysł? w jaki sposób miałoby przebiegać udostępnianie dokumentacji znajdującej się w AZ? czy tylko i wyłącznie komórki merytoryczne otrzymują wnioski od interesantów i wtedy zwracają się do AZ o wypożyczenie dokumentacji czy też zrobienie kopii? czy też samo AZ może wydawać takie kserokopie/odpisy? ta sytuacja jest trochę specyficzna, ponieważ dotyczy dokumentacji gminnej ewidencji działalności, która działała do 2011, a od tamtego czasu wszystko jest przeniesione do CEiDG. czyli nie ma już dopływu żadnych nowych dokumentów do takiego zbioru, tylko przedsiębiorcy czasami zwracają się z wnioskami o udostępnienie kopii decyzji o wpisie do ewidencji. czy też takimi sprawami powinien nadal zajmować się pracownik, który teoretycznie ma CEiDG w swoim zakresie obowiązków?

Offline Danutka

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 39
Wydaje mi się, że są dwie opcje. Albo ustalcie że te wnioski trafiają do pracownika zajmującego się archiwum zakładowym i on będzie udostępniał kopie tych decyzji. Albo wniosek trafia do komórki merytorycznej zajmującej się ewidencja gospodarczą, i pracownik wypożyczy dokumentację z archiwum zakładowego i on będzie odpowiadał na złożony wniosek, wydawał kopie decyzji.

Offline archiwumUM

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 65
No właśnie, te dwie opcje. Sprawę poruszyła inspektor ds danych osobowych. Na jakiej podstawie takie rzeczy udostępniał pracownik zajmujący się działalnością, a obecnie były zmiany w zakresach czynności i sprawy podmiotów przeszły do Wydziału Spraw Obywatelskich. Zajmuje się tym osoba od dowodów osobistych, IODO sprawdził jej zakres czynności, zauważył że nie ma takiego wpisu (o wydawaniu poświadczonych kopii ze starego gminnego zasobu o ewidencji). I teraz konsultacje ze mną jako archiwistą. Kto to ma w końcu robić. Bo, jeśli to jest tylko archiwalny zasób, to według IODO najlepiej gdyby takie wnioski i jakiś spis trzymał sam archiwista. Do tej pory (przed zmianą osoby) zajmowała się tym osoba, która miała sprawy CEiDG. I bądź tu mądry. :-)

Offline szymek

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 14
Mimo wszystko zgadzam się z sugestią Danutki, że wnioski winny trafiać do komórki merytorycznej, która zajmuje się ewidencją gospodarczą a pracownik potrzebną dokumentację pobiera z AZ. Swoją drogą co na to Twoje AP?

Offline archiwumUM

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 65
No właśnie, jeszcze z nimi nie konsultowałem tego. Najpierw chciałem się spytać tu jakie mogłyby być koncepcje.

Offline archiwumUM

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 65
Wracam do tematu. Pytanie kolejne - czy ktoś może wie na jakiej podstawie wydawane są takie odpisy z dokumentacji gminnej ewidencji działalności? IODO chce stworzyć nawet do tego klauzulę informacyjną i pyta znowu o to, na jakiej podstawie udostępniamy (odpisy o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej oraz o zamknięciu działalności).