Autor Wątek: Akta osobowe pracownika w archiwum zakładowym  (Przeczytany 232 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline krzysiekp

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 372
Akta osobowe pracownika w archiwum zakładowym
« dnia: Październik 27, 2020, »
Dzień dobry,

chcialbym zapytac archiwistow zakladowych  czy w instrukcji archiwalnej przewidzieliscie tryb postepowania z aktami pracownikow, zaarchiwizowanymi, ktore np. kadry beda zadaly do wydania w celu kontynuacji. Czy macie ustalone zasady kontynuacji wycofanych akt skoro zmieni się zawarto

Offline krzysiekp

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 372
Odp: Akta osobowe pracownika w archiwum zakładowym
« Odpowiedź #1 dnia: Październik 27, 2020, »
Czy macie ustalone zasady kontynuacji wycofanych akt skoro zmieni się zawartosc poszczegolnych czesci TAP, ilosc stron, daty skrajne. Temat będzie wkrotce wymagał od archiwistow przyjecia stanowiska w tej sprawie. Prosze o podzielenie sie swoimi rozwiazaniami i przemysleniami w tej kwestii.


Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 796
Odp: Akta osobowe pracownika w archiwum zakładowym
« Odpowiedź #2 dnia: Październik 27, 2020, »
Nie widzę problemu.
Wycofanie zgodnie ze standardową procedurą - protokół wycofania, odnotowanie na spisie z/o faktu wycofania (z podaniem daty i nr protokołu)
To, ze zmieni się zawartość, czy daty skrajne, a nawet tytuł (daty zatrudnienia, stanowisko, być może wykształcenie) nie jest problemem archiwisty - dokumentacja wycofana przestaje być częścią zasobu AZ i w związku ze wznowieniem akt w komórce może być dowolnie uzupełniana o nowe dokumenty.
Gdy akta będą ponownie przekazywane do AZ zostaną od nowa opracowane, opisane i zewidencjonowane - wliczając aktualizację tytułu, czy dat skrajnych.
Nie widzę potrzeby tworzenia w związku z tym jakichś nowych procedur.

Offline krzysiekp

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 372
Odp: Akta osobowe pracownika w archiwum zakładowym
« Odpowiedź #3 dnia: Październik 27, 2020, »
Dzieki za podjecie watku. Dopytam jeszcze o inna kwestie, praktyczna, ktora nie reguluje ustawa z 2018 r. Czy mozna stworzyc wymagane 4 czesci nowego zatrudnienia i umieszczac je po ostatnim dokumencie pierwszego zatrudnienia po np. swiadectwie pracy. W ten sposob nie naruszamy dotychczasowej paginacji. Czy teczka akt przy ponownym przekazaniu do archiwum powinna zawierac pierwotny opis wraz z skresleniami dokonanymi na poziomie registratury (ilosc stron, daty, itp.) oraz na poz 4718561221iomie archiwum w zakresie skreslenia "pierwszej sygnatury" i nanisieniu obok nowej

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 796
Odp: Akta osobowe pracownika w archiwum zakładowym
« Odpowiedź #4 dnia: Październik 27, 2020, »
Cytuj
Czy mozna stworzyc wymagane 4 czesci nowego zatrudnienia i umieszczac je po ostatnim dokumencie pierwszego zatrudnienia po np. swiadectwie pracy. W ten sposob nie naruszamy dotychczasowej paginacji.

Moim zdaniem zaproponowane przez Ciebie rozwiązanie nie będzie zgodne z zapisami art. 94^5 par. 1 KP. Przepis mówi, że pracodawca "kontynuuje dla pracownika prowadzenie dotychczasowej dokumentacji". Tworzenie w teczce akt osobowych odrębnego zbioru dla drugiego okresu zatrudnienia trudno uznać za kontynuowanie dokumentacji - uzyskalibyśmy w ten sposób de facto dwa osobne komplety akt osobowych, tyle że w jednej okładce, a raczej nie o to chodziło ustawodawcy.
Jeśli akta zostaną wycofane z AZ i będą kontynuowane w komórce, to przed ponownym przekazaniem do archiwum trzeba je będzie po prostu od nowa spaginować.

Cytuj
Czy teczka akt przy ponownym przekazaniu do archiwum powinna zawierac pierwotny opis wraz z skresleniami dokonanymi na poziomie registratury (ilosc stron, daty, itp.) oraz na poziomie archiwum w zakresie skreslenia "pierwszej sygnatury" i nanisieniu obok nowej

Z uwagi na rozbudowaną liczbę elementów opisu akt osobowych, które mogą ulec zmianie w omawianej sytuacji, skreślenia i poprawki sprawią jedynie że cały opis stanie się mało czytelny.
Zalecałbym raczej przepakowanie akt do nowej teczki, zaś pierwotna stronę tytułową, możemy ewentualnie wyciąć i umieścić w nowej teczce, traktując jak pierwszą stronę akt (w przypadku kat. A objęta paginacją).

Tak przy okazji - skupiamy się tylko na aktach osobowych, a przecież przepis KP dotyczący kontynuacji odnosi się do całości dokumentacji pracowniczej - a więc również tej jej części, która nie wchodzi do akt osobowych (dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, o której mowa w par. 6 rozporządzenia MRPiPS z 10.12.2018).
Zatem w świetle przepisów, w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy konturować należałoby również np. zbiór wniosków o urlop wypoczynkowy danego pracownika, czy zbiór jego list płac.
« Ostatnia zmiana: Październik 28, 2020, wysłana przez Rovan »

Offline krzysiekp

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 372
Odp: Akta osobowe pracownika w archiwum zakładowym
« Odpowiedź #5 dnia: Październik 28, 2020, »
Dzięki za wyjasnienie. Do listy rodzajow dokumentacji nalezy dodac ewidencje czasu pracy. W przypadku zbiorczych list plac spelnienie wymogu moze okazac sie nie do wykonania.