Autor Wątek: Wniosek o brakowanie akt poprzez ePUAP  (Przeczytany 1045 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline dtn

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 9
Wniosek o brakowanie akt poprzez ePUAP
« dnia: Październik 23, 2020, »
Witam,
w ramach zaleceń dla administracji rządowej, wszelki obrót dokumentacji między urzędami powinien się odbywać możliwie w jak największym stopniu poprzez platformę ePUAP. Z tej też racji mój szef nakazał mojemu az przesyłanie pism do ap poprzez ePUAP. Jest jednak pewien problem. O ile pismo przewodnie podpisuje kierujący jednostką podpisem kwalifikowanym, to pod załącznikiem, czyli np. spisem do brakowania, powinien się podpisać archiwista.
Czy może ktoś, np. z archiwum państwowego, mógłby mi podpowiedzieć, jak to ugryźć? Skan spisu odpada, bo ePUAP przyjmuje tylko max 3MB, a dla skanu kilkudziesięciostronnicowego spisu to zdecydowanie za mało. Moje ap chce wyłącznie papier i nawet nie chce myśleć, żeby iść mi na rękę, ale nie oni mi płacą ;)
Archiwiści nie dostaną podpisów kwalifikowanych, ale może wystarczy jakaś klauzula tylko 'dokument zatwierdzony w systemie EZD', czy coś takiego?
Nadmienię, że nie jesteśmy jeszcze cyfrowi, tzw. mamy EZD z potencjałem, ale wciąż jesteśmy papierowi, także spisy do brakowania, czy komisje oceny dokumetnacji i tak w oryginale będą w papierze.

Offline Danuta J. Samek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 232
Odp: Wniosek o brakowanie akt poprzez ePUAP
« Odpowiedź #1 dnia: Październik 23, 2020, »
Dzień dobry, i to się właśnie nazywa niespójność przepisów wykonawczych. Rozumiem, że pracujecie państwo w systemie tradycyjnym. Czy urząd pracuje wg jakichś regulaminów obiegu dokumentów i rozstrzygania spraw? NIE MA TAKIEJ możliwości, aby do AP szły teraz dokumenty elektroniczne. Samo AP jest do tego nieprzygotowane. NIKT nie wie, jak ma wyglądać ekspertyza dokumentów elektronicznych, a co dopiero przepychanie GB-ów akt przez ePUAP.  Proszę powiedzieć szefowi, że jego polecenie jest niewykonalne. Czy macie państwo dokumentację archiwalną? Jesteście archiwum czy składem? Tak czy inaczej, można skierować do AP zapytanie w tej sprawie, i odpowiedź położyć na biurko szefa tuż po porannej kawie... :)   
Pozdrawiam
Danuta J. Samek

Offline dtn

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 9
Odp: Wniosek o brakowanie akt poprzez ePUAP
« Odpowiedź #2 dnia: Październik 23, 2020, »
Może źle ująłem zapytanie, ale chodzi o samo złożenie wniosku o brakowanie w formie elektronicznej, a nie o brakowanie dokumentacji elektronicznej - to już uskuteczniamy od pewnego czasu i brakujemy płytki, czy dyskietki na podstawie zgody ap.
Jesteśmy dużym archiwum zakładowym (44kmb akt), oczywiście mamy swoje przepisy kancelaryjne narzucone zarządzeniem właściwego ministra. Wysyłamy jednak dziesiątki wniosków o brakowania rocznie i dziesiątki pism ws przekazywania materiałów archiwalnych (mamy zasób blisko 50 byłych jednostek). Chodzi zwyczajnie o ograniczenie kosztów w ramach odgórnych oszczędności. Czy to zasadne, to nie mnie oceniać, ale polecenie to polecenie.
Jak wspomniałem moje ap nie jest skoro do takiej rozmowy, jednak dyrektor ap to organ administracji rządowej i na pewnych obszarach zwyczajnie nie może nam odmówić proceduralnie. Tylko chciałem wiedzieć, jak to zrobić dobrze właśnie proceduralnie.

Offline Danuta J. Samek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 232
Odp: Wniosek o brakowanie akt poprzez ePUAP
« Odpowiedź #3 dnia: Październik 23, 2020, »
Dobrze, to znaczy zgodnie z procedurą. Istnieje jakiś przepis, który pozwala panu na wykonan9ie czynności zlecanej przez szefa? Pytam wprost. To nie jest kwestia dobrej woli czy "pójścia komuś na rękę" - tylko przepisu. Myślę, że korespondencja powinna zaistnieć między pana szefem i dyrekcją AP.  PS proszę dbać o bezwzględną poprawność brakowania! Życzę zdrowia. djs
Pozdrawiam
Danuta J. Samek

Offline Michał Szot

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 36
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Wniosek o brakowanie akt poprzez ePUAP
« Odpowiedź #4 dnia: Październik 24, 2020, »
Zgodnie z rozporządzeniem MKiDN z 2015 r. wniosek o wyrażenie zgody na brakowanie powinien zostać podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez kierownika jednostki, załącznikiem do tego wniosku jest spis na brakowanie, który nie musi być opatrzony żadnym podpisem. Dwa pliki można wysłać na adres skrzynki epuap archiwum państwowego.

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1214
Odp: Wniosek o brakowanie akt poprzez ePUAP
« Odpowiedź #5 dnia: Październik 24, 2020, »
Cytuj
pod załącznikiem, czyli np. spisem do brakowania, powinien się podpisać archiwista
Przepisy nie wymagają aby spis na brakowanie był podpisany przez kogokolwiek.
Musi on zawierać jedynie imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby, która sporządziła spis. Nigdzie nie ma mowy o podpisie.
Zamiast skanowania spisu (które generuje stosunkowo "ciężkie" pliki) wystarczy przesłać spis w oryginalnym formacie w jakim został stworzony - Kilkadziesiąt stron w wordzie czy w excelu nie powinno przekroczyć 3 mb.

Offline dtn

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 9
Odp: Wniosek o brakowanie akt poprzez ePUAP
« Odpowiedź #6 dnia: Październik 26, 2020, »
Bardzo dziękuję za pomoc! Faktycznie, nigdzie nie mam mowy o podpisie autora spisu :)

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Wniosek o brakowanie akt poprzez ePUAP
« Odpowiedź #7 dnia: Październik 26, 2020, »
Dobrze, to znaczy zgodnie z procedurą. Istnieje jakiś przepis, który pozwala panu na wykonan9ie czynności zlecanej przez szefa? Pytam wprost. To nie jest kwestia dobrej woli czy "pójścia komuś na rękę" - tylko przepisu. Myślę, że korespondencja powinna zaistnieć między pana szefem i dyrekcją AP.  PS proszę dbać o bezwzględną poprawność brakowania! Życzę zdrowia. djs

Przepisy które to regulują to przepisy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, urzędnikowi nie wypada o nich nie wiedzieć.

Zgodnie z rozporządzeniem MKiDN z 2015 r. wniosek o wyrażenie zgody na brakowanie powinien zostać podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez kierownika jednostki, załącznikiem do tego wniosku jest spis na brakowanie, który nie musi być opatrzony żadnym podpisem. Dwa pliki można wysłać na adres skrzynki epuap archiwum państwowego.

Wczytuję się w to rozporządzenie i jako żywo, nie widzę tam tam takich zapisów.

Cytuj
pod załącznikiem, czyli np. spisem do brakowania, powinien się podpisać archiwista
Przepisy nie wymagają aby spis na brakowanie był podpisany przez kogokolwiek.
Musi on zawierać jedynie imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby, która sporządziła spis. Nigdzie nie ma mowy o podpisie.
Zamiast skanowania spisu (które generuje stosunkowo "ciężkie" pliki) wystarczy przesłać spis w oryginalnym formacie w jakim został stworzony - Kilkadziesiąt stron w wordzie czy w excelu nie powinno przekroczyć 3 mb.

Ja dodam jeszcze, że jeśli elektroniczny (i zgodny z przepisami) wniosek o wydanie zgody na brakowanie będzie dokumentem w formacie xml, to załączniki do niego mogą się zawierać w tym pliku. Podpisanie podpisem elektronicznym wniosku, skutkuje podpisaniem także załączników.
Jarek Orszulak

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Wniosek o brakowanie akt poprzez ePUAP
« Odpowiedź #8 dnia: Październik 26, 2020, »
Jeszcze link do epodręcznika, polecam jego lekturę:

https://epodrecznik.mc.gov.pl/mediawiki/index.php?title=Podpis_kwalifikowany
Jarek Orszulak