Od czego zacząć i jak przypisać w jrzwa
Chcesz klasyfikować dokumentację spraw zakończonych?
Przyporządkowania do właściwej klasy jrwa dokonuje się na etapie wszczęcia sprawy i jej rejestracji.
Ech... ok:
Przede wszystkim wydzielamy dokumentację ogólną projektu, dokumentację finansową, zamówienia publiczne i dokumentację merytoryczna projektu.
W jrwa obowiązującym w urzędzie gminy mamy trzy podstawowe klasy dla dokumentacji projektowej:
041 - Wnioskowanie w programach i projektach finansowanych ze środków zewnętrznych - tu trafia dokumentacja ogólna projektu powstająca na etapie wnioskowania o dofinansowanie (wniosek o dofinansowanie wraz z korespondencją, umowa o dofinansowanie wraz z korespondencja i aneksami)
042 - Realizacja programów i projektów finansowanych ze środków zewnętrznych - tu trafia pozostała część dokumentacji ogólnej projektu (wnioski o płatności częściowe wraz z ocenami, wniosek o płatność końcową, akta kontroli i audytu w projekcie)
3053 - Obsługa finansowa funduszy ze środków zagranicznych, w tym Unii Europejskiej - tu trafia dokumentacja finansowa projektu
Dokumentacja zamówień publicznych w ramach projektu jest oczywiście klasyfikowana w klasach 271, 272.
Dokumentacja merytoryczna projektu powinna zostać zarejestrowana w klasach właściwych tematycznie, w zależności od tego, czego dotyczy projekt, np:
- jeśli ze środków unijnych finansujemy szkolenia dla własnych pracowników - dokumentacja tych szkoleń trafi do klasy 2402
- jesli w ramach projektu finansujemy remont własnych budynków - klasy 2510, 2511 itp, itd.
Ustalając kat. archiwalną tej dokumentacji musimy wziąć pod uwagę nie tylko kategorię widniejąca w jrwa, ale również
- przepisy wspólnotowe nakazujące przechowywać dokumentacje projektową przez 3 lata od zamknięcia programu operacyjnego, z którego finansowany był projekt
- ewentualne zapisy zawarte w umowie o dofinansowanie (najczęściej wymagają 10-letniego przechowywania dokumentacji od zakończenia projektu)
Kategorię archiwalną nadajemy wg tego przepisu/zapisu, który w danym przypadku nakazuje dłuższe przechowywanie.
I bądź tu człowieku mądry z taką dokumentacją
To naprawdę nic skomplikowanego:
- tak, okresy przechowywania będą różne dla różnych części dokumentacji projektowej - projekt nie jest jedną sprawą, składają się na niego akta różnych spraw, zarejestrowanych w różnych klasach rzeczowych i o różnych kat. archiwalnych
- okres 3 lat liczonych od zamknięcia programu operacyjnego wynika z zapisów art 90 rozporządzenia Rady WE 1083/2006, jeśli przepis krajowy lub zapis w umowie o dofinansowanie nakazują dłuższe przechowywanie dokumentacji, będą miały pierwszeństwo. Zakończenie programów operacyjnych dla perspektywy 2007-2013 przewidziano na rok 2017, stąd też wspomniany okres upłynie z końcem 2020 r.
- 2 letni okres przechowywania dokumentacji w komórce wlicza się do ogólnego okresu przechowywania, więc nie rozumiem w czym problem?
Okres przechowywania dokumentacji liczymy od końca roku, w którym projekt został zakończony, przy czym nie może on byc krótszy niż 3 lata od momentu zamknięcia programu operacyjnego.
Przykładowo:
Projekt był realizowany w latach 2008-2009, w umowie o dofinansowanie zawarto wymóg 10-letniego przechowywania dokumentacji:
- materiały archiwalne będą przechowywane wieczyście
- dokumentacja niearchiwalna będzie przechowywana przez okres co najmniej 10 lat od zakończenia projektu (chyba, że w jrwa ma kat. wyższą niż B10) - ale nie krócej niż przez 3 lata od zamknięcia programu operacyjnego, czyli może zostać wybrakowana najwcześniej w 2021 r. - zakładając, że program operacyjny został zamknięty w 2017 r.
