Autor Wątek: spis zdawczo odbiorczy akt osobowych  (Przeczytany 377 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline mgro

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 27
spis zdawczo odbiorczy akt osobowych
« dnia: Wrzesień 30, 2020, »
Dzień dobry,
będę po raz pierwszy przyjmować na stan archiwum zakładowego akta osobowe pracowników i w związku z powyższym mam kilka pytań:
1. Czy na jednym spisie zd/odb można ująć akta pracowników zwolnionych w latach 2009-2019 (zachowując oczywiście kolejność alfabetyczną)? Spotkałam się bowiem z tezą, że dla każdego roku powinien być osoby spis.
2. Akta osobowe zostały nam przekazane wraz z pracownikami, którzy przeszli do naszej jednostki na podstawie art. 23 prim Kodeku Pracy. Na górze teczki powinny być dane poprzedniej jednostki czy naszej?

Dziękuje i pozdrawiam

Offline mgro

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 27
Odp: spis zdawczo odbiorczy akt osobowych
« Odpowiedź #1 dnia: Wrzesień 30, 2020, »
I jeszcze jedno pytanie: czy akta osobowe muszą być uporządkowane chronologicznie (od stycznia do grudnia)? W tej chwili kadry prowadzą je narastająco.

Offline Dory

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 242
Odp: spis zdawczo odbiorczy akt osobowych
« Odpowiedź #2 dnia: Wrzesień 30, 2020, »
Ad. 1 - Ja przyjmowałam na jednym spisie. Warto jednak najpierw spisać pracowników, którzy zakończyli pracę w danym roku, np. 2011, i tu alfabetycznie, potem w kolejnym roku, np. 2013, i alfabetycznie itd. - łatwiej wtedy liczyć okres przechowywania. Ja przynajmniej bym tak zrobiła.
Ad. 2 - Tu są dwie szkoły i nie wiem, którą opcję powinnaś wybrać. Bo np. Archiwum Polskiej Akademii Nauk twierdziło, że powinien być wytwórca, czyli pierwsza jednostka; z kolei na jakimś szkoleniu usłyszałam, że jednostka, która przekazuje, czyli ta druga. Osobiście uważam, że podaje się wytwórcę (bo przecież akta powstały w 1. jednostce), ale.... Najlepiej spytać AP.
Ad. 3 - Wydaje mi się, że jeśli akta mają być przechowywane 50 lat (okres sprzed zmian od 01.01.2019), to powinny być w kolejności, w jakiej były ewidencjonowane w częściach A, B i C akt osobowych. Czyli kadry powinny odwrócić kolejność.

Offline mgro

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 27
Odp: spis zdawczo odbiorczy akt osobowych
« Odpowiedź #3 dnia: Październik 08, 2020, »
Przyjmując zasadę, że teczkę opisuję danymi aktualnej jednostki ujmując w datach skrajnych również okres zatrudnienia w poprzedniej jednostce na spisie zdawczo odbiorczym jaką powinnam przyjąć datę zatrudnienia?

Offline Dory

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 242
Odp: spis zdawczo odbiorczy akt osobowych
« Odpowiedź #4 dnia: Październik 08, 2020, »
Przyjmując zasadę, że teczkę opisuję danymi aktualnej jednostki ujmując w datach skrajnych również okres zatrudnienia w poprzedniej jednostce na spisie zdawczo odbiorczym jaką powinnam przyjąć datę zatrudnienia?
Na Twoim miejscu podałabym cały okres zatrudnienia w opisie teczki, a w uwagach w spisie zdawczo-odbiorczym odnotowałabym: zatrudniony/a w okresie ........ w x (nazwa jednostki) oraz w okresie .......... w y (nazwa jednostki).

Offline to/die/for

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 26
Odp: spis zdawczo odbiorczy akt osobowych
« Odpowiedź #5 dnia: Październik 14, 2020, »
czy w waszych miejscach pracy zawsze zdaje się akta osobowe na tym specjalnym spisie zdawczo - odbiorczym do akt osobowych? Czy np ta kolumna gdzie wpisuje się imię ojca nie jest sprzeczna z zapisami RODO? 

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 796
Odp: spis zdawczo odbiorczy akt osobowych
« Odpowiedź #6 dnia: Październik 14, 2020, »
Nie zawsze. Można również korzystać ze spisu z/o dokumentacji aktowej, byleby tylko w kolumnie "tytuł" znalazły się wszystkie wymagane elementy.
Podawanie imienia ojca nie jest sprzeczne z RODO - informację tę podajemy o ile znajduje się ona w dokumentacji pracowniczej. Przy czym może ona się tam znaleźć tylko w trybie przewidzianym w art. 22^1 par. 3 pkt. 3 Kodeksu Pracy.