Autor Wątek: Korespondencja w zakładzie budżetowym  (Przeczytany 387 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline anwe

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 21
Korespondencja w zakładzie budżetowym
« dnia: Wrzesień 25, 2020, »
Witam,

Od niedawna zajmuje się archiwum zakładowym. Mam pewien problem: co zrobić z korespondencją, która za dany rok była umieszczana w jednym segregatorze. Nie było nigdy prowadzonego żadnego spisu spraw. Wszystkie pisma, które wpływały i odpowiedzi na nie znajdują się w jednym zbiorczym segregatorze z przekładkami: firma, prywatni, urząd miasta.
Do jakiej klasy zaliczyć taką korespondencję, jak ustalić kategorię i od kiedy liczyć czas przechowywania ???
Będę wdzięczna za wszelką pomoc i wskazówki !!  :)

Offline anwe

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 21
Odp: Korespondencja w zakładzie budżetowym
« Odpowiedź #1 dnia: Wrzesień 28, 2020, »
Hej !! Czy pomoże ktoś z doświadczonych archiwistów rozgryźć powyższy problem??? Jak uporządkować taką "zbiorczą" korespondencję, od czego zacząć ??? Będę wdzięczna za Wasze rady  ;)

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 237
Odp: Korespondencja w zakładzie budżetowym
« Odpowiedź #2 dnia: Wrzesień 28, 2020, »
Nie jest Twoim zdaniem porządkowanie tegoż bałaganu. Zakładam, iż segregator trafił do archiwum bez spisu, zatem spisz go, w opisie jednostki zadbaj o to aby był szczegółowy, tzn. odzwierciedlał to, co rzeczywiście się w tym segregatorze znajduje.
A jak następnym razem ktoś będzie chciał coś takiego przekazać - odmów, ze względu na brak uporządkowania jednostki.

Offline Dory

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 242
Odp: Korespondencja w zakładzie budżetowym
« Odpowiedź #3 dnia: Wrzesień 28, 2020, »
Podajesz za mało konkretów. Co to za zakład budżetowy? Czy kiedykolwiek obowiązywał w jednostce JRWA lub obowiązuje? Czy korespondencję prowadzono w systemie dziennikowym, to znaczy każde pismo oznaczano kolejnym numerem z dziennika?
Jeśli system dziennikowy - chyba najlepiej skontaktować się z AP, niech poradzą, co z tym zrobić.
Jeśli system bezdziennikowy (JRWA) - próbujesz dokopać się do przepisów kancelaryjno-archiwalnych, przede wszystkim JRWA, i klasyfikujesz, a jeśli nie było - próbujesz znaleźć przykładowy JRWA dla rodzaju swojej jednostki na stronie NDAP.
A najlepiej, w przypadku tylu wątpliwości, skontaktować się z AP.

Offline anwe

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 21
Odp: Korespondencja w zakładzie budżetowym
« Odpowiedź #4 dnia: Wrzesień 28, 2020, »
Dziękuje bardzo za odpowiedź, udzielone rady:) JRWA  w zakładzie obowiązuje od 2019 r. Korespondencja prowadzona była do tego czasu w systemie dziennikowym. Dokumenty z segregatora nie były spisane. Czyli w takiej sytuacji powinnam przeglądnąć dokumenty z segregatora i w spisie zdawczo-odbiorczym w rubryce tytuł teczki dokładnie opisać czego dotyczą te dokumenty. Proszę wskazać jaką kategorię archiwalną nadać takiej teczce, ile powinno się trzymać korespondencję ?? Posiadam kilkadziesiąt segregatorów od 2007 r.

Offline Dory

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 242
Odp: Korespondencja w zakładzie budżetowym
« Odpowiedź #5 dnia: Wrzesień 29, 2020, »
Kilkadziesiąt segregatorów? Dlaczego jako archiwista masz się tym zajmować, z jakiej racji? Po pierwsze: odezwałabym się do AP z pytaniem, jak postępuje się z dokumentacją w systemie dziennikowym. System kancelaryjny ma tu kolosalne znaczenie - nie wyobrażam sobie dzielenia wszystkiego według JRWA, skoro wtedy nie było systemu bezdziennikowego ??? Anwe, jakim cudem mamy Ci ewentualnie pomóc co do kategorii archiwalnej, jeśli nie podajesz ani tematyki dokumentacji z segregatorów, ani tego, w jakiej jednostce pracujesz? Po trzecie próbowałabym ustalić, czyje to segregatory (chodzi mi o obecną komórkę; a jeśli została przekształcona, która komórka teraz zajmuje się tą tematyką). Po czwarte: jak to się stało, że na tobie spoczywa obowiązek główkowania, co z tą dokumentacją począć?
Może ktoś ma inne zdanie?

Offline anwe

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 21
Odp: Korespondencja w zakładzie budżetowym
« Odpowiedź #6 dnia: Wrzesień 29, 2020, »
Zajmuje się tym, bo zostałam do tego wytypowana. Nikt do tej pory nie zajął się tym, a segregatory zalegają na półkach i zajmują tylko miejsce. Pracuje w zakładzie komunalnym, a więc dokumentacja dotyczy ogólnie mówiąc spraw związanych z gospodarką odpadami i zaopatrzeniem w wodę. Korespondencja dotyczy m.in.: zatwierdzenia taryf wodnych, zamówień publicznych na zakup sprzętu, utrzymania kanalizacji burzowej i opłat za wywóz ścieków, powiadomień o czasowych wyłączeniach wody, przygotowaniu miejsc do montażu wodomierzy, przekazaniach kanalizacji, regulacjach dotyczących studni kanalizacji sanitarnej, wydawania kart zgłoszeń o eksploatacji składowiska odpadów,  przedstawienia warunków o dostosowaniu składowiska do wymogów ustawy o odpadach, przedstawienia oferty profilowania poboczy i oczyszczania kanalizacji burzowej, informacji o wynikach kontroli utrzymania zieleni miejskiej, przedstawienia kalkulacji na zimowe utrzymanie dróg i chodników, prac porządkowych wokół pomników miejskich, wniosków do Burmistrza o przedłużenie utrzymania aktualnych taryf za wodę itp. Jak widać w segregatorach jest mix wszystkiego  ;) A jak Wy z praktyki postępujecie z taką dokumentacją opartą o system dziennikowy?? :)

Offline anwe

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 21
Odp: Korespondencja w zakładzie budżetowym
« Odpowiedź #7 dnia: Wrzesień 30, 2020, »
Opisałam się i cisza ;) czy zawsze konieczne jest ustalenie indywidualnie z AP sposobu postępowania z dokumentacją w systemie dziennikowym ??? Tak jak było wcześniej wspomniane w Waszych uwagach, ja zaczęłabym od spisania takiej korespondencji osobno za każdy rok, a następnie w opisie dokładnie podałabym, co zawiera taka jednostka. Tylko jaką kategorię nadać takiej dokumentacji. Ile powinno przechowywać się korespondencję ???

Offline anwe

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 21
Odp: Korespondencja w zakładzie budżetowym
« Odpowiedź #8 dnia: Październik 01, 2020, »
Jakieś pomysły?? czy ktoś z Was spotkał się z podobnym problem przy archiwizacji dokumentów??

Offline Dory

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 242
Odp: Korespondencja w zakładzie budżetowym
« Odpowiedź #9 dnia: Październik 01, 2020, »
Opisałam się i cisza ;) czy zawsze konieczne jest ustalenie indywidualnie z AP sposobu postępowania z dokumentacją w systemie dziennikowym ??? Tak jak było wcześniej wspomniane w Waszych uwagach, ja zaczęłabym od spisania takiej korespondencji osobno za każdy rok, a następnie w opisie dokładnie podałabym, co zawiera taka jednostka. Tylko jaką kategorię nadać takiej dokumentacji. Ile powinno przechowywać się korespondencję ???
Nie miałam do czynienia z dokumentacją w systemie dziennikowym, ale wyobrażam sobie, że - w celu konsultacji z AP - należy faktycznie podać tematykę dokumentacji w segregatorze, zakres lat oraz informację, że dokumentację prowadzono w systemie dziennikowym. Inaczej chyba nie ruszysz. Przy okazji: kategoria archiwalna dotyczy danej tematyki, zakresu rzeczowego a nie rodzaju dokumentacji - a takim rodzajem jest korespondencja. Nie można zatem ustalić kategorii dla korespondencji tylko co najwyżej np. dla spraw opłat za wywóz śmieci. Korespondencję masz przy każdej wymianie pism.
Nie mam innego pomysłu. A sądząc po ciszy w temacie, inni też nie :P

Offline anwe

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 21
Odp: Korespondencja w zakładzie budżetowym
« Odpowiedź #10 dnia: Październik 02, 2020, »
Dory dziękuje za wiadomość i udzielone rady :) To nie mam wyjścia, muszę skontaktować się z AP, aby ogarnąć ten bajzel  :P