Przekazywanie dokumentacji do AP - porządkowanie

[Melecjusz]

Witam Szanowne Grono,
jestem na stażu w urzędzie miasta i przygotowuję się do przekazywania dokumentacji do AP w Katowicach. Dlatego tez mam pytania dotyczące tego tematu, jednocześnie proszę o wyrozumiałość jeśli jakieś pytania będą idiotyczne bo sam ekspertem nie jestem.

1. Na wstępie zaznaczę, ze nie znam stanu uporządkowania materiałów dlatego przygotowuję się na najgorsze. Zapoznałem się z Rozporządzeniem Ministra Kultury z dn. 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. z  2015 r. poz. 1743) a w szczególności Zał. Nr 4. Oprócz tego w książce Z. Pustuły - Kancelaria i archiwum zakładowe, doczytałem o etapach porządkowania zespołów (studia wstępne, rozpoznanie przynależności zespołowej itd.) Teraz tak naprawdę nie wiem którymi zasadami mam się kierować przy porządkowaniu materiałów. Czy ktoś umie odpowiedzieć czym mam się kierować gdyby dokumentacja była nieuporządkowana lub tylko częściowo?

2. Nie bardzo rozumiem co oznacza "rozpoznanie przynależności zespołowej". Jeżeli cała dokumentacja będzie wytworzona przez urząd miasta - czyli stanowi jeden zespół, to nie mam co rozpoznawać - niech mnie ktoś poprawi jeśli jestem w błędzie.

3. Jeżeli materiały będą wymagać zabiegów konserwatorskich to rozumiem, że w kompetencji kierownika archiwum jest załatwienie formalności tylko jak to praktycznie wygląda tzn. jakie pisma i do kogo?

Za wszelkie odpowiedzi, rady i wskazówki dotyczące porządkowania będę dozgonnie wdzięczny.

[Bolek]

ad. 2.
napisałeś, że będzie to dokumentacja przechowywana w archiwum zakładowym urzędu miasta więc musisz się przygotować na dokumentację:
a) wytworzoną przez samorząd czyli od marca 1990 r.
b) możliwe, że wytworzoną przed 1990 r, czyli wytworzoną przez urząd który funkcjonował jako terenowy organ administracji państwowej (tutaj osobno masz dokumentację wytworzoną przez urząd oraz radę narodową)
c) dokumentację wcześniejszą wytworzoną przed wejściem ustawy tworzącą gminy.
I najważniejsze. Jaka jest gmina w której funkcjonuje twoja gmina. Wyłącznie miejska, miejsko-wiejska, taka, która wchłonęła wcześniej inne samodzielne jednostki administracyjne co na Śląsku było normą. Jeśli tak, to możesz spotkać się z dokumentacją urzędów, które już nie istnieją.
ad. 3
zabiegi konserwatorskie to często wyczyszczenie akt z jakiś zabrudzeń, odkurzenie, wymiana zniszczonych okładek (włożenie w teczki bezkwasowe), itp

[Melecjusz]

Szanowny Panie Bolku,

jest to gmina miejsko-wiejska ale nie na Śląsku tylko w Małopolsce - praktycznie przy granicy tych dwóch województw. Co do dokumentacji którą Pan wymienił, czy zna Pan jakieś wytyczne  w sprawie porządkowania tego typu dokumentacji? Na forum znalazłem jedynie dotyczą rad narodowych - Decyzja Nr 20 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 10 grudnia 2002 r. w sprawie wprowadzenia wskazówek metodycznych dotyczących uproszczonego opracowania zasobu archiwalnego przechowywanego w archiwach państwowych. Nie wiem niestety czy jest ona aktualna i nie znalazłem póki co nic dla pozostałej dokumentacji.

[Bolek]

Wykazy akt dla wytworzonej w gminie dokumentacji masz tutaj w tym wątku:
http://www.ifar.pl/index.php/topic,1907.0.html
Są tam wykazy dla dokumentacji wytworzonej w latach 1975-1990, 1990-1998.
Dla okresu od 1999 do 2011 to masz dwa wykazy z 1999 i 2003. Oba dostępne w internecie.

[Aka]

Przesyłam pozdrowienia i pytanko jakiego kleju używacie naklejając opis teczki ( wydrukowany na papierze ) na teczkę z materiałami archiwalnymi przekazywaną do archiwum państwowego? Wiem,  że powinien być bezkwasowy. Jest w ofertach introligatorski, ale w dużych opakowaniach i drogi niestety.  Może macie jakiś sprawdzony sposób?

[Czarny1986]

Witam,
@Aka
ja użyłem etykiet samoprzylepnych. AP nie wyraziło sprzeciwu...
pozdrawiam