Zbiory spisów zdawczo-odbiorczych

[anwe]

Witam,

Od niedawna prowadzę archiwum zakładowe. Mam pewną wątpliwość odnośnie spisów z-o. W instrukcji mamy taki zapis :
? 1. Składnica akt prowadzi trzy zbiory spisów zdawczo-odbiorczych akt:
4)   zbiór I (tzw. ?teczka zbiorcza?) stanowią drugie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych akt, ułożone zgodnie z numeracją wynikającą z wykazu spisów zdawczo-odbiorczych,
5)   zbiór II stanowią trzecie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych akt przechowywane w teczkach, założonych oddzielnie dla każdej komórki organizacyjnej,
6)   zbiór III na czwarty egzemplarz spisów zdawczo-odbiorczych dokumentacji kategorii B25.
2.Ewidencja składnicy akt jest gromadzona w teczkach założonych zgodnie
z instrukcją kancelaryjną i wykazem akt.?

Mam rozumieć przez to, że:

II egzemplarz przechowuję w teczce zbiorczej, w której znajdują się wszystkie spisy wraz z wykazem spisów z-o.
III egzemplarz przechowywany jest w teczkach wyszczególnionych dla poszczególnych komórek.
IV egzemplarz będzie znajdował się w składnicy akt w teczce o symbolu z naszego wykazu akt 0150  ? Ewidencja dokumentacji przechowywanej w składnicy akt ? kat. B25.

Proszę o informację, czy takie postępowanie będzie prawidłowe. Czy dla IV egzemplarza co roku będę zakładać nową teczkę, jeśli pojawią się nowe spisy ?
Z góry dziękuje za pomoc !! 
 

[Dory]

Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych przechowujesz osobno.
Wszystkie wymienione ewidencje będą miały symbol 0150 tylko teczki będą miały podtytuły np. Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych.
Nie ma potrzeby zakładać z każdym rokiem osobnych teczek dla IV egzemplarza - po prostu dokładasz nowe spisy, a wcześniej na teczce odnotowujesz rok założenia teczki.

[anwe]

Czyli będę prowadzone następujące teczki dla symbolu 0150. Jedna teczka będzie miała podtytuł: Spisy zdawczo-odbiorcze - teczka zbiorcza ( tu znajdować będzie się II egzemplarz). Druga teczka będzie miała podtytuł: spisy zdawczo-odbiorcze dział: rozliczeń  i tak dla każdego działu będą zakładane kolejne teczki (tu znajdować będzie się III egzemplarz dla spisów z-o przekazanych przez poszczególne działy). Pojawi się także teczka z podtytułem: Wykaz spisów z-o.

Czy w takim razie konieczne jest zakładanie teczki na IV egzemplarz ?? Czy teczka która zawiera II egzemplarz, nie wystarczy ? Wg mnie teczki te będą zawierać te same dokumenty, w tym samym układzie.

[Dory]

Piszesz, że prowadzisz składnicę akt czyli nie ma kat. A - materiałów archiwalnych. Jednak, jak mi się wydaje, kat. B25 jest najwyższa (najdłuższy okres przechowywania), stąd może wynikać konieczność przechowywania spisów w IV zbiorze (tak jak 4. egzemplarze kat. A przechowuje się, jeśli prowadzone jest archiwum zakładowe). Czy macie instrukcję o organizacji i działalności składnicy akt? Jeśli tak, zapisy z takiej instrukcji są wiążące. A najlepiej spytać AP, czy IV zbiór jest konieczny.

[anwe]

Tak, prowadzimy składnicę akt, nie posiadamy materiałów archiwalnych. Mamy instrukcję o organizacji i działalności składnicy akt i z niej pochodzi zacytowany wcześniej fragment odnośnie zbiorów spisów z-o. Nie byłam pewna, czy dobrze je interpretuje, dlatego wolałam poradzić się.


 Dziękuje bardzo za odpowiedź i udzielone rady 

[Dory]

Rozumiem. Jeśli instrukcja mówi jasno, jak są podzielone zbiory, to nie ma wątpliwości - 4. egzemplarze spisów z kat. B25 odkładasz osobno, ale - tak jak napisałam - nie zakładasz teczek na kolejne lata.