jeżeli wpływa do nas wniosek/prośba i my na nią odpowiadamy to jaki nr kolejny nadajemy? Czy nasza odpowiedź będzie drugim pismem w sprawie?
Sprawę rejestruje się tylko raz - w oparciu o pierwsze pismo (w tym przypadku wniosek). Kolejne pisma w tej samej sprawie (np. odpowiedź na wniosek itp. itd.) stanowią część akt tej samej sprawy i opatrywane są tym samym znakiem sprawy (nadanym w chwili rejestracji sprawy w oparciu o pierwsze pismo).
Niezależnie od tego z ilu pism będą się składały akta danej sprawy, wszystkie te pisma będą posiadały ten sam znak sprawy.
Jakie dokumenty rejestrować, a jakie nie?
Mówimy o rejestracji spraw, czy rejestracji przesyłek przez punkt kancelaryjny?
W przypadku rejestracji przesyłek nie podlegają rejestracji przesyłki mylnie doręczone, które należy zwrócić operatorowi pocztowemu lub przekazać do adresata.
Dopuszcza się również nierejestrowanie przesyłek niemających znaczenia dla dokumentowania działalności jednostki - np. kart z życzeniami, reklam itp.
Jeśli natomiast chodzi o rejestracje spraw, to nie rejestruje się spraw w oparciu o tzw. dokumenty nietworzące akt spraw, do których zalicza się m.in.
1) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli nie stanowią części akt sprawy;
2) niezamawiane przez podmiot oferty, które nie zostały wykorzystane;
3) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma;
4) dokumentacja finansowo-księgowa, w szczególności rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe;
5) listy obecności;
6) karty urlopowe;
7) dokumentacja magazynowa;
środki ewidencyjne archiwum zakładowego;
9) dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań, w szczególności dane w systemie udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr;
10) rejestry i ewidencje, w szczególności środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych.