Autor Wątek: Problem z klasyfikacją  (Przeczytany 1554 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline łucja

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 220
Problem z klasyfikacją
« dnia: Sierpień 12, 2020, »
Drodzy Archiwiści, mam problem z dokumentacją , która została zaklasyfikowana do hasła:"021 - Nawiązywania kontaktów i określanie zakresu współdziałania organów rządowej administracji zespolonej w województwie z innymi podmiotami lub jednostkami organizacyjnymi na gruncie krajowym", które ma kat. A. Większość tej dokumentacji stanowią pisma przekazujące mylnie skierowane do urzędu sprawy, które urząd wysyła do bratnich urzędów w innych województwach (wg właściwości). Każda sprawa to wysłanie takiego pisma z oryginalną mylnie skierowaną dokumentacją, z której często wykonano kopie. Nie wiem czy to powinno mieć aż taką rangę. Przecież urząd, do którego odesłano tę dokumentacją, ma te akta sprawy i sam je prowadzi. Może ktoś rozwieje moje wątpliwości.

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1214
Odp: Problem z klasyfikacją
« Odpowiedź #1 dnia: Sierpień 12, 2020, »
Skoro przedmiotowa dokumentacja nie dotyczy nawiązywania kontaktów i określania zasad współdziałania, niewątpliwie nie powinna zostać zaklasyfikowana do klasy rzeczowej 021, niezależnie od przypisanej do tej klasy kategorii archiwalnej.

Przekazywanie do właściwego urzędu mylnie skierowanych pism powinno być w waszym JRWA klasyfikowane jako 1411 "Skargi i wnioski przekazywane do załatwienia wg właściwości", kat. BE5.
Nie jest to idealna klasa (nie każde takie pismo będzie miało charakter skargi lub wniosku), ale lepszej w tym wykazie akt nie widzę.

Być może w przyszłości należałoby rozważyć rozbudowę JRWA o dodatkową klasę - wzorując się w tym zakresie na przykładowym wykazie akt typowych NDAP, w którym istnieje klasa "Sprawy odesłane do załatwienia innym podmiotom" przewidziana właśnie dla przesyłania błędnie skierowanej dokumentacji.

Offline łucja

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 220
Odp: Problem z klasyfikacją
« Odpowiedź #2 dnia: Sierpień 12, 2020, »
Bardzo dziękuję za  Twoją odpowiedź. Co mogę zrobić z tak zaklasyfikowaną  dokumentacją? Czy muszę ją przyjąć tak archiwum, tak jak została sklasyfikowana (na pismach i w spisie spraw jest także taka klasa), z adnotacją, iż zastosowano niewłaściwą klasę? Niestety, przyjęłam już jeden rocznik takiej dokumentacji, ufając, że była ona w ubiegłych latach właściwie klasyfikowana :( Jak z tego wybrnąć?

Offline Danutka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 101
Odp: Problem z klasyfikacją
« Odpowiedź #3 dnia: Sierpień 13, 2020, »
Ja proponowała bym złożyć wniosek o ekspertyzę archiwalna tej dokumentacji. Wtedy archiwum państwowe ma możliwość zmienić jej kategorie archiwalną po uznaniu że faktycznie pisma mylnie przekazane nie są w Waszej jednostce kat. A i każe przekwalifikować na kat. B.
Po to jest ekspertyza.archiwalna żeby rozwijać wątpliwości nie tylko akt o kat. BE - które odgórnie wymagają ekspertyzy, ale także tych akt które z innych powodów budzą wątpliwości co do właściwej kwalifikacji archiwalnej.

Offline łucja

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 220
Odp: Problem z klasyfikacją
« Odpowiedź #4 dnia: Sierpień 13, 2020, »
Danutko, a czy jest jakiś formularz takiego wniosku? Czy należy zaznaczyć w spisie zdawczo-odbiorczym wątpliwości co do właściwej kategorii archiwalnej akt?

Offline Bolek

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 628
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Problem z klasyfikacją
« Odpowiedź #5 dnia: Sierpień 14, 2020, »
prawy obrońca lewego słupka

Offline Danutka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 101
Odp: Problem z klasyfikacją
« Odpowiedź #6 dnia: Sierpień 14, 2020, »
Wniosek o ekspertyzę robi się na formularzu wniosku o brakowanie ( na pewno na stronie archiwum państwowego będzie formularz do pobrania - na stronie Archiwum Narodowego w Krakowie jest taki), tylko z tą różnicą że wpisujesz że jest to wniosek nie o brakowanie tylko o ekspertyzę.  I myślę że możesz spokojnie w uwagach dopisać że akta zarejestrowano pod hasło o kąt. A, natomiast teczka zawiera jedynie pisma mylnie przesłane, które powinny trafić do innych instytucji.

Offline łucja

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 220
Odp: Problem z klasyfikacją
« Odpowiedź #7 dnia: Sierpień 15, 2020, »
Bardzo dziękuję :)

Offline Forumowicz

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 111
Odp: Problem z klasyfikacją
« Odpowiedź #8 dnia: Marzec 01, 2023, »
A mylnie skierowany wniosek o wydanie zaświadczenia należy zaklasyfikować do zaświadczeń czy do spraw odesłanych innym podmiotom do załatwienia?