Co do zasady sprawa ma jeden, niezmienny znak od wszczęcia do zakończenia. Przy czym może on ulec zmianie gdy sprawę trzeba ponownie zarejestrować, co ma miejsce w dwóch sytuacjach:
- gdy sprawę uznaną za zakończoną trzeba wznowić,
- gdy sprawę prowadzoną przez jedną komórkę na pewnym etapie przejmuje inna komórka organizacyjna (np. w skutek zmian organizacyjnych w jednostce).
Natomiast w opisanej przez Ciebie sytuacji powstaje pytanie, czy mamy do czynienia z jedną sprawą?
Skoro klient jednym pismem wnioskuje o kilka różnych świadczeń, to mogę podejrzewać, że mamy tu do czynienia z sytuacją określaną jako "kilka spraw z jednego pisma".
Jest to sytuacja gdy jedna przesyłka (pismo) wszczyna kilka różnych spraw w jednej lub kilku komórkach organizacyjnych. Każda z tych spraw otrzymuje oczywiście własny znak i jest prowadzona w formie odrębnej dokumentacji. W systemie tradycyjnym pismo wszczynające jest najczęściej kserowane i w jednym egzemplarzu trafia do akt każdej sprawy, którą wszczęło.
Przy okazji - tworzenie w JRWA odrębnej klasy dla samych decyzji nie jrst najlepszym pomysłem. Każda decyzja powstaje w toku konkretnej sprawy i powinna się znajdować w aktach tej sprawy.