Autor Wątek: znak sprawy  (Przeczytany 1315 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline młodziak

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 70
znak sprawy
« dnia: Sierpień 07, 2020, »
Witam wszystkich :D mam problem z znakowaniem spraw. Pracuję w OPS i przez Ośrodek przewala się dużo pism. Jestem na etapie pisania IK i wśród pracowników pojawił się problem znakowania spraw. Jak dla mnie to sprawa ma ten sam znak od początku do końca, niezależnie co się z nią dzieje czyli NP. ZN.0718.2.1.20. I teraz jeżeli sprawa z tym znakiem przewija się przez parę działów bo np. pan prosi o różne formy pomocy, to jak ona ma być znakowana? Czy pisać za każdym razem nowy znak sprawy (pod starym) i z czego ma się składać skoro np. 1234 to PODANIA I WNIOSKI, zasiłek celowy to 5678, wydana decyzja to 8912? Mam nadzieję, że w miarę zrozumiale to wytłumaczyłem :-\ będę wdzięczny za odpowiedź. Pozdrawiam

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1214
Odp: znak sprawy
« Odpowiedź #1 dnia: Sierpień 07, 2020, »
Co do zasady sprawa ma jeden, niezmienny znak od wszczęcia do zakończenia. Przy czym może on ulec zmianie gdy sprawę trzeba ponownie zarejestrować, co ma miejsce w dwóch sytuacjach:
- gdy sprawę uznaną za zakończoną trzeba wznowić,
- gdy sprawę prowadzoną przez jedną komórkę na pewnym etapie przejmuje inna komórka organizacyjna (np. w skutek zmian organizacyjnych w jednostce).

Natomiast w opisanej przez Ciebie sytuacji powstaje pytanie, czy mamy do czynienia z jedną sprawą?
Skoro klient jednym pismem wnioskuje o kilka różnych świadczeń, to mogę podejrzewać, że mamy tu do czynienia z sytuacją określaną jako "kilka spraw z jednego pisma".
Jest to sytuacja gdy jedna przesyłka (pismo) wszczyna kilka różnych spraw w jednej lub kilku komórkach organizacyjnych. Każda z tych spraw otrzymuje oczywiście własny znak i jest prowadzona w formie odrębnej dokumentacji. W systemie tradycyjnym pismo wszczynające jest najczęściej kserowane i w jednym egzemplarzu trafia do akt każdej sprawy, którą wszczęło.

Przy okazji - tworzenie w JRWA odrębnej klasy dla samych decyzji nie jrst najlepszym pomysłem. Każda decyzja powstaje w toku konkretnej sprawy i powinna się znajdować w aktach tej sprawy.
« Ostatnia zmiana: Sierpień 07, 2020, wysłana przez Rovan »

Offline młodziak

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 70
Odp: znak sprawy
« Odpowiedź #2 dnia: Sierpień 07, 2020, »
tak bo widzisz czasami klient wnioskuje o pomoc i my się mamy domyślić jaką albo w trakcie wymyśli sobie  dodatkową formę pomocy a od pomocy środowiskowej jest inny dział od 500+ inny od wydawania decyzji inny i powstaje problem

Offline młodziak

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 70
Odp: znak sprawy
« Odpowiedź #3 dnia: Sierpień 07, 2020, »
a jeszcze tak z innej beczki bo na szybko muszę znaleźć informację żżżże ops nie muszą stosować tego jrwa z rozporządzenia ministra z 2011 o instrukcji archiwalnej


Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1214
Odp: znak sprawy
« Odpowiedź #4 dnia: Sierpień 07, 2020, »
Cytuj
w trakcie wymyśli sobie  dodatkową formę pomocy
To już będzie odrębna sprawa. Jeśli ten sam klient wnioskuje o kilka różnych świadczeń, to każde z nich będzie odrębną sprawą.

Cytuj
na szybko muszę znaleźć informację żżżże ops nie muszą stosować tego jrwa z rozporządzenia ministra z 2011 o instrukcji archiwalnej
Patrz par. 1 pkt. 1 przedmiotowego rozporządzenia oraz informację nr 6 NDAP, w której OPS-y expresis verbis zostały wymienione jako jednostki nie objęte wspomnianym rozporządzeniem
https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/instrukcje/06_informacja_nr_6.pdf

Offline młodziak

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 70
Odp: znak sprawy
« Odpowiedź #5 dnia: Sierpień 07, 2020, »
dzięki  za odpowiedź :D

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: znak sprawy
« Odpowiedź #6 dnia: Sierpień 07, 2020, »
Witam wszystkich :D mam problem z znakowaniem spraw. Pracuję w OPS i przez Ośrodek przewala się dużo pism. Jestem na etapie pisania IK i wśród pracowników pojawił się problem znakowania spraw. Jak dla mnie to sprawa ma ten sam znak od początku do końca, niezależnie co się z nią dzieje czyli NP. ZN.0718.2.1.20. I teraz jeżeli sprawa z tym znakiem przewija się przez parę działów bo np. pan prosi o różne formy pomocy, to jak ona ma być znakowana? Czy pisać za każdym razem nowy znak sprawy (pod starym) i z czego ma się składać skoro np. 1234 to PODANIA I WNIOSKI, zasiłek celowy to 5678, wydana decyzja to 8912? Mam nadzieję, że w miarę zrozumiale to wytłumaczyłem :-\ będę wdzięczny za odpowiedź. Pozdrawiam

Na tej stronie masz przykładową (wzorcową) klasyfikację dla ops:
https://www.archiwa.gov.pl/pl/zarzadzanie-dokumentacja/zarz%C4%85dzanie-dokumentacj%C4%85/instrukcje-i-wykazy-akt/przyk%C5%82adowa-klasyfikacja-i-kwalifikacja-dokumentacji-dla-r%C3%B3%C5%BCnych-podmiot%C3%B3w

ta klasyfikacja daje możliwość stosowania tzw teczek zbiorczych, czyli osobie lub rodzinie przyznawane są różne świadczenia pod różnymi znakami spraw , ale całość akt tych spraw może lądować w jednej teczce.
Jarek Orszulak

Offline Bolek

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 628
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: znak sprawy
« Odpowiedź #7 dnia: Sierpień 13, 2020, »
Przede wszystkim nie wyważaj otwartych drzwi.
Zadzwoń do AP z twojego terenu czy nie maja gotowych wzorów kompletu przepisów kancelaryjno-archiwalnych. Przecież i tak musisz to u nich zatwierdzić.
Po otrzymaniu ewentualnie możesz spróbować w uzgodnieniu z AP rozszerzyć jrwa, jeśli waszym zdaniem czegoś brakuje.
prawy obrońca lewego słupka

Offline Forumowicz

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 111
Odp: znak sprawy
« Odpowiedź #8 dnia: Kwiecień 04, 2023, »
Co do zasady sprawa ma jeden, niezmienny znak od wszczęcia do zakończenia. Przy czym może on ulec zmianie gdy sprawę trzeba ponownie zarejestrować, co ma miejsce w dwóch sytuacjach:
- gdy sprawę uznaną za zakończoną trzeba wznowić,
- gdy sprawę prowadzoną przez jedną komórkę na pewnym etapie przejmuje inna komórka organizacyjna (np. w skutek zmian organizacyjnych w jednostce).


Czyli jeśli np. ktoś złożył wniosek o jakąś formę pomocy, w komórce merytorycznej powstała sprawa, jest podpisana umowa, itd., ale osoba nie wywiązała się z umowy i księgowość przejmuje akta sprawy (windykacja) to znak sprawy dalej będzie taki sam?

Offline Forumowicz

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 111
Odp: znak sprawy
« Odpowiedź #9 dnia: Maj 09, 2023, »
z sytuacją określaną jako "kilka spraw z jednego pisma".
Jest to sytuacja gdy jedna przesyłka (pismo) wszczyna kilka różnych spraw w jednej lub kilku komórkach organizacyjnych. Każda z tych spraw otrzymuje oczywiście własny znak i jest prowadzona w formie odrębnej dokumentacji. W systemie tradycyjnym pismo wszczynające jest najczęściej kserowane i w jednym egzemplarzu trafia do akt każdej sprawy, którą wszczęło

Czy wniosek o udostępnienie danych dotyczacy kilku osób też jest przykładem takiej sytuacji?