To teczka wieloletnia: sprawy z lat, gdy stosowano stary wykaz i nowszy
Rozumiem, że używasz terminu "teczka wieloletnia" dla określenia teczki, o której mowa w par. 53 ust. 4 instrukcji kancelaryjnej z 2011 r.:
Dopuszcza się w sytuacji znikomej liczby spraw założonych w ciągu roku dla danej klasy końcowej w wykazie akt prowadzenie teczek aktowych ze spisami spraw przez okres dłuższy niż jeden rok. W takim przypadku zakłada się dla każdego roku odrębny spis spraw.
Czyli jest to teczka zawierająca sprawy
rozpoczynane w kilku kolejnych latach, w której prowadzono dla każdego z tych lat odrębne spisy spraw?
W takim przypadku osobiście preferuję na etapie archiwizacji rozbicie takiej teczki na odrębne jednostki archiwalne (każdy spis spraw i odpowiadające mu akta do osobnej teczki). Rozwiązuje to problem - w każdej teczce znajdą się sprawy z jednego roku założenia teczki znakowane zgodnie z obowiązującym w danym roku JRWA.
Spotkałem się również z alternatywnym podejściem - wymienienie w opisie teczki wszystkich symboli klasyfikacyjnych z poszczególnych JRWA obowiązujących w latach, w których rejestrowane były sprawy w teczce (hasło klasyfikacyjne brano wówczas z wykazu obowiązującego w ostatnim roku rejestracji spraw w teczce).
Osobiście jednak uważam, że pierwsza z wymienionych metod jest bardziej przejrzysta.