Autor Wątek: Zmiana JRWA - opis teczki  (Przeczytany 305 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline łucja

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 94
Zmiana JRWA - opis teczki
« dnia: Sierpień 01, 2020, »
Drodzy Archiwiści, mam mały problem z opisem teczki, w której była gromadzona dokumentacja z klika lat, w trakcie których nastąpiła zmiana wykazu akt. Czy prawidłowe będzie umieszczenie na teczce ostatniego hasła klasyfikacyjnego i jego opisu dot. najnowszej dokumentacji, a obok - w nawiasie tylko symbol klasyfikacyjny tej wcześniejszej dokumentacji (wg nieaktualnego JRWA)? Będę wdzięczna za podpowiedzi.

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 796
Odp: Zmiana JRWA - opis teczki
« Odpowiedź #1 dnia: Sierpień 01, 2020, »
Cytuj
teczki, w której była gromadzona dokumentacja z klika lat, w trakcie których nastąpiła zmiana wykazu akt

Czy to jest teczka akt spraw, w której sprawy były wszczęte w czasach obowiązywania starego JRWA, zaś część z nich została zakończona już po wprowadzeniu w życie nowego JRWA?

Offline łucja

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 94
Odp: Zmiana JRWA - opis teczki
« Odpowiedź #2 dnia: Sierpień 01, 2020, »
Przepraszam za literówkę. To teczka wieloletnia: sprawy z lat, gdy stosowano stary wykaz i nowszy - wszystkie sprzed 2011 roku. Urząd przechodził różne koleje - raz działał w ramach administracji zespolone,  raz nie.

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 796
Odp: Zmiana JRWA - opis teczki
« Odpowiedź #3 dnia: Sierpień 01, 2020, »
Cytuj
To teczka wieloletnia: sprawy z lat, gdy stosowano stary wykaz i nowszy
Rozumiem, że używasz terminu "teczka wieloletnia" dla określenia teczki, o której mowa w par. 53 ust. 4 instrukcji kancelaryjnej z 2011 r.:
Cytuj
Dopuszcza się w sytuacji znikomej liczby spraw założonych w ciągu roku dla danej klasy końcowej w wykazie akt prowadzenie teczek aktowych ze spisami spraw przez okres dłuższy niż jeden rok. W takim przypadku zakłada się dla każdego roku odrębny spis spraw.
Czyli jest to teczka zawierająca sprawy rozpoczynane w kilku kolejnych latach, w której prowadzono dla każdego z tych lat odrębne spisy spraw?

W takim przypadku osobiście preferuję na etapie archiwizacji rozbicie takiej teczki na odrębne jednostki archiwalne (każdy spis spraw i odpowiadające mu akta do osobnej teczki). Rozwiązuje to problem - w każdej teczce znajdą się sprawy z jednego roku założenia teczki znakowane zgodnie z obowiązującym w danym roku JRWA.

Spotkałem się również z alternatywnym podejściem - wymienienie w opisie teczki wszystkich symboli klasyfikacyjnych z poszczególnych JRWA obowiązujących w latach, w których rejestrowane były sprawy w teczce (hasło klasyfikacyjne brano wówczas z wykazu obowiązującego w ostatnim roku rejestracji spraw w teczce).
Osobiście jednak uważam, że pierwsza z wymienionych metod jest bardziej przejrzysta.

Offline łucja

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 94
Odp: Zmiana JRWA - opis teczki
« Odpowiedź #4 dnia: Sierpień 01, 2020, »
Tak, chodzi o teczkę wieloletnią. Bardzo dziękuję.